VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 14 juni 2018

Aanwezig: Piet Wollaert, Karl Herygers, Luc Van Dinter, Eli Dillen, Jesse Dillen &  Melissa Vanarwegen

Verontschuldigd: Lodewijk Lefevre, Jasser Keustermans, Eline Theunis & Jos Declercq

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      horizontale bar -      Neuswiel	-      Materiaal-meesters/grl -      Eli & Jesse	21/10/2017	Bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jesse	13/09/2018	Bezig
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	Bezig
Grote poort recht zetten/stabiliseren	?	17/05/2018	Bezig
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR	GRL (Jesse informeert)	30/06/2018
Inschrijvingsgeld - transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders - nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt - extra: werking van VRKR toelichten	Karl & GRL	30/06/2018
Dakwerken -      contact met Daktro om dakwerken in te plannen -      subsidieaanvraag indienen	Jesse Jesse (via GRL)	30/06/2018 ASAP
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018
Container aanvragen	Jules	14/06/2018
Asbestwerken -      contact met aannemer opvolgen -      contact met materiaalploeg -      subsidieaanvraag indienen	Karl Karl Jesse	13/09/2018 13/09/2018 13/09/2018
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018

1.  Goedkeuring verslag VRKR 17/05/2018

§  Verslag wordt goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Sleutel elektriciteitskast: is opgenomen in het sleutelplan

§  Offerte asbestwerken: Na navraag door Karl is er een aannemer gevonden die bereid is om deze werken uit te voeren. Hij wil de situatie nog eens ter plekke komen bekijken, dit gebeurt volgende week. Hij volgt de officiële procedure om asbest te verwijderen. In principe zou er door de eigenaar een asbestinventaris opgemaakt moeten worden. Karl neemt verder contact op met de aannemer om concrete afspraken te maken. Hij neemt ook contact op met de materiaalploeg om een geschikt moment te zoeken om deze werken uit te voeren, aangezien het materiaalkot leeggemaakt moet worden. Jesse zal ervoor zorgen dat de subsidieaanvraag tijdig ingediend wordt.

§  Aanhangwagen: Eli is op de Waasdonk geweest om de schade op te meten, de garage was echter op slot. Er is dus geen verdere actie ondernomen kunnen worden. Jesse kan eventueel zorgen voor een nieuw wiel, hierbij moet wel rekening gehouden worden met het gewicht van het wiel.

§  Poort Waasdonk: Eli heeft opgemeten dat er wel 7 meter nodig is om de afstand te overbruggen. De poort van Drakenhof is dus wel een optie, Dirk informeert dus bij school Drakenhof. Tijdens de vergadering krijgen we het bericht dat de school deze poort zelf nog gaat gebruiken.

§  Rechten op website om verslag te posten: Jesse informeert nogmaals bij Jef.

§  Financiën groep: De financiële situatie van de groep wordt besproken. De groep moet asap het deel van de inschrijvingen voor de VRKR doorstorten. Jesse informeert hierover nog deze maand bij de GRL. Er wordt geopperd om na te gaan of deze extra toelage de kosten voor de nutsvoorzieningen dekt. Daarnaast wordt er ook gevraagd om transparant te communiceren naar ouders hoe het inschrijvingsgeld wordt samengesteld. Karl bereidt dit voor.

§  Distributielijsten VRKR: Er zijn 2 distributielijsten van de VRKR:

o    Vriendenkring: deze zou geüpdatet moeten worden met alle leden van de vriendenkring

o    Bestuur VRKR: deze zou geüpdatet moeten worden met alle bestuursleden

Jesse zorgt voor een update o.b.v. de inschrijvingen van de VRKR (info via Jasser).

§  Dakwerken: Jesse heeft contact opgenomen met Daktro om te bevestigen dat zij de werken mogen uitoefenen. We vragen dat deze zo snel mogelijk kan beginnen. Deze subsidie moet urgent aangevraagd worden. Jesse spreekt asap de grl aan.

§  VRKR kenbaar maken op infoavond kampen: Dirk kan niet aanwezig zijn op de infoavond. We vragen aan de GRL om hier op de infoavond toch nog aandacht voor hebben (Melissa informeert hen – Dirk zorgt voor een geluidsopname). We willen ook in de communicatie ivm inschrijving nog eens de werking van de VRKR opnemen (actiepunt voor GRL). Het blijft wel een probleem om ouders actief te betrekken in de werking van de VRKR (vnl. voor lentepoets en mosselsouper). We willen vooral mikken op de ouders van onze jonge leden. Op de overgang zouden we actief willen rondgaan met de actielijst om ouders een engagement te vragen voor een van de activiteiten van de VRKR.

