VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 12 april 2018

Aanwezig: Jef Van Dyck, Luc Van Dinter, Jasser Keustermans, Jesse Dillen, Lodewijk Lefevre

Verontschuldigd: Kobe trappeniers, Karl Hereygers, Jules Vandenbergh, Jos Declercq, Piet Wollaert, Melissa Vanarwegen

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan Meenemen op de Lentepoets! Piet moet sleutel elektriciteitskast meenemen!	Kobe	21/01/18	Bezig
Offertes asbestwerken opvragen -      Antoon informeert op zijn werk naar ervaring -      Lodewijk heeft er 7 gevraagd, waarvan er al 3 negatief gereageerd hebben. Afwachtende -      Opvolging contact via scouts Bernadette	Antoon Jules Lodewijk	12/04/2018
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      horizontale bar	-      Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	Bezig
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Hekken voor Waasdonk Verslag met afspraken school Drakenhof opzoeken	Dirk Piet => Dirk	12/04/2018 12/04/2018
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jef =>Lodewijk Bekijken met Melissa & Tim	12/04/2018	Bezig
Bespreking financiën VRKR (doorstorten bijdrage groep)	Eline	08/02/2018	Bezig
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden ivm veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018	NOK
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jasser => Jesse => Lodewijk	21/04/18	Bezig
-      Giverlokaal + onderdak Luifel afdak	Jesse, Lodewijk & Luc	08/03/2018	Bezig
Voorbereiding dossier infrastructuursubsidies agenderen	Jesse	12/04/2018
-      Balk in materiaalschuur stutten	Karl	21/03/2018	Bezig

1.    Goedkeuring verslag VRKR 08/03/2018

§    Verslag wordt goedgekeurd.

2.    Opvolgpunten (zie actielijst)

·         Inschrijvingen van VRKR zijn nagekeken door Jasser/Karl

·         Offertes dakwerken. 4 bedrijven aangeschreven, 2 in onderhandeling

◦    Daket BVBA stelt voor; nieuw Onderdak, nieuwe dakpannen, nieuw lattenwerk, nieuwe nok, dakkapel dichtmaken, nieuwe raamhouders, Nieuwe dakgoten, Zijbalk en Voorbalk vervangen, afschermen zijbalk tegen rot,

◦    DAKTRO afspraak 28/04 om 13 uur. Luc schrijft dat in zijn agenda.

·         Steunbalk, Opnemen tijdens werkvergadering. Balk tegenvijzen en boren? Juist het hart van de balk gescheurd. Beter hele nieuwe balk.

3.    Gebruik en verhuur lokalen

§  Paintball: 12-13/05/2018

§  Ellen Van Den Heuvel vraagt om 30/06 of eind mei het lokaal te kunnen gebruiken, GRL kijkt dit na en reageert naar Jesse

§  Pleintje is afgekeurd. Ronald is hiervan op de hoogte.

4.    Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen meldingen

5.  Lentepoets – 21 april 2018 – concrete voorbereiding - update

Lentepoets zal doorgaan op 21 april 2018.

o    Communicatie

§  To DO:

·         Iedere tak heeft een mail gestuurd naar de ouders, Nog geen respons van de ouders. Leiding probeert ouders zondag nog te engageren. GRL

·         Leiding ruimt lokalen op vóór de Lentepoets

·         Op groepsraad wordt bij de leiding nog eens gepolst. GRL

·         Jesse maakt de to-do lijst per lokatie.

·         Iedereen beetje vroeger aanwezig.

§  Afgewerkt:

·         Banner hangt op

·         Website is geupdated

·         Mail vanuit de leiding naar ouders is verzonden.

·         Datum: 21 april 2018 om 10u.

·         Verzamelpunt aan het eigen lokaal (dus kapoenenlokaal én Waasdonk)

·         Lunch wordt voorzien.

·         Wat? Poets- en opfrisbeurt

·         Inschrijflink                    

                             

o    Takenlijst

§  Zolder opkuisen, gerief Hawaï, etc.

§  Poetsen: prioriteit – leiding en ouders

§  Wielen onder toog bevestigen; Plaatjes met gaatjes: Kobe

§  Communicatiebord herstellen: we herstellen dit niet meer, we laten het bord hangen

§  Kast in keuken vast maken aan de muur: Luc

§  Poort Waasdonk: nemen we op afhankelijk van het aantal inschrijvingen – Antoon zorgt voor opvolging

§  Kachel in het leidingslokaal installeren (oude verwijderen): Luc

§  Lamp aan de inkompoort Waasdonk en lamp tussen de 2 gebouwen werken onvoldoende: Luc

§  Houtkot en gaskot opruimen, zodat er ruimte gecreëerd wordt voor de materiaalploeg: Melissa

§  Installeren volhouten deur voor WC: Karl

§  U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen: Dirk

§  Pispot kapot; bulex ook kapot.: Luc

§  Balk in materiaalschuur: wordt bekeken na het stutten

§  Containerpark: Dirk, Karl en Jasser hebben een wagen met trekhaak, Antoon zorgt dat de aanhangwagen gemaakt is.

§  Buitenmuur keuken afspuiten met hogedruk en schilderen.

§  Klink deur welpenlokaal vasthangen

§  Klink in deur leidingslokaal naar het balkon eens bekijken

§  Raam bij gasflessen mag weg

o    Boodschappenlijst

§  Wielen voor toog, kijken of plaatjes geboord kunnen worden: Jesse

§  Cement voor poort (bij voldoende inschrijvingen): Karl

§  Materiaal voor deur WC: Karl

§  Materiaal voor tussenwand: Dirk

§  Lunch: wordt op het moment zelf voorzien

§  Materiaal Remorque tapvijzekes; lampeke: Antoon

o    Leiding en groepsleiding zorgen ervoor dat voor de lentepoets de lokalen opgeruimd zijn, zodat er aandacht besteed kan worden aan het poetsen en kleine klussen. Leiding en groepsleiding zorgen dat er voldoende poetsgerief is op beide locaties.

o    Vriendenkring en leiding verdelen zich over de 2 locaties om de mensen op te vangen.

6.    Varia

§  Piet: Geïnteresseerden voor Riders: JASSEEERRRRRRR !! <3 ik="" je="" mis="" o:p="" zo="">

§  Luc: Er lekt nog steeds wat gas in de keuken, dit wordt nagekeken. Oproep om alles goed af te sluiten en lichten & verwarming uit te doen. Er hangt een nieuwe spot.

Volgende vergadering: 10 mei 2018 in het Stamkot

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
inschrijvingen VRKR op vergadering	Jasser Karl	8/02/2018	OK
Waterleiding Stamkot na vrieskou hersteld	Luc VD	8/03/2018	OK
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Jef	08/02/2018	OK
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
3 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder 1 voor Eli Dillen 2 voor sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Lentepoets
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Lentepoets
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018	OK
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018	OK
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018	OK
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018	OK
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018	OK
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?) -      Jules informeert op districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen	Jasser & Lotte Jules	09/03/2017 08/03/2018	Bezig OK OK
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	OK
Aanpassing gebruiksovereenkomst lokalen + verspreiden naar bestuur VRKR en leiding	Jesse	08/03/2018	OK
Voorbereiding lentepoets agenderen	Jesse	08/03/2018	OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan	Dirk	08/03/2018	OK
Reparatie aanhangwagen -      draaisysteem voorwiel nakijken	Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	OK