Verslag vergadering 10 april 2008

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jos Declercq, Elise Vervaet, Saar Weyns, Eli Dillen (Grl.), Piet Wollaert (verslag omwille van verontschuldiging Pieter Asaert die in het buitenland zit), Dirk De Keulenaer, Karl Herygers, Luk Van Dinter,

Verontschuldigd: Tinne Barea, Jef De Ridder, Patrick Van Dooren (grl), Pieter Asaert, Hans Asaert, Koen Totté

0. Goedkeuring verslag VRKR-vergadering 13/03/'08
Omdat de Lentepoets ondertussen al gepasseerd was, werd het lijstje van uit te voeren taken niet opgenomen in het verslag, beter ware geweest dat dit wel in het verslag had gestaan.

1. Evaluatie Lentepoets (15/03/'08)
Initiatief van VRKR en leiding + oproep naar ouders:
- Er was één ouder aanwezig (in de late NM kwam een 2e ouder langs). In de VM was de leiding enkel vertegenwoordigd door Paté (ondanks afspraken op de vorige vergaderingen?). In de NM zijn nog enkele personen van de leiding langsgeweest. Er was wel wat volk van de VRKR aanwezig, zij hebben samen het terrein opgeruimd en enkele kleine herstellingen uitgevoerd.
- Oud-leiding was niet aangesproken, toch een gemiste kans.

Hoe kunnen we ouders betrekken bij de werking van de VRKR??:
Bestaande initiatieven zoals uitleg op infoavond, toespraak op overgang, flyer, reclame in ‘t Fortje en op website werken blijkbaar niet. Voorstellen? Saar stelt voor om tijdens een werkvergadering een activiteit aan te bieden aan de leden (bv. groepsspel in het fort) zodat ouders en leden samen naar de Waasdonk kunnen komen. Dit plan wordt meegenomen naar volgende werkjaar.
Het leek ook alsof de leiding zich niet betrokken voelde, alhoewel zij zelf op hun jaarplanning deze activiteit gepland hadden. Naar aanleiding hiervan wordt nogmaals het aanbod gedaan om op de groepsraad de werking van de vriendenkring uit te leggen. Elise en Melissa zullen op de groepsraad van 12 april aanwezig zijn om de werking van de vriendenkring uit te leggen.

2. Dossier 'Boom kapoenenlokaal'
Op 25/03 zijn Jan De Crom en Jan Huygebaert van de cel jeugdinfra naar de boom aan het kapoenenlokaal komen kijken. Toen ze de boom zagen gingen ze het zeker op de alg. vergadering van de vzw die over de subsidiëring beslist verdedigen als zijnde een groot veiligheidsprobleem, waardoor het hoog scoort in de ranking van te subsidiëren projecten. Absoluut zeker is het dus nog niet, maar Piet mag op 22/4 bellen om de uitslag te horen (op 21/4 is het vergadering). Piet zal de afspraak met Jo Van Bouwel (boomverzorger) dan na 22/4 vastleggen.

3. Dossier 'Jeugdlokalen'
Piet en Melissa hadden op 3 april een gesprek met Piet Goemaere van de jeugddienst Antwerpen:

- Ze hebben meer info gekregen omtrent "het reglement van december 2006" waarover in enkele verslagen sprake was. Het reglement is al goedgekeurd ZONDER advies van de jeugdraad. Wellicht is dit advies niet gevraagd door de stad? Piet Goemaere zoekt dit voor ons uit.
Het advies dat dus nu in aanmaak is (verantwoordelijke Joke Laukens, stadsgroepenmedewerksters van scouts- en gidsen Vlaanderen), is dus een advies dat de jeugdraad op eigen initiatief schrijft, het zal dan ook zeer moeilijk zijn om het bestaande reglement aan te passen. Het voor de verenigingen gunstige deel, het zg. “verbetertraject” (aanpassingen aan de gebouwen) is door de stad al afgewezen. Enkel het minder gunstige deel (een nieuw reglement, duurder, met slechts minimale aanpassingen aan de voorwaarden) bleef behouden. Stad eist dat gebruikers van stadseigendommen rechtspersonen zijn en een erkenning hebben van de jeugddienst als jeugdvereniging.

- Volgens Jan De Crom (verantwoordelijk voor de infrastructuursubsidies) staat heel het verhaal van de jeugdconcessies bij AG Vespa even “on hold” aangezien deze concessies ook van toepassing zijn voor cultuur- en sportverenigingen. Door deze veranderingen zouden enkele van deze verenigingen in de problemen geraken, dit kan echter niet de bedoeling zijn. Ze hebben dan ook gevraagd om even na te gaan wat de knelpunten zijn voor deze verenigingen, misschien kunnen we er nog iets uit leren.

- Ze hebben ook het punt aangehaald over wie betrokken zou moeten zijn bij de onderhandelingen. Zoals we ook al hadden besproken tijdens de laatste VRKR-vergadering is het beter om de contracten af te sluiten met de vzw, dan met de feitelijke verenigingen (en grl als verantwoordelijke). Nu worden vooral de groepen gecontacteerd om mee te denken rond het advies, zo verliest men de belangrijke know-how van de personen van de vzw's die zich bezighouden met de materie en ook de continuïteit in personen (grl verandert om de 3 jaar, personen van de vzw zetelen meestal langer).
Hierdoor hebben ze afgesproken dat Piet G. de gegevens van deze vzw's zal opzoeken en dat hij hen, naast de groepen zelf, zal uitnodigen op een extra jeugdraad (werkgroep jeugdlokalen) zodat zij ook hun input kunnen geven voor het advies. Wordt dus vervolgd...
- Ze hebben al een aantal knelpunten besproken:
1. kwestie van verzekeringen (cf. uitleg Piet W. op vorige VRKR-vergadering): huurder moet deel van franchise van de brandverzekering kunnen betalen van verhuurder (Piet W. werkt dit punt nog uit en mailt dit aan Piet G. en Joke L.)
2. prijs van jeugdconcessie: op de Leon Stampelaan hebben we veel onbruikbare grond (oprit en beek), moeten we hier dan wel voor betalen?
3. verhoging van prijs: dit is begrijpelijk, maar wat staat er tegenover??? Verbetertraject is reeds afgeblazen, hoewel dit voor de Waasdonk toch een belangrijk punt was (denken we maar aan de staat van de hoeve). Die prijsverhoging is relatief, voor de Waasdonk zou het bedrag volgens een voorlopige berekening op 114 euro komen.

Verdere aanpak?:
Vergadering met rechtspersonen van andere jeugdgroepen voor het opstellen van een advies (en het grondig doornemen van het reglement).
We werken verder mee met initiatieven van de jeugddienst, maar gaan geen verdere stappen ondernemen, tot 2009).
Wordt zeker vervolgd.

4. Dossier 'Nieuwe materiaalschuur'
Kleine historiek:
Op 14 december 2006 hebben we de princiepsbeslissing genomen dat er een aanvraag zou ingediend worden. Op 11 januari 2007 is het ook aan bod gekomen, Er was onduidelijkheid of de houten voorgevel (en het dak) in de aanvraag kon opgenomen worden en er werd beslist dat we dit zelf zouden uitvoeren. In februari 2007 (na de uiterste indieningsdatum 31 januari) heeft Tom K. een raming van de kosten met een totaalbedrag van 10000 euro meegedeeld op de VRKR-vergadering (waar de houten gevel en het dak bij inbegrepen was). In elk geval is die aanvraag zelf niet in naam van de vzw gebeurd, maar uit naam van de groep. Op basis van de subsidieregeling van 80% maximum subsidieerbaar (afhankelijk van de inschaling door de stad), werd er afgesproken dat op basis van die 10000 euro dus minimaal 2000 euro door de vriendenkring te betalen was, maar dat de groepskas de facturen eerst zou betalen. Over de werken die toch zouden gebeuren en niet gesubsidieerd zouden worden, is er niet gesproken.
In april 2007 bleek het houtwerk misschien wel in aanmerking te komen, over het dak was nog niets geweten (beslissing zou vallen eind april '07).
In het verslag van mei 2007 staat er enkel: "11. Subsidiedossier 2007. Door “problemen in de administratie” is de beslissing in het dossier rond de subsidieaanvraag 2007 uitgesteld."
In juni 2007 is er meegedeeld dat het subsidiedossier is goedgekeurd, "voor een bedrag van een 8600 euro", dit is dus het bedrag aan subsidies voor 80 % van het totaalbedrag aan werken.
In september 2007 werd er op de vrkr. enkel een stand van zaken gegeven, zonder vermelding van kosten.
In oktober 2007 is er meegedeeld dat de kosten reeds 3000 euro boven het geraamde budget lagen en dat de vriendenkring zou bekijken wat er kon bijgedragen worden, zonder een bedrag te vermelden (toen is er wel 3000 euro overgemaakt aan de groep).
In november 2007 hebben we niet vergaderd maar de tent voor de mosselsouper rechtgezet. In december is het er niet over gegaan.

