VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 20 juni 2019

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jesse Dillen, Antoon Schreurs, Yordi Noyelle, Dries Trappeniers, Luc Van Dinter, Piet Wollaert, Jules Van den Bergh, Anouk Deceulaer & Dirk De Keulenaer.

Verontschuldigd: Tinne Barrea, Lodewijk Lefevre, Jasser Keustermans, Karl Herygers, Eli Dillen, Yvonne Knevels & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Opvolging meterstanden water	Jesse	09/05/2019	Bezig
C-sleutel voor Gekkoo vragen aan Kobe	Jesse	10/08/2019
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken. Links naar blog VRKR bezorgen aan Melissa	·         Jules informeert bij Jef ·         Piet	12/09/2019	Bezig
Accountgegevens voor subsidieaanvragen doorgeven aan Jesse	Anouk	12/09/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR	Elise & Lotte	12/09/2019
Slot kleine poort laten herstellen (via Kobe)	Jesse	12/09/2019
Profiel dak materiaalschuur nagaan	Jesse	12/09/2019
Gaten in hek vliegveld repareren	GRL	12/09/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019
Onderzoek nivelleren van terrein Waasdonk	VRKR	14/11/2019
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	12/12/2019	Bezig

1.    Goedkeuring verslag VRKR 09/05/2019

Verslag wordt goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Groenonderhoud: Er zijn geen subsidies mogelijk, Melissa informeert verder om een afspraak begin september te regelen.

§  Aanhangwagen: Antoon heeft alles aan de aanhangwagen gerepareerd, waarvoor dank.

§  Verslagen op de website: Nog steeds niet in orde… We bekijken of we kunnen linken naar de blogpagina van de VRKR. Piet bezorgt de links aan Melissa.

§  Lokaal jins: Er is volgend jaar nog geen aparte jintak, dus we hebben geen extra lokaal nodig.

§  Waterstand kapoenenlokaal dd. 20/06: 0134,605, verbruik tussen april en mei was heel hoog, verbruik tussen mei en juni is normaal, we volgen dit nog wel even verder op.

3.  Subsidies

§  Nieuws over de aanvraag: Er is een ontvangstbewijs verstuurd, aanvraag wordt nu gecontroleerd op volledigheid. We zouden deze werken willen afronden voor eind 2019. Anouk geeft de accountgegevens door aan Jesse, zodat we dit dossier kunnen opvolgen.

4.  Inschrijvingsgeld 2019-2020 – Concrete acties

§  De afspraken die vorige vergadering gemaakt zijn, worden uitgerold.

§  We duiden goed waarvoor het inschrijvingsgeld dat we vragen gebruikt wordt. De grl neemt onderstaand stukje over in de brief.

§  3/4 van dit bedrag gaat naar de algemene werking van Scouts en Gidsen Vlaanderen en 1/4 is voor werking van de scoutsgroep. Dit omvat algemene werkingsmiddelen, verzekering, gebruik en onderhoud lokalen, nutsvoorzieningen e.d. Wie hierover meer vragen heeft, kan contact opnemen met de groepsleiding.

§  Er moet nog een stukje ingevoegd worden m.b.t. GDPR (nog op te stellen).

5.  Update Soirée Belge – scoutsjaar 2019-2020

§  De Soirée Belge gaat door op 19 oktober 2019 in zaal Impeesa. Op de overgang zal men helpende handen zoeken. Voor de overgang wil men al communiceren via mail en/of website om de avond onder de aandacht te brengen. Men is nu ook in overleg met een scoutsgroep die dit eerder heeft georganiseerd. In september volgt een update.

6.  Klusjesdag 2020

§  Afspreken om balk materiaalschuur te bekijken: dit kan misschien gebeuren tijdens de kampperiode, omdat er dan meer ruimte is. Jesse en Dirk zijn alvast kandidaat.

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen (balk van 3.84m op 15 op 4)

o    Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in jonggiver- en giverlokaal)

o    Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

o    Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat besteld worden

o    Bomen in stukken zagen: OK (hout moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)

.

7.  Gebruik en verhuur lokalen

§   Aanvraag voor 20 juli, Hanne van der Veken: Deze activiteit is bevestigd.

