VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 9 mei 2019

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Tinne Barrea, Antoon Schreurs, Yordi Noyelle, Dries Trappeniers, Luc Van Dinter, Piet Wollaert (voor punt 1), Jules Van den Bergh & Dirk De Keulenaer.

Sabine Lefever (Jeugddienst Stad Antwerpen) en Koen Huybrechts (Gekkoo vzw - speelpleinverantwoordelijke) – voor punt 1

Verontschuldigd: Jesse Dillen, Lodewijk Lefevre, Jasser Keustermans, Karl Herygers, Eli Dillen, Yvonne Knevels & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Groenonderhoud: subsidieaanvraag mogelijk?	Jesse	09/05/2019	Bezig
Opvolging meterstanden water	Jesse	09/05/2019	Bezig
Reparatie aanhangwagen §  lamp aan zijkant? §  horizontale bar?	Antoon	13/06/2019	Bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jules informeert bij Jef	13/06/2019	Bezig
Actieplan inschrijvingsgeld transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt extra: werking van VRKR toelichten ledenlijsten updaten (leden worden automatisch opnieuw aangesloten – geen inschrijvingsgeld = lidmaatschap stoppen, want anders kost dit ons lidgeld dat we moeten doorstorten naar Scouts en gidsen Vlaanderen) voorstel: nulpunt bepalen voor rekeningen (start nieuwe GRL-ploeg) Voorbeeld brief ivm inschrijvingsgeld opstellen	VRKR & GRL GRL	13/06/2019	Bezig
Lokalen jins: Er is dit jaar nog geen eigen jintak, dus er moet geen extra lokaal voorzien worden. Volgend jaar?	VRKR & GRL	13/06/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR	Elise & Lotte	13/06/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	12/12/2019	Bezig

1.    Overleg met Gekkoo i.v.m. gebruik terrein voor speelpleinwerking (augustus 2019)

§  Koen Huybrechts stelt de speelpleinwerking van Gekkoo voor. Men organiseert op 12 plaatsen speelpleinwerking. Door werken in school Drakenhof zoekt men een uitweg, nl. het terrein op de Waasdonk (met uitwijkmogelijkheden naar Fort Borsbeek en/of Boekenbergpark).

o    Concrete vraag: gebruik vanaf 12 augustus 2019 (3 weken in de zomervakantie)

o    Groep van +/- 50 kinderen met animatorenploeg van 5 à 8 personen (er is min. 1 hoofdanimator aanwezig, dit is dezelfde persoon per week)

o    Start vanaf 08.00, einde 18.00

§  Gekkoo wil zich engageren om de overlast voor de buren te beperken (bv. richtlijnen ivm geluidsoverlast, materiaal over de haag e.d.). Ze erkennen dat de goede samenwerking die er momenteel is tussen de scoutsgroep en de buurt bewaakt moet worden. Daarbij is een goede informatiedoorstroming/communicatie belangrijk. Men wil ook duidelijke communicatiekanalen communiceren vanuit Gekkoo naar de buren toe, zodat de scoutsgroep er tussenuit blijft (dit zal via een brief gebeuren voor de buren). We stellen voor om de naaste buren persoonlijk te contacteren en niet enkel via een brief. Een extra seintje aan de wijkwerking/buurtbemiddeling kan ook al helpen, zodat ze ook al op de hoogte zijn van de speelpleinwerking. De communicatie zal gebeuren tussen nu en eind juni.

§  Verzekering: Aangezien we een concessieovereenkomst hebben met de Stad Antwerpen, zijn we zelf verantwoordelijk voor de verzekering van de gebouwen. Dit is in orde voor de scoutsgroep, maar geldt niet als de lokalen gebruikt worden door derden. Gekkoo heeft een verzekering zodat alle gebouwen die men gebruikt onmiddellijk onder deze verzekering vallen. Men zal hiervoor nog een bewijs afleveren.

§  Vergoeding: Men voorziet een onkostenvergoeding voor het gebruik van de lokalen (o.a. voor water en elektriciteit – we stellen de meterstanden voor gebruik vast). Per week geeft men een vergoeding van 50 à 100 euro per week (kan ook in cheques voor bv. gebruik springkastelen, spelmateriaal van Gekkoo door de scoutsgroep). We krijgen 3 voorstellen wat betreft vergoeding vanuit de coördinatie van Gekkoo.

§  Verwachtingen: Men heeft 1 binnenplaats nodig om te eten, 1 binnenplaats om te spelen en de buitenruimte om te spelen. Men heeft eigen materiaal. Mogelijks is er nog materiaal van de kampen (bv. tenten die liggen te drogen), maar hier kunnen afspraken rond gemaakt worden (bv. deel terrein afzetten, dag opruim door materiaalmeester = dag op Fort spelen). Bij regenweer op de kampen hebben we wel al onze ruimte nodig om materiaal te drogen, Gekkoo engageert zich om in dat geval mee te zoeken naar oplossingen (bv. tenten naar externe locaties brengen). Dit kan mee opgenomen worden in de afsprakennota/overeenkomst tussen beide partijen. Er zijn maar 3 toiletten aanwezig op het terrein. De keuken heeft men niet nodig, de kinderen nemen eigen boterhammen mee. De speelpleinwerking is zelf verantwoordelijk voor afvalophaling en poets van de lokalen.