3.  Lentepoets 2019

§  Aanpak: zie punt ‘VRKR kenbaar maken op infoavond kampen’

§  Communicatie: zie punt ‘VRKR kenbaar maken op infoavond kampen’

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen

4.  Gebruik en verhuur lokalen

§  Geen geplande verhuur

§  Er is drank vanuit het drankkot op Waasdonk ‘verdwenen’. Is dit uitgeleend door de materiaalploeg of de groep?

§  Kan het stamkot doorgaan op de Waasdonk op 24/06 (na de BBQ)?

5.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen opmerkingen

§  Er zal tijdens de zomermaanden geen stamkot georganiseerd worden. Vanaf de volgende maanden zal ook het aantal stamkotbijeenkomsten gelimiteerd worden.

6.  Mosselsouper

§  Er moet dringend een datum vastgelegd worden voor de mosselsouper. Het nieuwe organiserende comité stelt voor om de mosselsouper volgend jaar in april te organiseren in een andere zaal.

§  Er zijn vanuit de VRKR wel bedenkingen bij de datum en bij de wijziging van locatie. We willen hierover snel een overleg met het organiserende comité. Melissa zal contact opnemen met Lotte en Elise.

7.  Varia

§  Uitnodiging BBQ: Blijkbaar worden er nog enkele mensen vergeten bij uitnodigingen. Hopelijk zal dit door een update van de distributielijsten verholpen zijn.

§  Branddetectoren: in keuken Waasdonk en kapoenenlokaal zijn verdwenen.

§  Tenten: Er wordt gevraagd om de tenten die men wil weg doen ook effectief te verwijderen.

§  Nieuwe deur WC: Er moet een onderstuk aangepast worden, want het huidige stuk slorpt vocht op.

§  Klinkers Waasdonk: Er staat al een hele tijd een reserve hoop klinkers op de Waasdonk. Hoelang moeten deze nog bijgehouden worden? Misschien is het een optie om deze naar de zolder te verplaatsen?

§  Gebruik leidingslokaal door jins: Gaat dit definitief door? Moet er dan nog actie ondernomen worden? Het kan dan ook nog een optie zijn om de maxigivers naar de Waasdonk te verhuizen en de jins te huisvesten in het Stamkot. Jesse bespreekt dit.

§  Waterkosten: Piet heeft de jaarlijkse meting ingegeven en het verbruik is gedaald.

§  Boom Leon Stampelaan: Door het onweer is er een boom afgebroken op de Leon Stampelaan. Luc zal deze afzagen (net zoals hij de rest van het terrein al gesnoeid heeft, goed opgemerkt door Jesse, waarvoor dank).

§  Start vergaderingen: Vanaf volgend werkjaar zullen de vergaderingen starten op 20u.15.

Volgende vergadering: 13 september 2018 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
inschrijvingen VRKR op vergadering	Jasser Karl	8/02/2018	OK
Waterleiding Stamkot na vrieskou hersteld	Luc VD	8/03/2018	OK
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Jef	08/02/2018	OK
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
3 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder 1 voor Eli Dillen 2 voor sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Lentepoets
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Lentepoets
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018	OK
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018	OK
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018	OK
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018	OK
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018	OK
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?) -      Jules informeert op districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen	Jasser & Lotte Jules	09/03/2017 08/03/2018	Bezig OK OK
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	OK
Aanpassing gebruiksovereenkomst lokalen + verspreiden naar bestuur VRKR en leiding	Jesse	08/03/2018	OK
Voorbereiding lentepoets agenderen	Jesse	08/03/2018	OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan	Dirk	08/03/2018	OK
Reparatie aanhangwagen -      draaisysteem voorwiel nakijken	Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	OK
Voorbereiding dossier infrastructuursubsidies agenderen	Jesse	12/04/2018	OK
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan Meenemen op de Lentepoets! Piet moet sleutel elektriciteitskast meenemen!	Kobe	21/01/2018	OK
Offertes asbestwerken opvragen -      Informeren bij Bart H.	Lodewijk Karl H.	12/04/2018	OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Hekken voor Waasdonk Verslag met afspraken school Drakenhof opzoeken	Dirk Piet => Dirk	12/04/2018 12/04/2018	OK
Bespreking financiën VRKR (doorstorten bijdrage groep)	Eline	08/02/2018	OK
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden i.v.m. veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018	OK
Balk(en) in materiaalschuur vervangen	?	17/05/2018
Giverlokaal + onderdak Luifel afdak	Jesse, Lodewijk & Luc	08/03/2018	OK