§  Gekkoo: 12 – 30 augustus

o    Rondvraag was oké zonder reacties tot dusver.

o    Regels en afspraken zijn overlopen (vuilbakken, lokalen met C-sleutel, contactpersoon – dit is Jesse voor onze scoutsgroep)

o    Financiële vergoeding i.p.v. spelmateriaal

o    Verzekeringsattest van Gekkoo moet nog bezorgd worden.

o    Folders voor speelpleinwerking werden op de Waasdonk gebust.

o    We zijn officieel partner, dus we kunnen spelmateriaal aan voordelige prijzen huren.

o    Jesse vraagt een extra sleutel via Kobe.

8.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Buurman van de Waasdonk heeft gemeld dat er weer regelmatig afval ligt in zijn tuin. Dit is al besproken met leiding en leden.

9.  Varia

§  Fiscale attesten voor kampen: De grl vraagt jaarlijks na wie een fiscaal attest nodig heeft. Het is misschien efficiënter om deze standaard te bezorgen. Daarnaast is het ook zinvol om ouders attent te maken op extra financiële tegemoetkoming (bv. via ziekenfonds). Deze uitleg zou best digitaal beschikbaar gesteld worden via de website. De grl bekijkt dit verder.

§  Afrekening nutsvoorzieningen (gas & elektriciteit): Deze vallen binnen de normen. Er wordt zeer weinig gas gebruikt in het kapoenenlokaal, misschien kunnen in dit lokaal de waakvlammen wel blijven branden.

§  Slot kleine poort Waasdonk: Dit was stuk, maar Luc heeft er een nieuw slot gestoken, waarvoor dank. Het kapotte slot zou bij Kobe moeten geraken om dit te repareren (als reserveslot). Jesse informeert bij Kobe.

§  Bij gebruik lokalen door leiding zijn er enkele buizen kapot gegaan. Luc heeft dit bekeken.

§  Dak van materiaalschuur is met storm kapot gewaaid, momenteel lekt het binnen. Er is een scheur in de plaat, maar we kunnen niet meer terecht bij de leverancier van vorige keer. We gaan verder op zoek naar een nieuwe plaat met een gepast profiel. Jesse zoekt juiste maat.

§  Draad aan vliegveld: Er zijn op dit moment verschillende gaten in het hek aan het vliegveld, deze zouden hersteld moeten worden.

§  Kan er onderzocht worden of we het terrein op de Waasdonk kunnen nivelleren? We kunnen dit wel eens onderzoeken en prijs vragen.

§  Koeltoog: Beschikt de scouts over een koeltoog die gehuurd zou kunnen worden? Dit kan geregeld worden via materiaalkot.

§  Communicatie blijft een aandachtspunt, activiteiten van de groep zouden best ook gecommuniceerd worden aan de Stam en de Vriendenkring.

Volgende vergadering: 12 september 2019 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2018-2019