§  Gekkoo communiceert uiterlijk voor 13 juni verder via Jesse Dillen (m.b.t. voorbeeld overeenkomst, vergoeding e.d.).

§  Belangrijke communicatie naar leiding en Luc (als groenbeheerder): lokalen/terrein kunnen in de 3 laatste weken van augustus niet gebruikt worden.

2.    Goedkeuring verslag VRKR 11/04/2019

Verslag wordt goedgekeurd.

3.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Digitalisering elektriciteitsschema’s: Luc engageert zich om dit dit kalenderjaar nog af te werken.

§  Aanhangwagen: De materiaalmeesters zijn er mee bezig, Antoon engageert zich om deze taak over te nemen tegen volgende maand.

§  Verslagen op de website: Dit zou tegen volgende maand in orde moeten zijn, Jules informeert nog extra bij Jef.

§  Sticker afvalcontainers: De betaling is ondertussen in orde, de stickers zouden weldra geleverd moeten zijn en de GRL zal deze stickers op de containers kleven.

§  Subsidieaanvraag asbestwerken: De infrastructuursubsidies zijn ingediend.

§  Waterstand kapoenenlokaal dd. 09/05: 0134

4.  Subsidies

§  Offertes asbestwerken: zie actielijst

5.  Inschrijvingsgeld 2019-2020 - Overlopen waar we rekening mee houden om 13/06 knopen door te hakken. Nieuwe GRL al betrekken?

§  Brief m.b.t. inschrijvingen 2019-2020 zou verspreid worden op de kampinfoavond (eind juni).

§  Inschrijvingsgeld 2018-2019: 42 euro waarvan 37 euro naar Scouts en Gidsen Vlaanderen gaat, het bedrag dat de groep overhoudt voor de werking is dus zeer beperkt.

§  Naast het inschrijvingsgeld wordt er ook nog 10 euro per gezin gevraagd dat 100% dient voor de algemene werking van de Vriendenkring (o.a. voor nutsvoorzieningen, maar ook voor materiaal). Voorstel is om dit niet langer per gezin te vragen, maar per kind (dit maakt het administratief eenvoudiger).

§  Conclusie: we vragen volgend scoutsjaar 50 euro per kind

o    37 euro voor Scouts en Gidsen Vlaanderen

o    7 euro voor Vriendenkring

o    6 euro voor groep

§  In de communicatie zullen we expliciet communiceren dat er 37 euro voor Scouts en Gidsen Vlaanderen gaat en 13 euro is voor de werking van de scoutsgroep.

§  De GRL zal een voorstel van brief m.b.t. inschrijvingsgeld opstellen en dit al rondsturen naar het bestuur. Op 13 juni zal de brief verfijnd worden tijdens de vergadering (bv. luikje werking VRKR).

§  De GRL denkt na over een formulier via welke weg ouders kunnen laten weten dat ze hun kind herinschrijven (met link betaling), dit om inschrijvingen van kinderen die niet meer komen te vermijden. Men vraagt om de inschrijvingen in orde te maken tegen 5 september 2019.

6.  Lentepoets 2019

§  Afspreken om balk materiaalschuur te bekijken: verdaagd naar volgende vergadering

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen (balk van 3.84m op 15 op 4)

o    Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in jonggiver- en giverlokaal)

o    Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

o    Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat besteld worden

o    Bomen in stukken zagen: OK (hout moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)

.

7.  Gebruik en verhuur lokalen

§  29/06 - externe aanvraag

§   Aanvraag voor 20 juli, Hanne van der Veken: Er ligt nog veel materiaal voor de kampen klaar, mits goede communicatie kan dit materiaal geplaatst worden in het jogi-lokaal en kan het welpen-/pionierlokaal gehuurd worden.

8.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen opmerkingen.

9.  Varia

§  Luc heeft de boiler hersteld, waarvoor dank!

§  Luc geeft een pluim voor de orde en netheid in het materiaalkot.

§  De boom aan het kapoenenlokaal is dood, we moeten naar een oplossing zoeken om deze boom te verwijderen.

§  Er zijn heel wat putten op het veld, dit zorgt voor problemen tijdens het afrijden van het grasveld. Luc doet een oproep om geen putten te maken in het veld op de plaatsen waar men komt met de grasmaaier.

§  Voor het gebouw staat al terug afval (een maand na de lentepoets!), dit is jammer.

Volgende vergadering: 13 juni 2019 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2018-2019

Wat?	Wie?	Datum	Status
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	OK
Dakwerken §  subsidieaanvraag indienen	Jesse (via GRL)	ASAP	OK
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018	OK
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP	OK
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018	OK
Grote poort recht zetten/stabiliseren	Lentepoets	17/05/2018	OK
Klink deur aan keuken repareren: Luc heeft dit gefixt!	Dries	11/10/2018	OK
Afscheid Jos §  cadeau voorzien §  Jos uitnodigen §  lidkaart maken	Jesse, Kobe & Lotte Jesse Jasser	16/09/2018	OK
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018	/
Reparatie aanhangwagen §  Neuswiel	§	21/10/2017	OK
Dakwerken §  contact met Daktro om dakwerken in te plannen	Jesse	30/06/2018	Bezig
Agenderen bespreking financiën geledingen van de groep VRKR + spaarrekening: Karl Stamkot: Jesse Groep + takkassen: GRL Materiaalkot: GRL Aantal inschrijvingen: GRL	Jesse	13/12/2018	OK
Opties voor financiële actie VRKR agenderen	Jesse	13/12/2018	OK
Sleutelplan update (vnl. VRKR)	Kobe (Jesse informeert)	11/10/2018	OK
Informeren bij de Zonnebloemen om snoeiwerk over te nemen Eventueel ook bij Tirolerhof? Eventueel de leiding?	Lotte (Jesse  informeert)	11/10/2018	OK
Antoon contacteren met de vraag om vorstverantwoordelijke te worden	Jesse	15/11/2018	OK
Container aanvragen voor lentepoets	Jules	13/12/2018	OK
Leiding attent maken op veiligheid: Deuren sluiten Lichten uitdoen Brand- en CO-melders laten hangen of batterijen vervangen	GRL	13/12/2018	OK
CO-melder hangen in stamkot	Jesse	13/12/2018	OK
Regels drankkot respecteren	GRL (en leiding)	10/01/2019	OK
Bakje schakelaar op Waasdonk herstellen	Luc	10/01/2019	OK
VRKR informeren m.b.t. organisatie kaas- en wijnavond	GRL (+ Lies en Merel)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling vragen districtsraad en jeugdraad ivm subsidies dakwerken	GRL	13/12/2018	OK
Nieuwe richtlijnen subsidies	Jesse	10/01/2019	OK
Lamp met bewegingssensor nakijken en herstellen §  Drie lampen met sensor worden nagekeken door Luc. §  1 van de stralers naar luchthaven ook met sensor uitrusten	Luc	11/10/2018	OK
Groenonderhoud ’t Pleintje Stad Antwerpen	Karl Jesse	10/01/2019	OK OK
Update ledenlijsten van de groep (leden die niet betalen worden geschrapt)	GRL	10/01/2019	OK
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR: 3290 euro	Eline	10/01/2019	OK
Leeggoed verwijderen van lokaal	Kobe (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Verdwenen blusapparaat: waar staat dit?	Jesse (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling organisatie WG geldactiviteit	Jasser	14/02/2019	OK
Informeren bij Scouts en Gidsen Vlaanderen naar uitbreiding van brandverzekering voor de lokalen	Piet	14/02/2019	OK
Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: verwachtingen groep navragen	Jesse	14/02/2019	OK
Bestelling wijn	WG Geldactiviteit	08/03/2019	OK
Draaiboek kaas- en wijnavond presenteren afh. van inschrijvingen	Jesse	14/03/2019	OK
Lidkaart VRKR Luc VD bezorgen	Jasser	14/02/2019	OK
Afvalstickers bestellen	GRL	14/03/2019	OK
Lentepoets Reclame op Facebook Inschrijflink	Jasser (via Jesse) Melissa	14/03/2019	OK
Stoof aan welpenlokaal herstellen (afvoer)	Jesse	14/03/2019	OK
Groenonderhoud: Manus	Melissa	14/03/2019	OK
Account subsidieaanvraag voor VRKR aanvragen	Anouk (GRL)	14/03/2019	OK
Subsidieaanvraag asbestwerken indienen	Anouk (GRL)	14/03/2019	Bezig
Communicatie met jeugddienst en Gekkoo ivm gebruik Waasdonk voor speelpleinwerking (impactmeting buurt)	Jesse	11/04/2019	OK
Terugkoppeling offerte Manus	Melissa	11/04/2019	OK
Asbestwerken §  contact met aannemer opvolgen + offerte laten opmaken §  contact met materiaalploeg §  navragen bij Lodewijk naar offertes (of acties daaromtrent)	Karl Karl Jesse	14/02/2019 13/09/2018 14/02/2019	OK OK OK
Sticker op afvalcontainer kleven	Anouk	14/04/2019	OK
Rekening Daktro terugbetalen aan VRKR: geld kaas- en wijnavond doorstorten aan VRKR	GRL	09/05/2019	OK
Asbestwerken: subsidieaanvraag indienen	Anouk & Jesse	09/05/2019	OK
Groenonderhoud: offerte laten aanpassen en goedkeuren	Melissa	09/05/2019	OK