Kosten:
Materiaalschuur en (Jong)giverlokaal
in aanmerking voor subsidie: € 10.258,77
niet gesubsidieerde uitgaven: € 4.781,00
Totale uitgaven tot nu toe (maart 2008) € 15.039,77

Lessen te trekken uit dit dossier:
Met de uitgegeven bedragen voor wat er vooraf voor subsidiëring is aangevraagd is er geen probleem. Maar … er zijn heel wat werken uitgevoerd die niet door subsidies gedekt werden. Het was vakantie en een aantal mensen (van de vriendenkring) waren niet bereikbaar of waren niet met dit project bezig. Anderzijds was er te weinig communicatie over onverwachte meerwerken en wie deze zou betalen Misschien zouden vloer en muur toch vervangen zijn geweest, maar het kan niet dat een bedrag van bijna 4800 euro uitgegeven wordt zonder te weten wie het zal betalen. Omdat het uiteindelijk de taak van de vriendenkring is om in te staan voor de lokalen, wordt er als compromis beslist om de totale extrakost door de vriendenkring én de groep te laten dragen, rekening houdend met de 3000 euro die door de VRKR reeds betaald werd (dat was 1000 euro bovenop het bedrag waarvoor de VRKR zich geëngageerd had). Het door de groep en de vriendenkring elks nog te dragen bedrag wordt dus (extrakost) 4.781 – 1000 (reeds betaald door VRKR) gedeeld door 2 = 1890 euro. Dit bedrag kan op de rekening van de groep overgeschreven worden. Indien de groepskas (vóór ze de tweede schijf van de subsidies ontvangt) nog in financiële problemen raakt, kan ze de vrkr. om een lening vragen. Het resterende subsidiebedrag kan dus rechtstreeks in de groepskas gestort worden en is ter beschikking van de groep.
De groepsleiding (Eli) die dit compromis voorstelde, gaat akkoord met deze regeling. Hiermee heeft de vriendenkring uiteindelijk 4890,- € aan dit project bijgedragen, de groep 1890,- €.
Facturen zijn op dit moment bij Melissa, er wordt aan Pieter Asaert gevraagd om dit dossier bij de jeugddienst in te dienen.

Aanvraag infrastructuursubsidies in de toekomst:
- dossiers worden enkel in naam van de vzw ingediend (dus voorgesteld en beslist op de VRKR-vergadering), nooit door de groep of één persoon (wat in feite hetzelfde is).
- Aanvragen kunnen enkel goedgekeurd worden op basis van ramingen/offertes die door iedereen geconsulteerd kunnen worden op het moment dat er over beslist wordt.
- niet enkel over de aanvraagprocedure moet er gerapporteerd worden, ook tijdens de uitvoering van de werken moet er minstens een aantal mensen op de hoogte gehouden worden van belangrijke wijzigingen (die financiële gevolgen hebben voor het project), er moet een procedure zijn waarbij ook in de vakantiemaanden mensen dit mee opvolgen.

5. Stand van de rekeningen
Groepskas (alle kassen samen behalve die van de takken) en VRKR beschikken nog over voldoende middelen om de komende tijd (tot en met de kampen) door te raken. Eventuele voorschotten voor een groepsweekendplaats zouden een probleem kunnen vormen. Van het stamkot geen nieuws (niemand aanwezig).

