VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 8 maart 2018

Aanwezig: Lodewijk Lefevre, Melissa Vanarwegen, Antoon Schreurs, Stan De Vylder, Jules Vandenbergh, Luc Van Dinter, Karl Herygers, Dirk De Keulenaer & Jasser Keustermans

Verontschuldigd: Jesse Dillen, Eline Theunis & Jos Declercq

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan	Kobe	11/01/2018	Bezig
Offertes asbestwerken opvragen -      Antoon informeert op zijn werk naar ervaring -      Opvolging contact via scouts Bernadette	Antoon Jules	12/04/2018
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      draaisysteem voorwiel nakijken -      horizontale bar	-      Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	Bezig OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan -      Hekken voor Waasdonk Verslag met afspraken school Drakenhof opzoeken	Dirk Piet => Dirk	08/03/2018 12/04/2018 12/04/2018	OK
Rechten VRKR op website om verslag te posten	Jef =>Lodewijk	12/04/2018	Bezig
Bespreking financiën VRKR (doorstorten bijdrage groep) + inschrijvingen VRKR op vergadering	Karl / Jasser	08/02/2018	Bezig
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	OK
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden ivm veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018	NOK
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Grl vraagt dit aan Jef	08/02/2018	NOK
2 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018	NOK
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen	Jesse => Lodewijk	12/04/2018
Aanpassing gebruiksovereenkomst lokalen + verspreiden naar bestuur VRKR en leiding	Jesse	08/03/2018	OK
Offertes dakwerken -      Giverlokaal + onderdak -      Luifel afdak	Jesse & Lodewijk	08/03/2018	Bezig
Voorbereiding lentepoets agenderen	Jesse	08/03/2018	OK
Voorbereiding dossier infrastructuursubsidies agenderen	Jesse	12/04/2018
Balk in materiaalschuur stutten	Karl	09/03/2018

0.    Goedkeuring verslag VRKR 08/02/2018 + goedkeuring aangepast document lokalenverhuur

§  Verslag wordt goedgekeurd.

§  Document lokalenverhuur wordt goedgekeurd.

1.    Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Financiële situatie van groep & materiaalkot (uitgesteld van vorige vergadering): Dit punt wordt uitgesteld naar april wegens ziekte van Eline Theunis die dit punt ging voorbereiden.

§  Ervaring met asbestverwijdering bij andere groepen: Jules heeft geïnformeerd bij de districtsraad en scoutsgroep Bernadette heeft dit vorig jaar gedaan en ze zullen de contactgegevens bezorgen aan Jules. Antoon informeert via zijn werk. Volgende vergadering moet dit dossier grondig voorbereid worden (Jesse agendeert).

§  Samenwerking met school Drakenhof:

o    Gebruik van terrein Leon Stampelaan valt onder de verantwoordelijkheid van school Drakenhof. Dirk zoekt de oorspronkelijke afspraken op (neemt actiepunt van Piet over).

o    Dirk informeert bij de directeur naar hek voor afsluiting aan grote poort.

§  Rechten VRKR op website om verslag te posten: Lodewijk neemt dit actiepunt over van Jef.

§  Informeren bij stadsdienst naar aanpak leveringen op grasterreinen: Als we het poortje aan Waasdonk 108 willen verbreden, zodat er een pallet door kan, wil de stadsdienst daar leveren. Dit lijkt zeer omslachtig. Aan de grote poort kunnen ze niet leveren, omdat ze daar het materiaal niet kunnen afzetten. Misschien kan men het materiaal wel afzetten aan Waasdonk 108 en moeten we het materiaal zelf binnenbrengen. Het voorstel is om dit de eerstvolgende activiteit uit te testen, lukt dit, behouden we deze regeling, anders zoeken we verder naar oplossingen.

§  Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen: Lodewijk neemt dit actiepunt over van Jesse.

2.    Gebruik en verhuur lokalen

§  Paintball: 12-13/05/2018

§  Vraag m.b.t. paellafeest van ’t Pleintje Sport (9 juni): cf. de gebruikersovereenkomst kan de Waasdonk niet verhuurd worden voor winstgevende activiteiten buiten de groep.

3.    Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen meldingen

4.    Werken lokalen

§  Instortingsgevaar materiaalschuur: Een steunbalk van de verdieping in de materiaalschuur is doorgescheurd. Voorlopig stutten lijkt al voldoende, dit zal Karl op 09/03/2018 opvolgen. Met lijmen en aluminium frame kan het probleem wat beter opgelost worden, dit kan op de lentepoets opgenomen worden.

5.    Lentepoets – 21 april 2018 – concrete voorbereiding

Lentepoets zal doorgaan op 21 april 2018.

o    Communicatie

§  Ontwerp zal deze week gemaakt worden door Jef.

§  Banner en flyers moeten deze week besteld worden. Lodewijk neemt dit op.

§  Website en facebook updaten: Groepsleiding

§  Leiding engageren om ouders te engageren (rechtstreeks en via mail– jongere takken of via mail – oudere takken): Groepsleiding zet hier extra op in.

§  Inschrijvingsformulier: Melissa

§  In communicatie moeten zeker volgende punten opgenomen worden:

·         Datum: 21 april 2018 om 10u.

·         Verzamelpunt aan het eigen lokaal (dus kapoenenlokaal én Waasdonk)

·         Lunch wordt voorzien.

·         Wat? Poets- en opfrisbeurt

·         Inschrijflink

o    Takenlijst

§  Poetsen: prioriteit – leiding en ouders

§  Wielen onder toog bevestigen: Lodewijk

§  Communicatiebord herstellen: we herstellen dit niet meer, we laten het bord hangen

§  Kast in keuken vast maken aan de muur: Luc

§  Poort Waasdonk: nemen we op afhankelijk van het aantal inschrijvingen – Antoon zorgt voor opvolging

§  Kachel in het leidingslokaal installeren (oude verwijderen): Luc

§  Lamp aan de inkompoort Waasdonk en lamp tussen de 2 gebouwen werken onvoldoende: Luc

§  Houtkot en gaskot opruimen, zodat er ruimte gecreëerd wordt voor de materiaalploeg: Melissa

§  Installeren volhouten deur voor WC: Karl

§  U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen: Dirk

§  Waterleiding Stamkot: Luc

§  Balk in materiaalschuur: wordt bekeken na het stutten

§  Luifel van afdak: kan misschien mee opgenomen worden met offertevraag giverdak

§  Containerpark: Dirk, Karl en Jasser hebben een wagen met trekhaak, Antoon zorgt dat de aanhangwagen gemaakt is.

o    Boodschappenlijst

§  Wielen voor toog: Karl

§  Cement voor poort (bij voldoende inschrijvingen): Karl

§  Materiaal voor deur WC: Karl

§  Materiaal voor tussenwand: Dirk

§  Lunch: wordt op de moment zelf voorzien

o    Leiding en groepsleiding zorgen ervoor dat voor de lentepoets de lokalen opgeruimd zijn, zodat er aandacht besteed kan worden aan het poetsen en kleine klussen. Leiding en groepsleiding zorgen dat er voldoende poetsgerief is op beide locaties.

o    Vriendenkring en leiding verdelen zich over de 2 locaties om de mensen op te vangen.

6.    Varia

§  Luc vraagt nog eens extra voor het correct afsluiten van het water, want dit zorgt voor schade.

§  We verwelkomen Dirk terug na een lange afwezigheid, we kijken uit naar zijn waardevolle input!

Volgende vergadering: 12 april 2018 in het Stamkot

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Lentepoets
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Lentepoets
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018	OK
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018	OK
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018	OK
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018	OK
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018	OK
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?) -      Jules informeert op districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen	Jasser & Lotte Jules	09/03/2017 08/03/2018	Bezig OK OK