Wat?	Wie?	Datum	Status
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	OK
Dakwerken §  subsidieaanvraag indienen	Jesse (via GRL)	ASAP	OK
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018	OK
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP	OK
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018	OK
Grote poort recht zetten/stabiliseren	Lentepoets	17/05/2018	OK
Klink deur aan keuken repareren: Luc heeft dit gefixt!	Dries	11/10/2018	OK
Afscheid Jos §  cadeau voorzien §  Jos uitnodigen §  lidkaart maken	Jesse, Kobe & Lotte Jesse Jasser	16/09/2018	OK
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018	/
Reparatie aanhangwagen §  Neuswiel	§	21/10/2017	OK
Dakwerken §  contact met Daktro om dakwerken in te plannen	Jesse	30/06/2018	Bezig
Agenderen bespreking financiën geledingen van de groep VRKR + spaarrekening: Karl Stamkot: Jesse Groep + takkassen: GRL Materiaalkot: GRL Aantal inschrijvingen: GRL	Jesse	13/12/2018	OK
Opties voor financiële actie VRKR agenderen	Jesse	13/12/2018	OK
Sleutelplan update (vnl. VRKR)	Kobe (Jesse informeert)	11/10/2018	OK
Informeren bij de Zonnebloemen om snoeiwerk over te nemen Eventueel ook bij Tirolerhof? Eventueel de leiding?	Lotte (Jesse  informeert)	11/10/2018	OK
Antoon contacteren met de vraag om vorstverantwoordelijke te worden	Jesse	15/11/2018	OK
Container aanvragen voor lentepoets	Jules	13/12/2018	OK
Leiding attent maken op veiligheid: Deuren sluiten Lichten uitdoen Brand- en CO-melders laten hangen of batterijen vervangen	GRL	13/12/2018	OK
CO-melder hangen in stamkot	Jesse	13/12/2018	OK
Regels drankkot respecteren	GRL (en leiding)	10/01/2019	OK
Bakje schakelaar op Waasdonk herstellen	Luc	10/01/2019	OK
VRKR informeren m.b.t. organisatie kaas- en wijnavond	GRL (+ Lies en Merel)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling vragen districtsraad en jeugdraad ivm subsidies dakwerken	GRL	13/12/2018	OK
Nieuwe richtlijnen subsidies	Jesse	10/01/2019	OK
Lamp met bewegingssensor nakijken en herstellen §  Drie lampen met sensor worden nagekeken door Luc. §  1 van de stralers naar luchthaven ook met sensor uitrusten	Luc	11/10/2018	OK
Groenonderhoud ’t Pleintje Stad Antwerpen	Karl Jesse	10/01/2019	OK OK
Update ledenlijsten van de groep (leden die niet betalen worden geschrapt)	GRL	10/01/2019	OK
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR: 3290 euro	Eline	10/01/2019	OK
Leeggoed verwijderen van lokaal	Kobe (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Verdwenen blusapparaat: waar staat dit?	Jesse (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling organisatie WG geldactiviteit	Jasser	14/02/2019	OK
Informeren bij Scouts en Gidsen Vlaanderen naar uitbreiding van brandverzekering voor de lokalen	Piet	14/02/2019	OK
Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: verwachtingen groep navragen	Jesse	14/02/2019	OK
Bestelling wijn	WG Geldactiviteit	08/03/2019	OK
Draaiboek kaas- en wijnavond presenteren afh. van inschrijvingen	Jesse	14/03/2019	OK
Lidkaart VRKR Luc VD bezorgen	Jasser	14/02/2019	OK
Afvalstickers bestellen	GRL	14/03/2019	OK
Lentepoets Reclame op Facebook Inschrijflink	Jasser (via Jesse) Melissa	14/03/2019	OK
Stoof aan welpenlokaal herstellen (afvoer)	Jesse	14/03/2019	OK
Groenonderhoud: Manus	Melissa	14/03/2019	OK
Account subsidieaanvraag voor VRKR aanvragen	Anouk (GRL)	14/03/2019	OK
Subsidieaanvraag asbestwerken indienen	Anouk (GRL)	14/03/2019	Bezig
Communicatie met jeugddienst en Gekkoo ivm gebruik Waasdonk voor speelpleinwerking (impactmeting buurt)	Jesse	11/04/2019	OK
Terugkoppeling offerte Manus	Melissa	11/04/2019	OK
Asbestwerken §  contact met aannemer opvolgen + offerte laten opmaken §  contact met materiaalploeg §  navragen bij Lodewijk naar offertes (of acties daaromtrent)	Karl Karl Jesse	14/02/2019 13/09/2018 14/02/2019	OK OK OK
Sticker op afvalcontainer kleven	Anouk	14/04/2019	OK
Rekening Daktro terugbetalen aan VRKR: geld kaas- en wijnavond doorstorten aan VRKR	GRL	09/05/2019	OK
Asbestwerken: subsidieaanvraag indienen	Anouk & Jesse	09/05/2019	OK
Groenonderhoud: offerte laten aanpassen en goedkeuren	Melissa	09/05/2019	OK
Groenonderhoud: subsidieaanvraag mogelijk?	Jesse	09/05/2019	OK
Reparatie aanhangwagen §  lamp aan zijkant? §  horizontale bar?	Antoon	13/06/2019	OK
Lokalen jins: Er is dit jaar nog geen eigen jintak, dus er moet geen extra lokaal voorzien worden. Volgend jaar?	VRKR & GRL	13/06/2019	OK
Actieplan inschrijvingsgeld transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt extra: werking van VRKR toelichten ledenlijsten updaten (leden worden automatisch opnieuw aangesloten – geen inschrijvingsgeld = lidmaatschap stoppen, want anders kost dit ons lidgeld dat we moeten doorstorten naar Scouts en gidsen Vlaanderen) voorstel: nulpunt bepalen voor rekeningen (start nieuwe GRL-ploeg) Voorbeeld brief ivm inschrijvingsgeld opstellen	VRKR & GRL GRL	13/06/2019	OK