VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 14 februari 2019

 

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Karl Herygers, Luc Van Dinter, Jesse Dillen, Tinne Barrea, Margot Deceulaer & Jef Van Dijck + Merel Vanegeren, Maud Van Miert, Elise Ophoff (voor punt 4).

Verontschuldigd: Lodewijk Lefevre, Jasser Keustermans, Dirk De Keulenaer, Eli Dillen & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Reparatie aanhangwagen §  lamp aan zijkant? §  horizontale bar?	Jef	21/10/2017	Bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jef	13/09/2018	Bezig
Asbestwerken §  contact met aannemer opvolgen + offerte laten opmaken §  contact met materiaalploeg §  subsidieaanvraag indienen (navragen richtlijnen bij districtsraad/jeugdraad) §  navragen bij Lodewijk naar offertes (of acties daaromtrent)	Karl Karl GRL Jesse	14/02/2019 13/09/2018 13/12/2018 14/02/2019	Bezig Bezig Bezig
Rekening Daktro terugbetalen aan VRKR	GRL	10/01/2019	NOK
Lidkaart VRKR Luc VD bezorgen	Jasser	14/02/2019	Bezig
Bestelling wijn	WG Geldactiviteit	08/03/2019
Afvalstickers bestellen	GRL	14/03/2019
Lentepoets Reclame op Facebook Inschrijflink	Jasser (via Jesse) Melissa	14/03/2019
Stoof aan welpenlokaal herstellen (afvoer)	Jesse	14/03/2019
Groenonderhoud: Manus	Melissa	14/03/2019
Draaiboek kaas- en wijnavond presenteren afh. van inschrijvingen	Jesse	14/03/2019
Account subsidieaanvraag voor VRKR aanvragen	Margot	14/03/2019
Subsidieaanvraag asbestwerken indienen	Margot	14/03/2019
Actieplan inschrijvingsgeld transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt extra: werking van VRKR toelichten ledenlijsten updaten (leden worden automatisch opnieuw aangesloten – geen inschrijvingsgeld = lidmaatschap stoppen, want anders kost dit ons lidgeld dat we moeten doorstorten naar Scouts en gidsen Vlaanderen) voorstel: nulpunt bepalen voor rekeningen (start nieuwe GRL-ploeg)	VRKR & GRL	13/06/2019
Lokalen jins: Er is dit jaar nog geen eigen jintak, dus er moet geen extra lokaal voorzien worden. Volgend jaar?	VRKR & GRL	13/06/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR	Elise & Lotte	13/06/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019

1.    Goedkeuring verslag VRKR 10/01/2019

§  Verslag wordt goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Groenonderhoud: Er was iemand van ’t Pleintje die hiervoor interesse had, maar last-minute heeft afgezegd. Melissa informeert bij Manus naar de mogelijkheden daar.

§  Lidgeld – deel voor VRKR: Het deel van vorig scoutsjaar en dit scoutsjaar is doorgestort naar de penningmeester.

§  Leeggoed: Dit wordt op 15/02/19 weggebracht.

3.  Subsidies

§  Offertes asbestwerken: Karl en Lodewijk gingen achter de offertes aan, maar zijn dit opvolgpunt uit het oog verloren. Als de offertes (of bewijzen tot aanvraag) er zijn, moet de subsidieaanvraag nog ingediend worden. Margot zal aan de stad vragen om een account aan te maken voor de VRKR, dan kan via die weg de aanvraag ingediend worden. Margot zal de aanvraag indienen.

4.  Geldactiviteit

§  Activiteit oktober 2019

o    Elise komt de plannen voor een geldactiviteit voor volgend scoutsjaar voorstellen in naam van het organiserend comité Elise en Lotte. Ze zouden geen mosselsouper meer willen organiseren, maar opteren voor een “Soirée Belge” (o.a. Belgische gerechten bv. stoofvlees/friet, vegetarisch en nog een optie met daarbij Belgische bieren). Ze stellen 2 data voor (19 of 26 oktober 2019). 26 oktober is start van de herfstvakantie, dit lijkt niet zo’n geschikt moment. Ze hebben 3 opties voor zalen bekeken (Drakenhof = niet vrij, Zaal Familia = reageert niet, Impeeza = optie).

Elise en Lotte komen zeker dit scoutsjaar (juni?) en bij de start van volgend scoutsjaar nog een update geven van de stavaza van de organisatie van de geldactiviteit.

§  Kaas- en wijnavond & ouderbal - 16 maart 2019

o    Stavaza organisatie: Er zijn op dit moment nog maar 2 inschrijvingen voor de kaas- en wijnavond. Dit stemt tot nadenken. De leiding zal nog een massale reclame-actie ondernemen (mails, flyers, Whatsapp, groepsweekend e.d.).

Het organiserend comité heeft zaal Impeeza bezocht, men mag eigen wijn meenemen, rest van de drank is van de zaal zelf. Er moet niet grondig gekuist worden, enkel opgeruimd. Als het materiaal ’s avonds achter de toog gezet wordt, kan het zondag tijdens de activiteit opgehaald worden. Jesse is al wijnen gaan voorproeven (advies: best 3 rode wijnen en 2 witte wijnen en eventueel een schuimwijn, prijzen rond 7 euro). Een week voordien moet de definitieve bestelling doorgegeven. De overschot kan per fles teruggebracht worden. Glazen kunnen ook daar afgenomen worden. Er zal een assortiment kazen besteld worden.

o    Verdere aanpak: Er zal door het organiserend comité nog een draaiboek opgesteld worden met inkleding, opzet, taakverdeling e.d. Dit zal voorgesteld worden op de volgende VRKR-vergadering.

