Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jesse
Dillen, Piet Wollaert, Yordi Noyelle, Lotte Goossens, Luc Van Dinter, Dirk De
Keulenaer, Jasser Keustermans & Jef Putseys.
Uitgenodigd: Aaron
Goos (Gekkoo)
Verontschuldigd: Tinne Barrea,
Karl Herygers, Dries Trappeniers, Eli Dillen, Lodewijk Lefevre, Antoon Schreurs
& Jos Declercq.
ACTIELIJST
|
Wat?
|
Wie?
|
Datum
|
Status
|
|
Optie om te veranderen van hosting (wegens problemen
hotmail-adressen)
|
GRL
|
10/10/2019
|
Bezig
|
|
3 offertes opvragen ivm rioleringswerken
|
Antoon & Lodewijk
|
10/10/2019
|
|
|
Betaling Gekkoo opvolgen (gebruik lokalen aug. ’19)
|
Karl
|
10/10/2019
|
|
|
Overlopen werking VRKR voor nieuwe GRL-ploeg agenderen
|
Jesse
|
10/10/2019
|
Bezig
|
|
Officiële uitnodiging bestuursverkiezing
|
Jasser
|
07/11/2019
|
|
|
Onderzoek nivelleren van terrein Waasdonk
|
Dirk
|
14/11/2019
|
|
|
Profiel dak materiaalschuur nagaan
|
GRL
|
14/11/2019
|
|
|
Inhoud van ‘den Gele van den 68’ op de website zetten
|
GRL
|
14/11/2019
|
|
|
Groenonderhoud:
-
Factuur laten aanpassen
(werken niet uitgevoerd)
-
Contactpersoon andere
organisatie
|
Melissa
Piet
|
14/11/2019
|
|
|
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert
agenderen op statutaire vergadering
|
Jesse
|
14/11/2019
|
|
|
Aanvullen UBO-register
|
Jasser
|
12/12/2019
|
|
|
Elektriciteitsschema’s digitaliseren
|
Luc VD
|
12/12/2019
|
Bezig
|
|
Gebruik afvalzakken restafval monitoren (ifv aankoop nieuwe bak)
|
GRL
|
12/12/2019
|
|
|
Nieuw beugelslot voor kleine poort laten bestellen (via Kobe)
|
Jesse
|
12/12/2019
|
|
1.
Goedkeuring
verslag VRKR 12/09/2019
Verslag wordt goedgekeurd.
2. Opvolgpunten (zie actielijst)
§ Nieuw beugelslot: Kobe heeft het nu zeer druk met
andere activiteiten, dit zal opgenomen worden voor december.
§ Profiel dak materiaalschuur: Type profiel is niet
leesbaar, van binnenuit wordt gekeken of dit wel leesbaar is (dit zal de GRL
doen).
§ Gaten in hek vliegveld zijn tijdelijk gerepareerd,
zodat leden er niet door kunnen.
§ Hosting: Via Scouts en Gidsen Vlaanderen raadt men
“Mediaraven” aan, de GRL informeert verder. Piet heeft daar een contactpersoon
en informeert ook even.
§ Nivelleren van terrein: dit is toch een prioriteit,
Dirk zal dit actiepunt opnemen om te ondernemen acties en prijzen na te vragen.
§ 3 offertes ivm rioleringswerken: In het verleden
zijn er al offertes opgevraagd (bij Efim – Karl zoekt dit op). We proberen dit
dossier toch via Stad Antwerpen te regelen.
3. Eetslag Soirée Belge – 19 oktober 2019
§ Stand van zaken: Op dit
moment zijn er 159 inschrijvingen (eters). Er worden nog helpers gezocht voor
de keukenshift van 20u.00. Stoofvlees wordt vrijdagavond bereid, tomatensoep
wordt zaterdag gemaakt. Er is voldoende materiaal aanwezig (van het lokaal zelf
of gehuurd bij bevriende scoutsgroepen). Drank wordt afgenomen van Impeesa, bij
uitzondering speciale bieren.
