Verslag vergadering vriendenkring 11/09/2014

Aanwezig: Bart, Jasser, Piet, Melissa, Lodewijk, Pieter

Verontschuldigd: Karl, Dirk, Tine, Jos, Eli, Jesse, Pat, Ionella

0. Goedkeuring verslag 12/06/2014

Het balkonnetje is van het leidingslokaal, niet van het kapoenenlokaal

1.       Opvolgpunten verslag VRKR-vergadering (12/06/2014)

·         Melissa heeft 5 CO-melders aangekocht. Nog te plaatsen. Werkvergadering (15 nov.)

·         Carport: is half geïnstalleerd. Verder uitwerken op een volgende werkvergadering (15 nov.)

·         Pionierslokaal: Pieter moet nog contacten leggen bij Karl Asaert. Blijft open.

·         Trap leidingslokaal: Is geïnstalleerd en vernist door de groepsleiding. Waarvoor dank! Rekeningetje van de vernis is weggegooid. (Melissa informeert bij Jeroen/tracht nog een ticket te bemachtigen, 106 euro, komt in aanmerking voor infrastructuursubsidie)

·         Sleutel 2E blijft zoek. Blijft open.

·         Klimrek ligt nog in het kapoenenlokaal voor Dirk. Blijft open.

·         Balkonnetje leidingslokaal: er moet nog een plaat aangekocht en geplaatst worden. Blijft open.  Misschien eerst eens kijken of er nog een geschikte plaat te recycleren is.

2.      Verhuur lokalen

Er was een feestje op 11 september. Er was politie aanwezig na het einde van het feestje wegens nachtlawaai (rond 3u). Het raam is waarschijnlijk blijven openstaan. Dansfeestjes in het leidingslokaal zijn sowieso absoluut verboden. Het gaat hier niet om een officieel aangevraagde activiteit. De groepsleiding maant de leiding aan tot stilte ’s avonds. Tevens worden de buren ingelicht per flyer dat ze bij klachten de groepsleiding kunnen contacteren.

3.       Planning werkjaar

Overgang 21 september: een kraampje voor de inschrijvingen en een chinese vrijwilliger voor de jaarlijkse speech (Dirk!). Zeker de Lentepoets 25 april vermelden (Affiche). Pieter zorgt voor jenever.

Mosselsouper: komt in orde, we rekenen op Anke.

Lentepoets: gepland op 25 april. Promotie op de overgang (Pieter).

Eerste werkvergadering: zaterdag 15 november.

4.       Leefbaarheid

Dit wordt een vast punt op zowel vriendenkring en groepsraad naar aanleiding van een klacht van buren aan de Leon Stampelaan.  Ook stam wordt regelmatig geïnformeerd, bv. op stametentje.  Stamkotbezoekers moeten ook gesensibiliseerd worden.

Er is een gesprek geweest met klagende buren en burenbemiddeling. De buren hebben acht jaar geleden hun huis gekocht en hebben sindsdien altijd last gehad, vaak mensen aangesproken en het gevoel dat er nooit naar hen geluisterd wordt en dat ze belachelijk gemaakt worden. Voor hen moet het stamkot weg. Opvolggesprek is gepland in oktober. Melissa maakt een afspraak ergens na het stametentje. Voorlopig wordt er binnen gerookt (achter de harmonicadeur) en wordt iedereen aangemaand om het rustig te houden. Ev. pomp op de buitendeur installeren?

5.       Varia

·         De bijdrage van leden voor de kosten van de nutsvoorzieningen (elektriciteit/gas/water) is per gezin 10 euro maar het is niet de bedoeling dat dit uit de groepskas wordt bijgepast, gezien de verhoging van het lidgeld aan het verbond te betalen (lidgeld door de ouders te betalen werd ook verhoogd).  Uiteindelijk bedrag dat aan de VRKR wordt doorgestort kan nog bekeken worden als de concrete cijfers bekend zijn.  Kosten voor papieren Fortje zijn grotendeels weggevallen en daar moet ook apart voor betaald worden.

·         Volgende maand bekijken we de financiën nog eens. Alle rekeningstanden door te geven aan Melissa (Actiepuntje voor stam/stamkot/groep/vriendenkring).

Volgende vergadering: 2^e donderdag van de maand oktober op donderdag 9 oktober om 20 u.

Lidgeld vriendenkring:

Het lidgeld Vriendenkring 2014-2015 (vzw Beschermcomité 68 Sint Maarten Scouts- en gidsengroep)
bedraagt nog altijd 10 € lidgeld te storten op rek. nr. IBAN BE87 4149 0423 0194, BIC KREDBEBB op naam van "Beschermcomité 68 Sint-Maarten v.z.w., p/a Jaak Embrechtstraat 10, 2100 Deurne" met vermelding "uw naam - lid VRKR 2014-2015"

Overgang op zondag 21 september, zie groepsbericht op www.68sintmaarten.be

Foto's nieuwe trap Waasdonk

Hier enkele foto's van de nieuwe trap, nu de afwerking nog (beschermingsmiddel, plamuren van de muren en de vloer gelijkvloers bijwerken. Ook het afbraakmateriaal moet nog weggevoerd worden naar het containerpark.
Aannemer heeft mooi werk geleverd, en dat op 1 dag.

Verslag vergadering vriendenkring 12/06/2014

Aanwezig: Jos, Piet, Karl, Pieter, Eli, Jesse, Lodewijk, Dirk, Jasser, Pat
Verontschuldigd: Tine, Jesse, Lies, Bente, Melissa

0.Goedkeuring verslag 08/05/2013
Geen opmerkingen
1. Opvolgpunten verslag VRKR-vergadering (08/05/2013)
• Melissa heeft 5 CO-melders aangekocht. Nog te plaatsen
• Carport voor de aanhangwagen werd geleverd. De geplande werkvergadering is niet doorgegaan wegens te weinig werkers. In de week vóór de bbq wordt de carport gezet. Pieter zorgt voor snelbeton via Hakan, te leveren op maandag 23 juni. Dan is er leiding aanwezig op de waasdonk voor de opbouw BBQ. In de week wordt het beton gegoten om dan de afwerking te doen op zaterdag 28 juni.
• Nieuwe sleutels: betaald. Afgesloten
• Overzicht van het verbruik gas elektriciteit en water door Karl: volgende vergadering.
• Pionierslokaal: Pieter moet nog contacten leggen bij Karl Asaert voor advies in verband met de plannen. Karl had contact met Roel die zegt te willen komen kijken, maar niets doet zonder inspraak van een ingenieur. Zulk een advies kost sowieso enkele honderden euro’s. Vraag aan Karl Asaert voor contacten. Dirk informeert bij Mark Janssens (beroepshalve architect bij AG VESPA) of we via die weg advies kunnen vragen. Bij investeringen van boven 5000 EUR kunnen we een vernieuwing van de looptijd van de concessie aanvragen. Dit is interessant, maar heeft ook consequenties. Uitgaven van boven 1.000 EUR moeten ook aan VESPA gemeld en goedgekeurd worden.
• Trap leidingslokaal: hier wordt (hopelijk) einde deze week aan begonnen. De trap wordt volledig vervangen voor dezelfde prijs als geraamd. 1e voorschot (40 %) werd ontvangen van de stad door de groep  doorstorten aan vriendenkring.
• Sleutel 2E blijft zoek. Blijft open.
• Klimrek ligt nog in het kapoenenlokaal voor Dirk. Blijft open.
• Balkonnetje leidingslokaal: de balken zijn intussen behandeld met houtbeschermingsmiddel. Plaat blijft te plaatsen. Indien er vastgesteld wordt dat er over de balustrade gekropen wordt, wordt de klink van de balkondeur opnieuw verwijderd
• Kosten nutsvoorzieningen: op jaarbasis zijn er geen al te grote verschillen, behalve een groter verbruik in gas en elektriciteit rond de winter van 2012-2013, wat te verklaren valt door een strenge winter. De meerkost water valt te verklaren, niet door een groter verbruik (7 m³ minder), maar door duurder water (bijkomende kost verwerking afvalwater).


2. Verhuur lokalen
Aanvraag voor een weekendje kamperen door Chaja en collega’s 28 en 29 augustus. Aanvraag is gestuurd naar Eli. Het lokaal is dan vrij.

3. Varia
• School Drakenhof had een vraag gesteld voor gebruik van het domein kapoenenlokaal voor overnachting met kleuters in tenten, maar Dirk heeft hierover intussen niets meer gehoord. Deze vraag komt waarschijnlijk volgend jaar terug.
• De kampen zijn goedgekeurd. Binnen het district zijn er twee afgekeurd.
• Lodewijk is naar Heleen Bartelen (Zaal Drakenhof) geweest naar aanleiding van de spaghettislag van de Givers. De plooien zijn gladgestreken.
Volgende vergadering: donderdag 11 september om 20 u. in het stamkot.

Maar zondag 29 juni is het nog eerst Ribbekesslag op de Waasdonk!!!
En natuurlijk wensen we alle takken een leuk kamp!

Verslag vergadering vriendenkring 08/05/2014

Aanwezig: Piet, Karl, Pieter, Eli, Ionella, Jesse, Melissa, Lodewijk, Dirk
Verontschuldigd: Jos, Dirk, Tine, Lies, Pat, Bente, Jasser

0. Goedkeuring verslag 10/04/2013: Geen opmerkingen

1.       Opvolgpunten verslag VRKR-vergadering (13/03/2013)

·         De deurpomp voor de houten deur: Afgerond.

·         Melissa heeft 5 CO-melders aangekocht. Nog te plaatsen

·         Garage voor de nieuwe aanhangwagen: Is besteld. Levering zou gezien de werken aan de Krijgsbaan nog een probleem kunnen worden. Datum voor plaatsen/monteren carport:  7 juni 10 u. Blijft open.

·         Balkonnetje leidingslokaal: er zijn roosters voor geplaatst op de lentepoets. Voorlopig afgerond. Grl. wenst op termijn opnieuw een balkon.

·         Deksteen toiletten: afgerond.

·         Nieuwe sleutels zijn ‘al’ uitgedeeld. De factuur is bij Karl. Moet nog terugbetaald worden aan groep.

·         Overzicht van het verbruik gas elektriciteit en water door Karl: volgende vergadering.

2.       Verhuur lokalen

Spaghettislag Duchenne Heroes: zaterdag 24 mei:  allemaal welkom! Meer info: http://duchenneheroes2008.blogspot.com

3.       Infrastructuursubsidies: opvolging

Voor het herstellen van de trap heeft Karl de aannemer (Gijsels) gecontacteerd, die zal eerlang de werken aanvatten.

4.       WG Lentepoets: evaluatie

Piet merkt op dat er kinderen aan het spelen waren op een ‘werf’. Dit waren leden, en ze zijn dus wel verzekerd, maar het is wel de bedoeling dat alles gedaan wordt om ongelukken te voorkomen. De ouders waren ook wel aanwezig maar bepaalde risico’s kan je beter vermijden door enkele afspraken te maken.
Voorts was het een groot succes. Dit moet zeker herhaald worden. Er is op 1 dag meer gebeurd dan vele werkvergaderingen samen.  We zullen dit voortaan jaarlijks herhalen, de GRL neemt dit op in het planningsweekend voor het nieuwe werkjaar, zodat er rekening kan gehouden worden met alle activiteiten (dropping/bal, paintball, paaskampen, enz.). 
Ook de leiding was enthousiast over het samenwerken met stam en vriendenkring. Voor de leiding kan de timing wel beter: niet vlak na het paaskamp en voor de Paintball, maar het werd dit jaar ook op vraag van de leiding verplaatst.
Opmerking: er waren weinig taken voor niet-klussers, maar dit werd ter plaatse opgelost.
De voorbereiding kon wel beter: weten wie er aanwezig gaat zijn, weten wie wat gaat doen.

Melissa vraagt zich af wat de kosten voor eten en drinken zijn geweest. Karl lijst die op, maar we beschouwen dat als een investering.

5.       Podium pionierslokaal

Op de Lentepoets is het plan gelanceerd om het podium weg te breken om de vloeroppervlak te verruimen en tevens een ondersteunende constructie te maken die de vloer van het leidinglokaal ondersteunt en de voorgevel bijkomende ondersteuning biedt. Dit moet wel gebeuren in overeenstemming met de voorwaarden die in de concessie met de stad werden opgenomen voor dergelijke grootschalige werken (bouwvergunning, haalbaarheid, financiën,…  We laten dit bekijken door deskundigen: Carl Asaert (architect), Roel Vermeersch(aannemer staalbouw). Pieter informeert.  Piet bekijkt wat er in de concessie en in het stedelijk reglement op de jeugdconcessie is opgenomen.  Dit kan ook consequenties hebben naar andere problemen (verwijderen van asbestplaten aan buitenzijde muur).  Vorige vergadering was er ook gemeld dat we waarschijnlijk voor de kosten hiervan zelf zullen moeten opdraaien, net zoals voor de aanleg van een rioleringsaansluiting.

6.       Varia

·         Het klimrek in het kapoenenlokaal zal binnenkort door Dirk meegenomen worden.

·         In het leidingslokaal is er een behoorlijk stuk bezetsel losgekomen. Lentepoets volgend jaar.

·         Waar is sleutel 2E: Pieter informeert.

·         Als we het balkonnetje aan het leidingslokaal ooit willen terugplaatsen moeten de uitstekende balken nu beschermd worden of ze zijn rot tegen het zover is (plaat er over leggen).

·         Paintball was een groot succes. Een klein probleempje met de gas zaterdag daargelaten. Jesse en Belli zijn zeer hard bedankt voor de geleverde hulp!! Er is een klacht geweest van een buurvrouw: een balletje tegen de achtergevel. Winst is geschat op 2000 euro, en zal waarschijnlijk meer zijn.

·         Zondag zijn het kampkeuringen: succes aan de leidingsploegen!

·         Luc Janssens verkoopt zijn luchtkarabijnen die vroeger voor het Lentefeest gebruikt werden en vraagt of de groep nog iets plant waarbij ze gebruikt zouden kunnen worden. Niet echt. Er is wel individuele interesse om er eentje over te kopen.

Opvolgpuntjes:

-          Karl betaalt sleutels terug aan groepsrekening

-          Karl maakt overzicht energiekost (en water) van Waasdonk en L. Stampelaan

-          Grl neemt Lentepoets op in planning volgend werkjaar

-          Karl maakt de rekening van de Lentepoets

-          Pieter legt contacten voor staalconstructie met Carl Asaert (architect) en Roel Vermeersch (aannemer).  Piet zoekt de voorwaarden voor grote verbouwingen op uit jeugdconcessie.

-          Dirk neemt klimrek uit kapoenenlokaal weg.

-          Pieter zoekt uit waar sleutel 2E is.

-          Plaat leggen op balken balkonnetje (bij monteren van de carport op 7 juni?).

Volgende vergadering (laatste vergadering dit werkjaar):  donderdag 12  juni om 20 u. in het Stamkot

Verslag vergadering vriendenkring 10/04/2014

Aanwezig: Piet, Karl, Pieter, Eli
Verontschuldigd: Jos, Dirk, Melissa, Jesse, Ionella, Lies, Pat, Bente, Jasser

0.Goedkeuring verslag 13/03/2013

Geen opmerkingen

1.       Opvolgpunten verslag VRKR-vergadering (13/03/2013)

·         De deurpomp voor de houten deur: blijft nog even open (Lentepoets)

·         Melissa heeft 5 CO-melders aangekocht. Worden op de lentepoets geplaatst. Deze liggen in het materiaalkot van de kapoenen.

·         Garage voor de nieuwe aanhangwagen: Eli gaat morgen naar Makro (https://www.makroshop.be/nl/tuin/carport/hout model Eco, staat niet op de site) en zorgt ervoor dat er een bouwpakket aanwezig is tegen de Lentepoets (kan niet: levertijd te lang). Het model van de makro zou iets te laag kunnen zijn, moet eerst uitgemeten worden.  Alternatief van Eli: http://www.azalp.be/garages-en-carports/carport/11426

Deze wordt ook geleverd, is 50 euro goedkoper en zou iets hoger zijn ook. Blijft open.

·         Balkonnetje leidingslokaal: Piet en/of Pieter nemen contact met Ronny (blijft open).

·         Deksteen toiletten: de resterende dekstenen liggen ook los en moeten vast gemetst worden. Karl heeft nog enkele dekstenen liggen: Lentepoets.

·         Nieuwe sleutels zijn ‘al’ uitgedeeld. De factuur is bij Karl. Moet nog terugbetaald worden aan grl.

·         De boeken zijn gecontroleerd, afgesloten. Volgende vergadering zorgt Karl voor een overzicht van het verbruik (water, gas, elektriciteit), het verschil tussen twee jaar geleden en vorig jaar bedraagt 2000 EURO, en dit is een groot verschil.  Er is een wijziging in de BTW-plicht voor vzw’s.  Het grensbedrag van de omzet van de vzw (als het hoger was dan dat grensbedrag moet de vzw een btw-aangifte doen/ krijgen ze een BTW-nummer).  Werd vroeger wellicht niet gecontroleerd omdat het niet doenbaar is. Nu is dat grensbedrag opgetrokken tot een 5000 euro/jaar, en misschien zal er nu meer op gecontroleerd worden.  Onze vzw zit daar nog niet aan (vermoedelijk).  In het oog houden.  Andere vzw’s van sportclubs/vissersclubs met kantine hebben daar al wel controle op gekregen (en een serieuze factuur).  Subsidies (op infrastructuursubsidies na) vallen bij ons onder de feitelijke vereniging van de groep, niet van de vzw.

·         In het kader van de werken aan de Krijgsbaan werd er een plaatsbeschrijving gedaan door de aannemer. Het rapport hiervan is toegekomen. Toevalligerwijze is Piet er op uit gekomen dat het adres “Waasdonk 108”, dat we al tientallen jaren gebruiken eigenlijk officieel niet bestaat.  Officieel draagt ons lokaal aan de Waasdonk het nummer 41 en zou het in de Langbaan liggen (vroegere toegang langs het zandweggetje).  Bizar, wordt vervolgd!

2.       Verhuur lokalen

3 mei Paintball op de Waasdonk: Zie website en Facebook.

Spaghettislag voor de Duchenne Heroes op zaterdag 24 mei

3.       Infrastructuursubsidies: opvolging

De aanvraag voor de trap is goedgekeurd. Bij het bezoek van de stad werden opmerkingen gemaakt over de riolering. Er werd off the record gezegd dat het in orde brengen van de riolering voor onze rekening is. We zouden zelfs verplicht kunnen worden door de stad om de riolering in orde te brengen. Moest dit het geval zijn zouden we dit wel kunnen laten uitvoeren met de steun van subsidies. (80 % van de kosten gesubsidieerd).  Idem voor het verwijderen van de asbestpanelen in het hoofdgebouw.

Voor het herstellen van de trap contacteert Karl de aannemer (Geysels)

4.       WG Lentepoets: stavaza

Er moet deze week nog hard gewerkt worden.  Alle communicatiekanalen worden ingeschakeld.  Als vertrekpunt wordt het lijstje van Jesse gehanteerd.  Er zal een container van de stad staan.

Werklijstje Lentepoets! We starten aan de Waasdonk!

· Opruim/kuis stamkot
· Afvalcontainer stad
· Gaatjes dak schuur dichten
· Haak aan voordeur waasdonk + deur jonggivers
· Deksteen muur wc’s terug vastleggen
· Gat klokken in muur pionierslokaal richting afdak
· Klink pionierslokaal terug vast zetten.
· Weghalen buitenlavabo
· Waterleiding keuken maken
· Bulex nakijken/nieuwe hangen (schuur)
· Sjorbalkenkot herstellen
· Ramen jogi en giverlokaal behandelen
· Dals stamkot egaliseren
· Poort waasdonk terug recht zetten
· Carport installeren + worteldoek en kiezels
· Pmd-zak houder hoger hangen zodat die volledig gevuld kan worden
· Podium wouterlokaal opnieuw bezetten – trap vastzetten
· Tocht in de stoof van het pionierslokaal bekijken en eventueel iets op schouw plaatsen
· Kolom beton tussen materiaalschuur en jogilokaal (achterkant) aanbrengen
· Stenen rollaag boven het raam van de materiaalschuur aanleggen
· frituurolie wegdoen naar Carrefour
· brandhout afvoeren naar Stamkot 

5.       Varia

·         Via een verzekering van IC verzekeringen (waar we ook bij aangesloten zijn voor de vrijwilligersverzekering van de leden van de vzw en de aansprakelijkheidsverzekering voor vzw-bestuursleden) voor jaarlijks 40 Euro kunnen we de franchise van de brandverzekering van stad afkopen.  Offerte wordt verstuurd zodra we de tekst van de polis hebben.  In mensentaal betekent dit dat indien ons lokaal zou afbranden (enkel Waasdonk), het bedrag van de vrijstelling van de brandverzekering van de stad (momenteel geschat op een dikke 18000 euro) wordt betaald (aan de stad) door de verzekering.  Hierover zou discussie kunnen bestaan tussen de verzekering van de scouts en de verzekering van de stad.  Dit is met deze verzekering opgelost.

Verslag Vriendenkringvergadering 13 maart 2014

Aanwezig: Melissa, Piet, Lodewijk, Karl, Luc , Pieter,
Verontschuldigd: Jos, Paté, Dirk, Eli, Jesse, Ionella, Lies, Pat, Bente, Jasser

0.Goedkeuring verslag 13/02/2013
Geen opmerkingen

1.    Opvolgpunten verslag VRKR-vergadering (13/02/2013)

•    De deurpomp voor de houten deur: Blijft nog even open (Lentepoets)
•    Lampiris: afgerond
•    Melissa heeft 5 CO-melders aangekocht. Worden op de lentepoets geplaatst in elk lokaal waar er gasverbrandingstoestellen zijn (uitg. keuken Waasdonk). Deze liggen in het materiaalkot van de kapoenen.
•    Garage voor de nieuwe aanhangwagen: Karl zorgt er in samenspraak met Eli voor dat er een bouwpakket aanwezig is tegen de Lentepoets. Blijft open.
•    Balkonnetje leidingslokaal: zie puntje infrastructuursubsidies (blijft open).
•    Deksteen toiletten: de resterende dekstenen liggen ook los en moeten vast gemetst worden. Lentepoets.
•    Nieuwe sleutels zijn ‘al’ uitgedeeld. De factuur moet nog bij Karl geraken (Lodewijk).
•    De boeken moeten nog gecontroleerd worden door Pat en Paté. Blijft open
•    In het kader van de werken aan de Krijgsbaan werd er een plaatsbeschrijving gedaan door de aannemer (ivm. mogelijke schade). We krijgen hiervan een rapport.

2.    Verhuur lokalen
3 mei Paintball op de Waasdonk: zie website en Facebook.
Piet vraagt of het terrein (Waasdonk) op zaterdag 24 mei beschikbaar is voor een spagettislag tvv. Duchenne Heroes (goed doel).

3.    Infrastructuursubsidies: opvolging
De aanvraag is ingediend, enkel voor de trap en niet voor de balustrade van het leidingslokaal. Voor het balkon moeten we dus zelf naar een oplossing zoeken. Pieter informeert bij Ronny Van de Wiele voor het lassen van een stevige balustrade.

4.    WG Lentepoets: stavaza
Volgende vergadering wordt een volledige uitwerking op tafel gelegd met verantwoordelijken voor elke job en een materiaallijst.
Zeker enkele weken voor de Lentepoets post vatten aan de lokalen om ouders warm te maken.
5.    Varia
•    Opkuis Hawaï: kan toch nog iets grondiger. Bijvoorbeeld de toog afkuisen en nog wat rondslingerend vuil opruimen.
•    De klink aan de ijzeren deur van het welpenlokaal hangt redelijk los. Eventueel een nieuwe hangen tijdens de Lentepoets.
•    De houten wand tussen pioniers- en welpenlokaal is terug volledig in orde gebracht door de materiaalmeesters. Bedankt. Lodewijk stuurt de kosten door naar Karl.
•    Na het weekend van het ouderbal kan Jos de aanhangwagen vullen met hout dat richting stamkot mag.
•    Zaterdag ouderbal! Voorlopig weinig verkochte kaarten, maar dat komt wel in orde.