VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 26 november 2019

Aanwezig: Jesse Dillen, Piet Wollaert, Yordi Noyelle, Dirk De Keulenaer, Jasser Keustermans & Jef Putseys. Karl Herygers, Eli Dillen,

Verontschuldigd:Melissa Vanarwegen, Kobe Trappeniers

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Optie om te veranderen van hosting (wegens problemen hotmail-adressen)	GRL	10/10/2019	Bezig
3 offertes opvragen ivm rioleringswerken	Antoon & Lodewijk	10/10/2019	bezig
Betaling Gekkoo opvolgen (gebruik lokalen aug. ’19)	Karl	10/10/2019	bezig
Overlopen werking VRKR voor nieuwe GRL-ploeg agenderen	Jesse	10/10/2019	Bezig
Officiële uitnodiging bestuursverkiezing	Jasser	07/11/2019
Onderzoek nivelleren van terrein Waasdonk	Dirk	14/11/2019
Profiel dak materiaalschuur nagaan	GRL	14/11/2019
Inhoud van ‘den Gele van den 68’ op de website zetten	GRL	14/11/2019
Groenonderhoud: -      Factuur laten aanpassen (werken niet uitgevoerd) -      Contactpersoon andere organisatie ACG	Melissa Piet	14/11/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019
Aanvullen UBO-register	Jasser	12/12/2019
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	12/12/2019	Bezig
Gebruik afvalzakken restafval monitoren (ifv aankoop nieuwe bak)	GRL	12/12/2019
Nieuw beugelslot voor kleine poort laten bestellen (via Kobe)	Jesse	12/12/2019

1.    Goedkeuring verslag VRKR 10/10/2019

Verslag wordt goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Nivelleren van terrein: Dirk is er mee bezig geweest. Zou kostelijk zijn en staat daarom even on hold naar aanleiding van Dirk zijn project rond eventuele nieuwe lokalen.

§  Profiel dak materiaalschuur nagaan: GRL heeft gekeken en er staat nergens een nummer op de platen. Als overlap 1ribbel goed is, maakt het niet zoveel uit.

§  Kobe heeft nog 1 beugelslot voor groen poortje waar alle sleutels op passen.

3.  Eetslag Soirée Belge – 19 oktober 2019

§  Zelfevaluatie team Soiree:

Geslaagde editie. Puntjes:

o    frieten meer voorbakken en meer friteuses

o    meer kokers overdag

o    iets meer soep maken

o    meer kookvuren, grote kookpotten van de scouts meenemen

250bezoekers, bijna gelijk verdeeld over twee shiften.

Winst nog niet gekend want zaal heeft nog geen factuur gestuurd. Voorlopige schatting +-2000 euro.

Volgend jaar komt een nieuwe editie. Datum: 17 oktober 2020 indien mogelijk.

Was het flyeren een meerwaarde? Ja, heeft tussen de gele gezeten. Mama van lotte heeft ook geflyerd op de overgang.

Vegetarische optie was niet zo lekker volgens leiding en werd ook niet altijd opgegeten. Hier proberen we een alternatief te zoeken.

Leiding vond dat ze veel moesten werken. Vooral de opruim kwam er nog bij. Eventueel shift ‘opruim’ invoegen. Naar volgend jaar toe willen Lotte en Elise een barshift of ander concept na de eetshift.

4.  Manus - evaluatie

§  Dirk hoorde bij iemand van groendienst stad. Vespa zou ook eigen groendienst hebben die groenonderhoud doen bij terreinen van Vespa. Daar is een contactpersoon van. Dirk neemt contact op. ACG (via Piet) nemen we als back up.

5.  Subsidies: opvolging en plaatsbezoek

§  Zie toekomst vriendenkring.

6.  Lentepoets 2020

§  Datum: 28 maart 2020

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen (balk van 3.84m op 15 op 4)

o    Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in jonggiver- en giverlokaal)

o    Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

o    Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat besteld worden zie www.dakplaten.be (platen op maat)

o    Bomen in stukken zagen: OK (hout moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)

o    Toiletdeur op Waasdonk (is eigenlijk binnendeur)

o    Hek aan vliegveld deftig dichtmaken

o    Dode boom aan Leon Stampelaan deels snoeien

o    Ruit jonggiverlokaal

o    Roosters aan ramen extra vastmaken

§  Leiding geeft aan dat ze actief betrokken willen worden bij het klussen, niet enkel bij het poetsen.

7.  Gebruik en verhuur lokalen & overdracht

§  /

8.    Werking Vriendenkring & bouwidee

Bouwidee

Dirk is met Bjorn en Wouter naar Waasdonk gaan kijken. Het asbestprobleem is groot en er moet echt iets aan gedaan worden. Het betreft dure werken voor een gebouw dat eigenlijk in slechte staat is. Dirk heeft tijdens rondleiding de problemen aangehaald bij jeugddienst: asbest, scheuren in muren, riolering, ramen die barsten, daken die lekken (ook het schuin dak nu), verwarming en isolatie, achtermuur van materiaalschuur staat bol, binnengebouw komt los van buitengebouw in(jong)giverlokaal. Blijft het de moeite om dingen op te lappen terwijl het gebouw toch achteruit blijft gaan. Wat zijn de opties?