5.  Lentepoets 2019 – 30 maart 2019

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen

o    Aansluitingen verwarmingstukken

o    Kachel boven aansluiten

o    Snoeiwerken

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Gracht uitkuisen

o    Materiaal aan voorgevel opruimen

o    Tussendeuren: gaatjes vullen, schuren, eerste laag verf

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

§  Reclame: Er moet dringend reclame gemaakt worden voor de lentepoets. Er is nog een spandoek die vorig jaar besteld werd. Er zal ook nog extra reclame gemaakt worden op de Kaas- en wijnavond. We vragen aan Jasser  om nog reclame te maken voor de lentepoets via Facebook – fotoarchief, Melissa zorgt voor een inschrijvingsformulier.

.

6.  Gebruik en verhuur lokalen

§  Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: Dit komt niet goed uit qua organisatie voor de kampen. We zeggen dit niet toe.

7.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Er is onlangs een klein incident geweest met een skateboard dat over de haag is gegooid door een lid. De GRL maakt de leiding nog eens extra attent op controle.

8.  Varia

§  Controle brandblusapparaten: Op 20 februari vindt de jaarlijkse controle van de brandblusapparaten plaats, Melissa is hiervoor het aanspreekpunt. Er wordt gevraagd aan de leiding om het lokaal ordelijk en toegankelijk achter te laten.  

§  Nieuw mailadres: Het mailadres van het bestuur is gewijzigd om spam te vermijden: bestuur-vrkr@68sintmaarten.be. Dit kan je best aanpassen in je contactenlijst.

§  Boom aan Waasdonk: Een buurman heeft een dode boom aan de Waasdonk uitgedaan.

§  Afvalstickers moeten nog besteld worden door de GRL, want anders blijft het afval staan…

§  Brandveiligheid:

§  De GRL heeft actie ondernomen om rookmelders, CO-melders en branddeken in orde te maken.

§  Stoof in welpenlokaal hangt los van rookgas afvoer. Jesse zal dit in orde maken.

Volgende vergadering: 14 maart 2019 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2018-2019

Wat?	Wie?	Datum	Status
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	OK
Dakwerken §  subsidieaanvraag indienen	Jesse (via GRL)	ASAP	OK
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018	OK
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP	OK
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018	OK
Grote poort recht zetten/stabiliseren	Lentepoets	17/05/2018	OK
Klink deur aan keuken repareren: Luc heeft dit gefixt!	Dries	11/10/2018	OK
Afscheid Jos §  cadeau voorzien §  Jos uitnodigen §  lidkaart maken	Jesse, Kobe & Lotte Jesse Jasser	16/09/2018	OK
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018	/
Reparatie aanhangwagen §  Neuswiel	§	21/10/2017	OK
Dakwerken §  contact met Daktro om dakwerken in te plannen	Jesse	30/06/2018	Bezig
Agenderen bespreking financiën geledingen van de groep VRKR + spaarrekening: Karl Stamkot: Jesse Groep + takkassen: GRL Materiaalkot: GRL Aantal inschrijvingen: GRL	Jesse	13/12/2018	OK
Opties voor financiële actie VRKR agenderen	Jesse	13/12/2018	OK
Sleutelplan update (vnl. VRKR)	Kobe (Jesse informeert)	11/10/2018	OK
Informeren bij de Zonnebloemen om snoeiwerk over te nemen Eventueel ook bij Tirolerhof? Eventueel de leiding?	Lotte (Jesse  informeert)	11/10/2018	OK
Antoon contacteren met de vraag om vorstverantwoordelijke te worden	Jesse	15/11/2018	OK
Container aanvragen voor lentepoets	Jules	13/12/2018	OK
Leiding attent maken op veiligheid: Deuren sluiten Lichten uitdoen Brand- en CO-melders laten hangen of batterijen vervangen	GRL	13/12/2018	OK
CO-melder hangen in stamkot	Jesse	13/12/2018	OK
Regels drankkot respecteren	GRL (en leiding)	10/01/2019	OK
Bakje schakelaar op Waasdonk herstellen	Luc	10/01/2019	OK
VRKR informeren m.b.t. organisatie kaas- en wijnavond	GRL (+ Lies en Merel)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling vragen districtsraad en jeugdraad ivm subsidies dakwerken	GRL	13/12/2018	OK
Nieuwe richtlijnen subsidies	Jesse	10/01/2019	OK
Lamp met bewegingssensor nakijken en herstellen §  Drie lampen met sensor worden nagekeken door Luc. §  1 van de stralers naar luchthaven ook met sensor uitrusten	Luc	11/10/2018	OK
Groenonderhoud ’t Pleintje Stad Antwerpen	Karl Jesse	10/01/2019	OK OK
Update ledenlijsten van de groep (leden die niet betalen worden geschrapt)	GRL	10/01/2019	OK
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR: 3290 euro	Eline	10/01/2019	OK
Leeggoed verwijderen van lokaal	Kobe (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Verdwenen blusapparaat: waar staat dit?	Jesse (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling organisatie WG geldactiviteit	Jasser	14/02/2019	OK
Informeren bij Scouts en Gidsen Vlaanderen naar uitbreiding van brandverzekering voor de lokalen	Piet	14/02/2019	OK
Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: verwachtingen groep navragen	Jesse	14/02/2019	OK