6. Inbraak Waasdonk
Er werd vrijdag 28/3 een inbraak vastgesteld door een aantal mensen van de leiding, de inbraak heeft wellicht donderdag 27/3 na 16 u. plaatsgevonden.
Er werd getracht langs het balkon van het leidingslokaal binnen te raken door een stelling te bouwen met het aanwezige afval (metaalstructuren, tonnen en zetel). Dit hebben ze uiteindelijk niet doorgezet, wellicht omdat ze dan te zichtbaar waren voor de achterburen (de buitenspot is blijkbaar uitgeschakeld omdat die bleef branden). Ze zijn dan langs een klein raampje in het wouterlokaal geraakt (raampje van wat vroeger een poort was aan de achterzijde). Ze zijn dan in het hoofdgebouw rondgegaan, waarbij heel wat schade aangericht werd (vastgesteld in PV opgemaakt door politie); de ijzeren kasten in het leidingslokaal, de deur van het materiaalkot en de dubbele deur van het balkon in het leidingslokaal liep schade op. Ook de vroegere buitendeur is gedeeltelijk uit haar kader (deze mag aan de buitenzijde niet dichtgemetst worden, er kan enkel langs de binnenzijde een balk aangebracht worden). Een playstation verdween en ook het aanwezige kleingeld. Tom Kips en grl informeren bij het verbond of er iets via de verzekering kan terugbetaald worden van de materiële schade.

Schade die hersteld moet worden:
raam Sionélokaal
binnendeur materiaalkot
buitendeur materiaalkot (best permanent afsluiten met balk langs binnenzijde)
dubbele deur balkon leidingslokaal

Lessen:
- materiaal dat buiten rondslingert is bijzonder handig gebleken om stellingen te bouwen.
- "gelukkig" zijn er nog relatief gemakkelijk te herstellen ruitjes waarlangs ze naar binnen kunnen, als alles als een vesting wordt beveiligd, is de schade direct veel groter. Het is een illusie te denken dat je een onbewoond, achterliggend pand kan beschermen tegen inbraak (dat kan misschien met inzet van onverantwoord dure middelen).
- Laat geen waardevolle, aantrekkelijke zaken of cash geld achter, als dat bekend is dat het er niet te vinden is, wordt inbreken ook minder aantrekkelijk.

Hoe het met de verzekering (scoutsverbond) zit, wordt opgevolgd door grl.


7. Planning werkvergadering: zaterdag 17 mei.
Schade door inbraak, rioolputten op de Waasdonk, waterleiding aan Stamkot, verbinding aan gaskachels, …
De leiding houdt nog een zg. “leefweek” op de Waasdonk, misschien kunnen er dan nog enkele klusjes gebeuren (afvoer gaskachels bv.).
Voor het afvoeren van het oud ijzer wordt er snel een oplossing gezocht, ev. een container laten brengen.
Op de lentepoets bleek dat de sterfput (= overloop voor water uit de beerput, die onder de keuken zit) volledig is volgeslibt (door een verkeerde afvoer in de beerput). Omdat de sterfput onder het huidige houtkot ligt, moet er een nieuwe aangelegd worden. Best op terrein dat nadien niet bebouwd wordt. Karl heeft eventueel een vat van 800 l. dat gebruikt kan worden. Enkel pvc rioolbuis en ev. koppelstukken aan te kopen. Overschot snelbouwbaksteen kan ook gebruikt worden. Indien dit niet uitgevoerd wordt zal tijdens activiteiten met veel mensen die de toiletten gebruiken de beerput overlopen.
Een echte werkvergadering (metsen, afvoer beerput/sterfput, …) wordt op zaterdag 17 mei gepland.

8. 55-jarig bestaan van de groep
De geplande fuif op 18 april, gaat dan toch niet door. Er wordt gezocht naar een alternatief dat geïntegreerd kan worden tijdens de paellaslag.

9. Varia
- Paté moet nog het geld krijgen van de kruiwagen voor Jos die door VRKR geschonken werd op de Lentepoets (VRKR-kas voorlopig nog bij Koen T. tot publicatie statutenwijziging in Staatsblad.
- Een vrachtwagen heeft het terrein beschadigd (is foutief op het terrein gereden tijdens de natste maand maart (!) sinds de waarnemingen. Gelieve de putten terug te egaliseren, zodat het terrein binnenkort kan gemaaid worden (ons grasmachientje is geen quad).