§ Praktisch: Men probeert Payconiq te
regelen voor betalingen aan de kassa. Er is een vraag gesteld aan Karl voor
wisselgeld en de bankkaart. Zaterdagavond moeten de lokalen ook netjes
achtergelaten worden, hier wordt ook op de inzet van de leiding gerekend.
Uiterste inschrijvingsdatum is maandag 14/10. Lotte informeert om Sabam in orde
te maken.
4.
Overgang: evaluatie
§ Algemeen: GRL is tevreden van de organisatie van de
overgang, leuke parcours, voorstelling van leiding verliep vlot, plezante
dansjes... Vanuit de VRKR is er een poging gedaan om meer ouders te betrekken
door het kraampje naast de GRL te zetten. Het blijft wel opvallend dat de ouders
de werking van de VRKR niet kennen en er is geen aansluiting tussen het bestuur
van de VRKR en de (nieuwe) ouders. Weet men door de naamgeving ‘vriendenkring’
niet aanpassen, want op deze manier dekt de naam de lading niet van onze
opdracht.
§ Ledenaantal: Er zijn 26 personen ingeschreven op de overgang,
waaronder 2 nieuwe leden. De aantallen blijven min of meer stabiel.
5. Manus - evaluatie
§ Communicatie is niet vlot verlopen, maar er zijn wissels geweest
bij de contactpersonen van Manus, dus dit valt te verklaren. Melissa
(contactpersoon vanuit de VRKR) blijft dit actief opvolgen.
§ De werken die Manus heeft geleverd op de Waasdonk en de Leon
Stampelaan zijn goed gedaan, de haag aan de Leon Stampelaan blijkt niet
gesnoeid te zijn. Communicatie met de werkploeg is niet zo eenvoudig.
§ Er is nog geen factuur ontvangen. Melissa communiceert dat de
werken op de Leon Stampelaan niet volledig zijn uitgevoerd (haag).
§ Piet vraagt een contactpersoon via de dienst die dat op zijn werk
komt regelen. Op basis hiervan bekijken of we de werking met Manus verder
zetten.
6. Subsidies: opvolging en
plaatsbezoek
§ Op 24/10 vindt er een plaatsbezoek plaats van Stad Antwerpen en
OCB om een screening te doen op asbest. Melissa vertegenwoordigt de VRKR ter
plaatse (attent maken op voorgevel en zijgevel i.c. materiaalkot en keuken –
nog verborgen plaatsen?).
7. Lentepoets 2020
§ Datum: 28 maart 2020
§ Werklijst
o Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen
(balk van 3.84m op 15 op 4)
o Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in
jonggiver- en giverlokaal)
o Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten
o Vloer Stamkot
o Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten
aangekocht worden)
o Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)
o Scheuren plakken en vullen
o Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat
besteld worden
o Bomen in stukken zagen: OK (hout
moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)
o Toiletdeur op Waasdonk (is eigenlijk binnendeur)
o Hek aan vliegveld deftig dichtmaken
o Dode boom aan Leon Stampelaan deels snoeien
o Ruit jonggiverlokaal
o Roosters aan ramen extra vastmaken
§ Leiding geeft aan dat ze actief betrokken willen worden bij het
klussen, niet enkel bij het poetsen.
8. Gebruik en verhuur lokalen & overdracht
§ Bezoek Gekkoo (Aaron Goos)
o Evaluatie
speelpleinwerking: In augustus
2019 heeft Gekkoo 3 weken gebruik gemaakt van de Waasdonk voor de
speelpleinwerking. Er zijn geen klachten vanuit onze groep m.b.t. de werking
van Gekkoo. Er zijn wel enkele kleine ‘incidentjes’ geweest van onze kant (bv.
leiding die ’s avonds op de Waasdonk gebruik heeft en deze niet ordelijk had
achtergelaten voor de volgende dag speelpleinwerking). Door de problemen met de
beerput (beerput kan overmatig gebruik van de lokalen niet aan) hebben we wel
extra kosten gehad voor ruiming. Als we verder samenwerken, vragen we aan
Gekkoo (i.s.m. Stad Antwerpen) om extra mobiele toiletten te voorzien.
Kleine puntjes: pijlen van Gekkoo moeten nog verwijderd worden, poortje
werd dichtgedaan en contactgegevens van aanwezige leiding waren niet
beschikbaar
Er moet nog een factuur opgesteld worden voor 190 euro voor het
gebruik van de lokalen, we vragen aan Karl om dit ASAP in orde te maken.
o Eventuele
toekomstige samenwerking: Aangezien er
nog werken zijn gepland in school Drakenhof (andere plek in de buurt waar
Gekkoo gebruik van maakt), vraagt Gekkoo of er opties zijn om de lokalen ook in
de toekomst (meer) te gebruiken. Voor de volledige 2 maanden zomervakantie is
het niet onmiddellijk een optie, aangezien we de Waasdonk ook nodig hebben voor
kampvoorbereiding en kampafbraak. Voor een periode zoals dit jaar zien we dit
toekomstgericht wel zitten, wel onder dezelfde voorwaarden als dit jaar, nl.
buren inlichten. Gekkoo neemt initiatief om de verdere samenwerking te regelen.
SAMENGEVAT
ð Gebruik voor enkel voor korte periode in zomervakantie (3 à 4
weken)
ð Zelfde voorwaarden: buren inlichten
ð Vraag aan Gekkoo: Gekkoo voorziet extra mobiele toiletten (als
problemen met beerput nog aanhouden)
ð Vraag aan 68 Sint-Maarten: Leiding houdt er rekening mee dat er
speelpleinwerking is en probeert gebruik van de lokalen te vermijden (of anders
toch geen ‘sporen’ achter te laten).
§ Op dit moment is er geen verhuur gepland.
9.
Werking Vriendenkring
§
Stand van zaken na vorige
vergadering: zie ook puntje ‘evaluatie overgang’
De GRL
probeert te polsen bij de net gestopte leiding om actief lid te worden van de
VRKR. Er moeten acties ondernomen worden om de kloof tussen VRKR en groep en
VRKR en ouders te verkleinen.
o
Andere naam?
o
Jonge mensen die dichter bij de
groep staan aantrekken?
o
VRKR laten voorstellen op de
ouderbezoeken?
o
Ouders die oud-leiding zijn en
dus de werking van de groep en de VRKR beter kennen betrekken?
o
Naast GRL ook enkele leiding
mee uitnodigen op de VRKR-vergadering zodat die kloof verkleint?
10.
Leefbaarheid
/ burenrelaties
§ Er zijn geen opmerkingen.
11. Varia
§ Luc vraagt aan de GRL om de vuilnisbakken buiten te zetten en het
glas weg te brengen.
§ Er is een ruit van het jonggiverlokaal kapot.
§ Er zijn extra putten gemaakt op het terrein, deze zijn nog niet
gevuld…
§ Kan de ‘Gele van den 68” op de website geplaatst worden? De GRL
zal hiervoor zorgen.
§ Volgende maand is er een bestuursvergadering, Jasser zorgt voor de
officiële uitnodiging. Minimum de helft van het bestuur moet aanwezig zijn.
§ Het UBO-register moet aangevuld worden, dit doen we best
aanvullend aan de bestuursverkiezingen.
Volgende vergadering: 14 november 2019 in het
Stamkot om 20u.15
GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2019-2020
|
Wat?
|
Wie?
|
Datum
|
Status
|
|
Opvolging meterstanden water
|
Jesse
|
09/05/2019
|
OK
|
|
C-sleutel voor Gekkoo vragen aan Kobe
|
Jesse
|
10/08/2019
|
OK
|
|
Rechten VRKR op website om verslag te posten
|
·
Jules informeert bij Jef
·
Piet
|
12/09/2019
|
OK
|
|
Accountgegevens voor subsidieaanvragen doorgeven aan Jesse
|
Anouk
|
12/09/2019
|
OK
|
|
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR
|
Elise & Lotte
|
12/09/2019
|
OK
|
|
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR
|
Elise & Lotte
|
10/10/2019
|
OK
|
|
Werking VRKR op agenda zitten
|
Jesse
|
10/10/2019
|
OK
|
|
Gaten in hek vliegveld repareren
|
GRL
|
10/10/2019
|
OK
|
|
Evaluatie groenonderhoud Manus
|
Melissa
|
10/10/2019
|
OK
|