Dirk heeft benadrukt dat we de Waasdonk zeker niet kwijt willen. Jeugddienst zegt dat volledig renoveren meer kost dan een nieuw gebouw.
Kunnen we vragen aan Vespa om het oude gebouw af te breken? Vespa kan dan het terrein herbekijken en evt herbestemmen zodat het geld oplevert. Omdat er enkel toegang is door het kleine poortje is de kans echter klein. Ook de jeuddienst zou met enig gewicht dwars liggen.

Het district heeft een pot geld waar ze de hele legislatuur mee moeten toekomen. Voor de huidige periode is het meerjarenplan al goedgekeurd. Voor 2025 komt er dus geen geld vrij.

Een klassiek jeugdlokaal kost +- 500.000 euro. Wij zijn wel een grotere groep dan gemiddeld.

Jeugddienst geeft als richtbedrag +- 1500euro/m². Dat kunnen wij niet betalen.

Hierop heeft Dirk aangebracht dat we eventueel bereid zijn onze lokalen te delen. Jeugddienst denkt aan scouts 88 (maar die hebben ook geen geld) of aan Voluntas.
Voluntas is een vereniging voor personen met een handicap. Ze zijn op zoek naar een lokaal om tijdens de week te gebruiken. Ook zouden ze een eigen bureauruimte willen. Belangrijk detail: deze organisatie heeft wel geld ter beschikking.

Als wij kosten doen voor nieuw lokaal moet daar ook iets tegenover staan, bijvoorbeeld langere concessie. Maar dat zijn stappen voor in een eventuele volgende fase.

Het eerste contact met Vespa wordt door jeugddienst gedaan. Hiervoor moeten wij een brief opstellen met argumenten en ons voorstel. Jeugddienst voegt zijn argumenten toe en gaat daarmee naar Vespa.

Als er voor project gegaan wordt zitten we nog steeds met asbest en kleine werken tot 2025. Bjorn belooft elk jaar 5-6000euro te kunnen krijgen voor kleine oplapwerken.

Er kan eventueel aan scouts Piustien gevraagd worden wat de pijnpunten zijn.

Engagement

Hoe beginnen we aan zo een project? Belangrijk is dat zo’n project gedragen wordt door een team dat gedreven is én gebonden aan de groep. Er moet voeling zijn. Is hier een team voor te vinden?

Het moet gezegd: het lokaal wordt niet goed verzorgd. Groepsleiding zou hier misschien meer een rol als vader in moeten spelen. Leiding meer aanzetten tot zorg voor het lokaal.

Wat doen we? Conclusie is dat iedereen, ook groepsleiding, wel achter het idee staat. Het lokaal nu is in slechte staat en niet geschikt voor de grootte van onze groep.

Dirk wil zich motiveren om project uit te werken, maar niet alleen.  Hoe vinden we mensen die er hun schouders willen onder zetten?

Bouwcomite moet gedragen worden door (eventueel nieuwe) vriendenkringploeg.

Prioritair op een bouwcomite is eerder een oplossing voor wat vriendenkring is.
Kan bouwproject nieuw perspectief bieden en enthousiasme wekken?

 Vorige zondag werd met bestuur besproken dat er voor vriendenkringengagement eerder naar exleiding moet worden gekeken dan naar ouders. Grl heeft bij exleiding gehoord en er is geen enthousiasme.

Rondje wat vind ik er van?  

Iedereen is het er over eens dat een bouwproject een goed idee is.

Eli, Jesse, Jasser, Lodewijk, Piet willen in de vriendenkring geen actief engagement meer opnemen. Piet wilt wel zijn ervaring en kennis over geschiedenis van groep en vriendenkring blijven delen.

Karl wilt zijn engagement wel behouden, al komt het eerder uit bezorgdheid over de groep en een gevoel van ‘wie gaat het anders doen’. Functie als penningmeester wilt hij ook wel houden omdat dat een duidelijk afgelijnde functie is.

Dirk wilt geen trekkende rol in de vriendenkring maar wel een actieve rol in het bouwidee opnemen, maar niet alleen.
Jesse wilt wel engagement tonen maar geen trekkend.
Jef wilt zich er als GRL (en daarna) wel mee voor inzetten.

Als we het systeem van de vriendenkring wijzigen, moeten ook de statuten gewijzigd worden. We zouden bvb kunnen gaan naar het minimum van drie leden en slechts 1 vergadering per jaar.

Conclusie: We gooien het open. Een roep om hulp. Er is een vzw, maar geen bestuur en geen leden.  Die roep moet van (groeps)leiding komen om slaagkans te verhogen. Brief heeft meer impact dan mail. We communiceren eerst naar leiding.

We houden een crisisraad met grl, leiding, Karl en Dirk op 8 december na de vergadering.

6 januari, dat is in de week voor de stamreceptie (11 januari) sturen we een brief naar de ouders.

Brief wordt opgesteld 12 december bij Lodewijk thuis in de Muggenberglei 220.

Dirk stelt wel al de vraag aan Vespa namens vzw en groepsleiding of bouwidee haalbaar is.

9.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Er zijn geen opmerkingen.

10. Varia

§  .

Volgende vergadering: