VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 12 september 2019

VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 12 september 2019

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jesse Dillen, Lodewijk Lefevre, Yordi Noyelle, Dries Trappeniers, Luc Van Dinter, Jasser Keustermans, Antoon Schreurs & Jef Putseys.

Verontschuldigd: Piet Wollaert, Tinne Barrea, Dirk De Keulenaer, Karl Herygers, Eli Dillen & Jos Declercq.

ACTIELIJST Wat?	Wie?		Datum		Status
Nieuw beugelslot voor kleine poort laten bestellen (via Kobe)		Jesse		10/10/2019
Profiel dak materiaalschuur nagaan		Jesse		12/09/2019
Gaten in hek vliegveld repareren		GRL		10/10/2019
Optie om te veranderen van hosting (wegens problemen hotmail-adressen)		GRL		10/10/2019
Onderzoek nivelleren van terrein Waasdonk		VRKR		10/10/2019
3 offertes opvragen ivm rioleringswerken		Antoon & Lodewijk		10/10/2019
Betaling Gekkoo opvolgen (gebruik lokalen aug. ’19)		Karl		10/10/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR		Elise & Lotte		10/10/2019
Evaluatie groenonderhoud Manus		Melissa		10/10/2019
Overlopen werking VRKR voor nieuwe GRL-ploeg agenderen		Jesse		10/10/2019
Werking VRKR op agenda zitten		Jesse		10/10/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering		Jesse		14/11/2019
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD		12/12/2019		Bezig
Gebruik afvalzakken restafval monitoren (ifv aankoop nieuwe bak)		GRL		12/12/2019

1. Goedkeuring verslag VRKR 20/06/2019

Verslag wordt goedgekeurd.

2. Opvolgpunten (zie actielijst)

§ Verslagen VRKR: De verslagen van de VRKR staan vanaf nu weer op de website van de scoutsgroep (via omweg blog VRKR – Piet Wollaert).

§ Accountgegevens subsidieaanvragen: Anouk heeft deze doorgegeven aan Jesse, er is nu een account voor de VRKR, alleen het rekeningnummer moet hieraan nog gekoppeld worden. De GRL maakt nog een eigen account aan om ook zelf subsidieaanvragen te kunnen indienen.

3. Subsidies

§ Bezoek mbt asbestwerken: Op dinsdag 10/09/2019 is er een bezoek geweest van de Stad Antwerpen (Bjorn). Hij bevestigt de urgentie van

het dossier. Er is op dit moment een samenwerking tussen de Stad Antwerpen en AG Vespa om een asbestscan te doen van alle lokalen van AG Vespa. Er zal dus op korte termijn opnieuw een bezoek plaatsvinden in bijzijn van AG Vespa die dan ineens een scan doen van het gehele lokaal. AG Vespa zou de kosten voor deze hele onderneming moeten dragen. Aangezien het over jeugdlokalen gaat, zijn deze dossiers prioritair. Het dossier valt dus niet meer onder de subsidieregeling.

§ Subsidies ivm dakwerken: De geplande dakwerken (zie dossier vorig scoutsjaar) die beloofd waren in 2020 zullen waarschijnlijk ook helemaal opgenomen worden door AG Vespa. Er is een nieuwe regeling dat de structurele werken vanaf heden volledig moeten gedragen worden door AG Vespa.

§ Riolering: We zijn verplicht om ons aan te sluiten op de riolering, dit is niet zo eenvoudig wegens de afstand tussen de lokalen en de riolering. Ook hier zouden de stadsdiensten hun verantwoordelijkheid moeten opnemen, Bjorn laat dit checken. Er zou ook al een actie ondernomen worden om de rioleringen van de stadslokalen te reinigen tot aan de septische put. Dit is bij ons niet het geval. We zouden dit dossier in een subsidieaanvraag kunnen gieten. Er wordt geopperd om te bekijken of we een ruimere betonnen septische put en een waterput kunnen steken.

§ Stavaza: Als we groen licht krijgen van de Stad Antwerpen (Bjorn) kunnen we de subsidieaanvraag voor de asbestwerken laten annuleren en een nieuwe subsidieaanvraag indienen ivm de riolering (kalenderjaar 2019). We kunnen dus al wel starten met het opvragen van 3 offertes om deze actie uit te voeren (offerte voor betonnen septische put en aansluiting op de riolering via een pomp).

4. Eetslag Soirée Belge – 19 oktober 2019

Schriftelijke input van werkgroep ‘Eetslag’:

§ Eind augustus hebben we een oefenavond gedaan voor 15 personen om ons recept uit te testen qua smaak en hoeveelheden. Nu weten we ook ineens de kostprijs per portie! (Voorlopige) begroting is gemaakt.

§ Vorige week ben ik nog eens gaan kijken naar de zaal om te zien wat er allemaal voorhanden is qua kookmateriaal en borden/bestek. We zijn nog op zoek naar kleine kommetjes (diameter max. 10cm) voor het dessert en kommen/diepe borden voor de soep. Er zijn er geen/niet genoeg op de Waasdonk. Iemand ideeën? Anders huren we het.

§ We hebben de zaal Impeesa al vanaf vrijdag 18/10 overdag, heel handig dus!

§ Materiaal bij de stad is besteld: vooral extra stoelen en tafels want de zaal heeft er misschien niet genoeg. Levering is vrijdag 18/10.

§ Kunnen jullie een prikkelende speech doen op de overgang en zo mensen overtuigen om te komen eten?

§ Kunnen jullie ook helpende handen ronselen? Ik heb borden en (ecologische gerecycleerde) flyers besteld.

§ Helpende handen nodig op:

o vrijdag 18/10 voor te koken

o zaterdag 19/10 voor de zaal klaar te zetten, te koken, barshift, (opdienen,) keuken

o we vragen sowieso ook leiding dus daar hoef je niet op de focussen 😉😉

§ Menu: soep à volonté, 1 portie (veggie) stoofvlees + (witloof)slaatje + frieten à volonté aan €16; dessert aan €4; kids €10

§ Inschrijven kan vanaf de overgang op www.68sintmaarten.be --> inschrijvingen --> soirée belge

§ Vraag voor (groeps)leiding: We zoeken nog veel helpende handen (en eters). We vragen hierbij een actieve inzet van de leiding om ouders hiervoor te engageren op de overgang. We hebben wel een concrete shiftenlijst nodig, anders is het niet evident voor ouders om iets op te nemen. Jesse informeert bij Elise.

§ Het organiserend comité kan ook met de GRL contact opnemen om na de eerstvolgende vergaderingen nog aanwezig te zijn op de Waasdonk om ouders te ronselen.

§ Volgende vergadering verwachten we het organiserend comité van de eetslag op de VRKR-vergadering voor een laatste stand van zaken.

5. Lentepoets 2020

§ Datum: 28 maart 2020

§ Werklijst o Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen (balk van 3.84m op 15 op 4)

o Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in jonggiver- en giverlokaal)

o Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten

o Vloer Stamkot

o Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o Scheuren plakken en vullen

o Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat besteld worden

o Bomen in stukken zagen: OK (hout moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)

o Toiletdeur op Waasdonk (is eigenlijk binnendeur)

§ Leiding geeft aan dat ze actief betrokken willen worden bij het klussen, niet enkel bij het poetsen.

6. Overgang – deel VRKR

§ Kraampje: We zetten dit jaar ons kraampje naast het kraampje van de GRL, hier passeren alle ouders. We zullen ook de shiftenlijst van de eetslag hier organiseren.

§ Inschrijvingen VRKR: Dit kan opnieuw gebeuren in het kraampje van de VRKR, we voorzien jenever en limoncello.

§ Voorstelling VRKR: Dit heeft weinig meerwaarde, we vragen aan de GRL dat zij tijdens hun speech uitdrukkelijk de nadruk willen leggen op de werking, op de eetslag en de lentepoets. Nadien kunnen ouders verwezen worden naar het kraampje.

§ Lidkaarten en ledenlijst: worden meegebracht door de secretaris.

§ Overgang start om 13u., de VRKR spreekt af om 12u.45. De VRKR wordt vertegenwoordigd door Jesse en Jasser. De volgende personen zijn alvast verontschuldigd: Karl, Dirk, Piet, Lodewijk & Melissa.

7. Gebruik en verhuur lokalen & overdracht

§ Evaluatie gebruik lokalen door Gekkoo (augustus 2019): De periode is vlot verlopen. Kleine probleempjes: Er is blijkbaar wel wat klein werkmateriaal verdwenen, het blijft een mysterie hoe dit gekomen is. Bij de start waren de vuilbakken nog heel vol en was er een vuile koelkast. Er is geen reactie geweest van de buren tijdens dit gebruik. We evalueren deze werking als positief. We kunnen nog steeds gebruik maken van de gunsttarieven om bij Gekkoo materiaal te huren. We moeten nog wel controleren of ze de bijdrage in huur betalen.

§ Nieuwe ploeg die gebruik en verhuur van lokalen overneemt van Jesse en Eli: Antoon, Stan, Jules, Cas & Kobe

§ Overdracht: Er moet nog een nieuwe bankkaart aangevraagd worden, alle andere zaken zijn al overgedragen. We bedanken Jesse en Eli uitdrukkelijk voor hun inzet de afgelopen jaren!

§ Volgende activiteiten: o Feestje Luka en Kaat: 21 september 2019

o Feestje Paté: 6 oktober 2019

o Gebruik Tom Kips: mei 2020

§ Gebruik lokalen door leiding: Ploeg verhuur vraagt een waarborg van 50 euro, zodat de leiding ook een zekere verantwoordelijkheid draagt tijdens deze activiteiten.

8. Leefbaarheid / burenrelaties

§ Er zijn geen opmerkingen, er was enkel wat bezorgdheid bij een buurvrouw over de Gekkoo-werking, maar tijdens het gebruik hebben we hier geen opmerkingen over gehad.

9. Varia

§ Website & mailing via Scoutnet: Er zijn problemen met hotmail-adressen, de informatie komt niet meer aan, want ze worden standaard geblokkeerd. We vragen aan de GRL om te onderzoeken of we niet van hosting moeten veranderen.

§ Muur jonggiverlokaal: Een achtermuur van het jonggiverlokaal staat bol, dit moet wel een beetje opgevolgd worden, maar is niet erg, aangezien het over een gebouw in een gebouw gaat.

§ Tussendeuren welpen- en pionierslokaal: De leiding zou deze deuren, in samenwerking met de leden, willen beschilderen. De GRL bewaakt dat dit degelijk verloopt.

§ WC-pot op Waasdonk: Er was een WC-pot kapot, Luc heeft nog een reserve-exemplaar en zal deze eerstdaags naar de Waasdonk brengen.

§ Ruimen beerput Waasdonk: De beerput is net geruimd geweest aangezien de put aan het overlopen was, kostprijs was 290 euro.

§ Restafval: Er worden zeer veel zakken gekocht, we moeten dit opvolgen, want misschien is het voordeliger om een extra bak en sticker aan te kopen. De GRL volgt dit op.

§ Lodewijk meldt al dat hij zijn mandaat in de VRKR in november niet zal verlengen.

§ Werking VRKR: We stellen nogmaals de huidige werking van de VRKR in vraag. Er wordt nog wel wat verzet, maar we merken dat de samenstelling grotendeels bestaat uit oud-groepsleiding. De doelgroep – ouders – kunnen we blijkbaar echt niet bereiken. Ook de recent gestopte GRL-/leidingsploeg engageert zich niet meer voor de VRKR. Dit werkt niet stimulerend voor de huidige ploeg. We zouden graag een jonge ploeg zien, die dichter bij het scoutsgebeuren staat. We vragen aan de GRL om nog eens actief de recent gestopte leiding te informeren over de werking en te vragen of ze actief lid willen worden. Op de overgang kunnen we ook met elkaar in contact treden. Werking van de VRKR zal een vast agendapunt worden.

§ Groenonderhoud: Op 13/09 komt Manus een eerste keer het groenonderhoud van de Waasdonk en Leon Stampelaan voor hun rekening nemen. De GRL ontvangt de ploeg. We evalueren de volgende vergadering de werking.

Volgende vergadering: 10 oktober 2019 in het Stamkot om 20u.15