VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 8 februari 2018

Aanwezig: Lodewijk Lefevre, Melissa Vanarwegen, Stan De Vylder, Jules Vandenbergh, Luc Van Dinter, Karl Herygers, Piet Wollaert & Jesse Dillen.

Verontschuldigd: Tinne Barrea, Jasser Keustermans, Eli Dillen, Dirk De Keulenaer, Kobe Trappeniers, Yvonne Knevels, Eline Theunis, Antoon Schreurs, Pieter Asaert & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan	Kobe	11/01/2018	Bezig
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?) -      Jules informeert op districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen	Jasser & Lotte	09/03/2017 08/03/2018	Bezig OK
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      draaisysteem voorwiel nakijken -      horizontale bar	-      Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	Bezig OK
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018	OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan -      Hekken voor Waasdonk	Jesse (Dirk)	12/10/2017	bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten	Jef	09/11/2017	Bezig
Bespreking financiën VRKR (doorstorten bijdrage groep) + inschrijvingen VRKR op vergadering	Karl / Jasser	08/02/2018	NOK
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018	OK
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	Bezig
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden ivm veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018	NOK
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018	OK
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Grl vraagt dit aan Jef	08/02/2018	NOK
2 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018	NOK
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018	OK
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018	OK
Verslag met afspraken school Drakenhof opzoeken	Piet	08/03/2018
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen	Jesse	08/03/2018
Aanpassing gebruiksovereenkomst lokalen + verspreiden naar bestuur VRKR en leiding	Jesse	08/03/2018
Offertes dakwerken	Jesse & Lodewijk	08/03/2018
Voorbereiding lentepoets agenderen	Jesse	08/03/2018

0.    Goedkeuring verslag VRKR 11/01/2018

§  Verslag wordt goedgekeurd.

1.    Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Dossier asbest:

o    Karl heeft geïnformeerd bij Bart, maar heeft geen pasklaar antwoord.

o    Bij navraag subsidieprocedure: je moet kunnen bewijzen dat je 3 offertes hebt aangevraagd (niet per se ontvangen) om een dossier in te dienen, je moet niet per se de voordeligste offerte volgen

o    Er komt het voorstel om te informeren bij de districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen. Jules zorgt hiervoor.

§  Controle boeken: de commissarissen zijn al gecontacteerd (Dirk is niet in het land), maar zijn verhinderd, we nemen dit op deze vergadering op.

§  Gebruik domein Leon Stampelaan door school Drakenhof: Piet zoekt het verslag op met de gemaakte afspraken en we bekijken of deze nog up to date zijn.

§  Bijdrage VRKR doorstorten naar groep: dit is nog niet in orde, dringend!

§  Schadedossier Eandis: wordt gesloten

§  Controle brandblusapparaten: De jaarlijkse controle van de brandblusapparaten (5 Waasdonk + 3 Leon Stampelaan) is gebeurd, dit is in orde.

§  Herstelling van het gaslek in de keuken (nav mail Lotte): Gaslek is hersteld door Luc VD, waarvoor dank.

2.    Gebruik en verhuur lokalen

§  Jungle Fever (ex-Hawai): 03/03/2018

§  Paintball: 12-13/05/2018

§  Terugkoppeling mini 68-overleg rond gebruik lokalen (Jesse past document aan nav actualisering van de gemaakte afspraken van enkele jaren geleden, stuurt dit door naar VRKR en leiding en dit wordt jaarlijs overlopen):

o    Communicatie over gebruik lokalen kan beter, alle gebruik moet gemeld worden aan verhuur (op dit moment Jesse en Eli Dillen).

o    Categorie gebruikers blijft ongewijzigd.

o    Duidelijke afspraak over gebruik standaardtarief en voordeeltarief: “actieve” link met de groep => voordeeltarief

o    Gebruik drank: in sommige gevallen kan drank zelf voorzien worden (dwz niet voorzien door Stamkot), het leeggoed e.d. moet dan ook wel zelf weggebracht worden

o    Tarieven blijven ongewijzigd, maar toewijzing tarieven aan categorieën wordt aangepast (bv. leiding moet geen huur betalen, maar wel waarborg).

3.    Financiële situatie van alle geledingen

§  Financiële situatie: Eline (grl) is verontschuldigd en heeft geen update voorzien, volgende vergadering wordt dit punt (financiën groep en materiaalkot) hernomen. Voor de andere geledingen is de financiële situatie gezond.

§  Controle boeken: Boekhouding wordt goedgekeurd.

4.    Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen meldingen

5.    Werken lokalen

§  Waterleiding stamkot: Er is een koppeling van de waterleiding aan het stamkot gesprongen. Dit moet hersteld worden.

§  Dak giverlokaal: Dit moet hersteld worden, want het regent op bepaalde plekken binnen. Jesse en Lodewijk contacteren een aantal dakwerkers voor offertes.

6.    Lentepoets – 21 april 2018

Lentepoets zal doorgaan op 21 april 2018.

Puntjes en verbeteringen die verschoven zijn van vorig jaar naar de volgende lentepoets:

o    Communicatie kan beter:

§  Flyers werden wel gedrukt, niet uitgedeeld

§  Affiche ontwerpen

§  Banner maken

§  Website op tijd up to date

§  Leiding engageren om ouders te engageren.

o    Takenlijst nóg duidelijker

o    Alvast een lijstje:

§  Wielen onder toog bevestigen

§  Misschien ook eens poetsen met nat, maar daar is misschien meer leiding voor nodig.

§  Communicatiebord herstellen

§  Kast in keuken vast maken aan de muur

§  Poort Waasdonk

§  Kachel in het leidingslokaal installeren (oude verwijderen)

§  Lamp aan de inkompoort Waasdonk en lamp tussen de 2 gebouwen werken onvoldoende

§  Houtkot en gaskot opruimen, zodat er ruimte gecreëerd wordt voor de materiaalploeg

§  Installeren volhouten deur voor WC

§  U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.

§  Waterleiding Stamkot

o    Initieel was het doel om op de Lentepoets meer te focussen op opruim en poets van de lokalen. Door het regelmatig wegvallen van de werkvergaderingen wordt de lijst met werkpunten steeds langer en gaat het initiële doel van de Lentepoets een beetje verloren. Vorig jaar hebben we de combinatie kunnen doen doordat de leiding heeft gepoetst en de VRKR heeft geklust.

o    Volgende VRKR-vergadering wordt de Lentepoets uitgebreid voorbereid.

7.    Varia

§  Mailadressen van distributiegroep vriendenkring moeten nagekeken worden, want er komen foutmeldingen en niet iedereen krijgt de mails. Jesse zorgt hiervoor.

§  Bij hernieuwing gasinstallatie moeten de gaskranen vernieuwd worden (gele kraan).

Volgende vergadering: 8 maart 2018 in het Stamkot

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Lentepoets
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Lentepoets
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig