Verslag vriendenkringvergadering 10 mei 2007

aanwezig: Piet Wollaert (verslag), Melissa Vanarwegen, Pieter Asaert, Luc Van Dinter, Jos Declercq, Tinne Barrea, Sam Janssens, Marc Dhondt, Tom Kips, Eli Dillen, Paté Van Dooren, Koen Totté
Verontschuldigd: Bart Herygers, Dirk De Keulenaer, Elise Vervaet, Hans A., Stefan Watjou, Karl Herygers
0. verslag 12 april 2007 goedgekeurd.

1. 68-overleg: we wachten nog op de notities die Jef heeft gemaakt.

2. Bijkomende agendapunten:
Werking van de vriendenkring in de toekomst (Melissa)
Wilg (kapvergunning)
gratis verzekering voor vrijwilligersorganisaties.
grasmachine

3. Evaluatie werkvergadering 5 mei
Enkel Luc en Jos waren aanwezig, verlichting buiten is aangesloten en er is gekuist en gesnoeid. Naar aanleiding van de zeer magere opkomst (slechts 2 vrijwilligers) wordt meteen ook het agendapuntje van de werking van de vriendenkring mee besproken. Verschillende mensen hebben een probleem met de zeer magere weerklank van de werking bij de ouders. Er is een chronisch gebrek aan voldoende medewerkers op alle (werk)activiteiten waardoor de weinige vrijwilligers overvraagd worden en telkens afhaken. De voorbije jaren hebben we wel geprobeerd op verschillende manieren contact te nemen met de ouders, maar dit heeft nog geen resultaten gehad. Uitnodigingen voor werkvergadering werden op alle mogelijke manieren aan zo veel mogelijk mensen bekendgemaakt (affiche in het Fortje en aan de lokalen, via e-mail, enz. Er werd een verantwoordelijke per taak aangeduid die de moeilijkheidsgraad vooraf in kon schatten.
Over vernieuwing van de actieve kern van de vriendenkring is het beeld genuanceerder, er werden de laatste jaren elk jaar wel een paar mensen die uit actieve leiding stapten bereid gevonden om aan de kar te trekken. Maar de ouders blijven weg.
De groep heeft al een “oudervergadering” bij het begin van het jaar voorzien waarop de inschrijvingen moeten gebeuren. Afspraak is dat de VRKR hier ook een belangrijke plaats kan innemen, liefst tak per tak zodat het contact directer is. We moeten trachten duidelijk te maken dat indien er niet meer inzet van de ouders komt, de werking van de VRKR op de helling komt te staan. Volgend scoutsjaar zijn er opnieuw verkiezingen voor de helft van het aantal bestuursmandaten en een aantal mensen geeft nu al te kennen te willen stoppen. We blijven er van overtuigd dat de VRKR een functie heeft (voor de lokalen), naast de taak van de leiding. Een aantal suggesties worden al geopperd tijdens de vergadering maar afgesproken wordt dat een groepje tegen de volgende vergadering brainstormt met mogelijke suggesties over hoe de werking kan verbeterd worden.
Tegen de laatste vriendenkringvergadering (donderdag 14 juni) zal een werkgroepje een concreet voorstel doen over hoe we dit kunnen aanpakken bij de start van het nieuwe scoutsjaar (Melissa, Tom, Marc, Tinne, Pieter en Piet). Suggesties kunnen steeds naar deze personen gemaild worden. (e-mailadressen zie http://www.vriendenkring68.blogspot.com, registratie noodzakelijk).

4. extra materiaalopslagplaats
De groep vraagt om een afsluiting te maken om het materiaal dat in open lucht opgeslagen ligt (paletten, klinkers, enz.) en dat frequent gebruikt wordt beter af te schermen tegen speelvogels die het over het hele terrein verspreiden. De opmerkingen worden gemaakt dat in geval van nood de ramen van het welpen-kabouterlokaal een noodzakelijke uitweg kunnen zijn en dat materiaal dat buiten opgeslagen ligt de neiging vertoont zichzelf spontaan voort te planten, m.a.w. dat de verleiding heel groot is om er een stort van te maken…
Er wordt beslist dat een bijkomende afgesloten ruimte kan enkel achter het matiaalkot, van aan het gebouw tot tegen de haag door middel van tuinafsluitingen, uitvoering wordt gepland tijdens de vakantie, Tom K. coördineert.

5. Nieuwe groepsleiding:
Eli Dillen en Paté Van Dooren zijn vanaf volgend scoutsjaar groepsleiding in de beginperiode nog geassisteerd door Tom Kips. 26, 27 en 28 juni gaan ze een weekendje jaarplanning opmaken. De vriendenkring wenst hen alvast succes.

6. Barbecue 24 juni 2006
materiaallijst definitief doorgeven aan Sam Janssens. E-mailadres volleybal = vriendenkring@68sintmaarten.be

7. Wilg
Het item van de te grote wilg op het terrein Leon Stampelaan is sinds de vergadering in een stroomversnelling gekomen door het feit dat we nu ook officieel een brief hebben van onze “huisbaas” Vespa AG die ons er op wijst dat we dringend snoeiwerk dienen uit te voeren aan de wilg en dat daarvoor een kap en snoeivergunning dient aangevraagd te worden (het gaat dus niet over de taxus die vorige vergadering ter sprake kwam).
Pieter neemt contact op met de buur die het gevraagd zou hebben, om enige communicatie in gang te zetten en hun wensen te kennen. Sam heeft via zijn vader gevraagd om het klim- en reddingsteam van de brandweer te vragen of zij dit willen doen, en deze vraag is positief beantwoord, indien het op 24 mei kan gebeuren. Piet pluist de verzekeringspolis uit en heeft de kapvergunning aangevraagd.

8. Verzekering vrijwilligers:
Via media en www.verzekeringvoorvrijwilligers.be vernemen we dat de verzekering voor vrijwilligers die vzw’s verplicht zijn af te sluiten voortaan ook via de provinciale steunpunten en de steun van de nationale loterij gratis kan aangevraagd worden. Piet pluist de twee polissen uit en maakt een overzichtje maken van de twee polissen tegen volgende vergadering. Er kan eventueel beslist worden om de lopende polis tegen de volgende vervaldag (3 maanden vooraf) op te zeggen.

9. We gaan trachten de oude zitmaaier te verkopen. Eli neemt wat foto’s en zoekt een website waar dit verkocht kan worden. Piet W. probeert via e-bay. Mogelijk opbrengst is t.v.v. de kas van de VRKR. We verzamelen nog wat meer informatie, want voorlopig is enkel het type bekend nl.: “Simplicity regent”. Versnelling achteruit is stuk en de batterij heeft ook haar beste tijd gehad.

10. Blog Vriendenkring. Zie http://www.vriendenkring68.blogspot.com Het is een manier om de communicatie eenvoudiger te maken en om een aantal zaken te bewaren zodat ze nog raadpleegbaar zijn. Voorlopig wordt de behoefte hieraan niet prioritair beoordeeld, maar het kost niet veel energie om er iets zinnigs op te zetten, dus Piet zal het nog een tijdje beheren. Verslagen en dergelijke zullen op de gebruikelijke manier verspreid worden (e-mail en het Fortje).

11. Subsidiedossier 2007. Door “problemen in de administratie” is de beslissing in het dossier rond de subsidieaanvraag 2007 uitgesteld.

VARIA
- Als er aan het kraantje gewerkt wordt op de Waasdonk mag Pieter verwittigd worden.
- Koen T. heeft een diamantboor van 120 mm. voor de doorgangen door de muren voor tijdelijke elektriciteitskabels.
- WC Waasdonk, doorspoelknop stuk. Soms is het moeilijk om de herstellingen bij te houden.
- sluithaak van de grote poort is ook afgebroken, het slot van de grote poort is in herstelling (misschien nog in garantie Stefan W. volgt dit op).
- 30 juni zal Jos DC het terrein gebruiken.
- 24 juni BBQ VRKR organisatie volleyballtornooi (scheidsrechters, reclame). Bart en Pieter nemen organisatie op zich.

Volgende vergadering: donderdag 14 juni ’07 om 20 u. in het Stamkot.
• website groep: http://www.68sintmaarten.be
• blog VRKR: http://www.vriendenkring68.blogspot.com