VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 11 april 2019

VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 11 april 2019

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jesse Dillen, Tinne Barrea, Jasser Keustermans, Luc Van Dinter, Anouk Deceulaer & Dirk De Keulenaer.

Verontschuldigd: Lodewijk Lefevre, Karl Herygers, Piet Wollaert, Eli Dillen, Yvonne Knevels & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Reparatie aanhangwagen §  lamp aan zijkant? §  horizontale bar?	Jef	21/10/2017	Bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jef	13/09/2018	Bezig
Sticker op afvalcontainer kleven	Anouk	14/04/2019
Rekening Daktro terugbetalen aan VRKR: geld kaas- en wijnavond doorstorten aan VRKR	GRL	09/05/2019
Asbestwerken: subsidieaanvraag indienen	Anouk & Jesse	09/05/2019
Groenonderhoud: subsidieaanvraag mogelijk? offerte laten aanpassen en goedkeuren	Jesse Melissa	09/05/2019
Opvolging meterstanden water	Jesse	09/05/2019
Actieplan inschrijvingsgeld transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt extra: werking van VRKR toelichten ledenlijsten updaten (leden worden automatisch opnieuw aangesloten – geen inschrijvingsgeld = lidmaatschap stoppen, want anders kost dit ons lidgeld dat we moeten doorstorten naar Scouts en gidsen Vlaanderen) voorstel: nulpunt bepalen voor rekeningen (start nieuwe GRL-ploeg)	VRKR & GRL	09/05/2019 of 13/06/2019
Lokalen jins: Er is dit jaar nog geen eigen jintak, dus er moet geen extra lokaal voorzien worden. Volgend jaar?	VRKR & GRL	13/06/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR	Elise & Lotte	13/06/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019

1.    Goedkeuring verslag VRKR 14/03/2019

Verslag wordt goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Groenonderhoud Manus: Offerte van Manus is binnengekomen. We vragen nog een aanpassing (1X onkruidvrij op Leon Stampelaan) en keuren offerte goed. Dit is een bepaalde kost en we moeten ons realiseren dat geldactiviteiten dus broodnodig zijn om de werking te blijven garanderen. Er wordt gevraagd of er subsidies voor aangevraagd kunnen worden, Jesse onderzoekt dit. De boom op het Leon Stampelaan die misschien niet meer lang te leven heeft, kan niet uitgedaan worden door Manus. We bekijken of deze nog terug schiet, anders onderzoeken we opties om deze uit te doen.

§  Rechten subsidieaanvragen: Er is een mogelijkheid om een nieuwe account aan te maken voor de vriendenkring, maar het lijkt niet mogelijk om deze te koppelen aan de account van de scoutsgroep zelf. We stellen voor om de subsidieaanvraag dus al wel te doen via de account van de scoutsgroep (Anouk brengt dit in orde). Momenteel zijn er 2 inloggegevens voor de account van de scoutsgroep, we stellen voor om 1 login te gebruiken voor de grl en 1 login voor de vriendenkring.

3.  Subsidies

§  Offertes asbestwerken: zie opvolgpunten

4.  Kaas- en wijnavond & ouderbal - 16 maart 2019

• Evaluatie: We hebben veel enthousiaste reacties ontvangen van de kaas- en wijnavond. Er is een winst van +/- 1500 euro, waar we zeer blij over zijn met een min of meer last minute organisatie. We geven een pluim aan de organisatie, want dit was goed geregeld op voorhand! Een combinatie van een eetactiviteit aan de ouderactiviteit (feestje) blijkt een voltreffer, want op deze manier zijn er veel meer ouders aanwezig op de ouderactiviteit. Op feestjes alleen komen zeer weinig ouders, dus de leiding stelt voor om elk jaar een activiteit (bv. quiz, etentje) te organiseren en niet enkel een feestje. Het draaiboek stellen we graag ter beschikking aan de leiding. De geldactiviteit dit jaar was ook om de rekening van Daktro te kunnen vereffenen. De GRL stort het bedrag door aan de VRKR.

5.  Lentepoets 2019 – 30 maart 2019

§  Evaluatie: Er waren 4 leden van de VRKR en 3 ouders aanwezig. Er was wel voldoende leiding aanwezig. Dit blijkt toch te weinig om de werklijst afgewerkt te krijgen.

Het concept lijkt niet te werken (“Lentepoets” lijkt niet aan te spreken), maar we moeten wel een klusdag behouden, want de werkvergaderingen zijn er ook niet meer. Misschien moeten we deze actie wel in de markt zetten als klusdag.

We moeten ook werk maken van een goede voorbereiding: taken op voorhand bijvoorbeeld goed toewijzen aan verschillende personen, er zou een centraal aanspreekpunt moeten zijn op deze dag die de organisatie in handen heeft. Met de beperkte mankracht vandaag was dit niet mogelijk.

Voorstellen ter verbetering:

o    Werklijst aanvullen in de loop van het jaar, maar de punten steeds concreet omschrijven (wat moet er concreet gebeuren en wat is er voor nodig?)

o    Met werklijsten de weken voor de klusdag rondgaan bij de ouders na de vergadering en ze actief aanspreken en motiveren. Band tussen leiding en ouders zou versterkt moeten worden.

o    Tijdig reclame maken

o    Tijdig input krijgen vanuit de leidingsploeg en materiaalploeg krijgen, zodat het overzicht van de werklijst compleet is.

§  Werklijst (afgewerkt op lentepoets = OK)

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen: gestut, maar niet vervangen (balk van 3.84m op 15 op 4)

o    Aansluitingen verwarmingstukken naar buiten in orde brengen (in jonggiver- en giverlokaal)

o    Nieuwe kachel in leidingslokaal aansluiten

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Gracht uitkuisen: OK

o    Materiaal aan voorgevel opruimen: OK

o    Tussendeuren: gaatjes vullen, schuren, eerste laag primer: OK

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

o    Stormschade dak schuur herstellen – er moet een nieuwe plaat besteld worden

o    Bomen in stukken zagen: OK (hout moet nog naar kapoenenlokaal gebracht worden)

.

6.  Gebruik en verhuur lokalen

§  Gekkoo: Jesse heeft contact opgenomen met Gekkoo, ze begrijpen ons standpunt. Blijkbaar is er ook een optie om de speelpleinwerking te organiseren op school ’t Vliegerke. De week na de paasvakantie krijgen we feedback.

§  Bram: Gebruik Waasdonk op 26/04 wordt goedgekeurd.

§  29/06 - externe aanvraag

7.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen opmerkingen.

8.  Varia

§  De sticker van de afvalcontainer zou in de brievenbus op de Waasdonk zitten. Deze moet ASAP op de containers geplakt worden. De GRL zorgt hiervoor.

§  Jesse is op de Lentepoets zijn snoeischaar van Gardena verloren. Vriendelijke oproep aan leiding en GRL om bij vondst van de snoeischaar Jesse te verwittigen.

§  Factuur Water-link: de vorige jaren zat het verbruik rond 5 à 7 kubieke meter, nu zitten we aan 36 kubieke meter. Er is vorig jaar een lek geweest, hopelijk is dit de oorzaak. We stellen voor om elke maand de meterstanden te noteren en het verbruik zo op te volgen.

Volgende vergadering: 9 mei 2019 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2018-2019

Wat?	Wie?	Datum	Status
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	OK
Dakwerken §  subsidieaanvraag indienen	Jesse (via GRL)	ASAP	OK
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018	OK
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP	OK
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018	OK
Grote poort recht zetten/stabiliseren	Lentepoets	17/05/2018	OK
Klink deur aan keuken repareren: Luc heeft dit gefixt!	Dries	11/10/2018	OK
Afscheid Jos §  cadeau voorzien §  Jos uitnodigen §  lidkaart maken	Jesse, Kobe & Lotte Jesse Jasser	16/09/2018	OK
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018	/
Reparatie aanhangwagen §  Neuswiel	§	21/10/2017	OK
Dakwerken §  contact met Daktro om dakwerken in te plannen	Jesse	30/06/2018	Bezig
Agenderen bespreking financiën geledingen van de groep VRKR + spaarrekening: Karl Stamkot: Jesse Groep + takkassen: GRL Materiaalkot: GRL Aantal inschrijvingen: GRL	Jesse	13/12/2018	OK
Opties voor financiële actie VRKR agenderen	Jesse	13/12/2018	OK
Sleutelplan update (vnl. VRKR)	Kobe (Jesse informeert)	11/10/2018	OK
Informeren bij de Zonnebloemen om snoeiwerk over te nemen Eventueel ook bij Tirolerhof? Eventueel de leiding?	Lotte (Jesse  informeert)	11/10/2018	OK
Antoon contacteren met de vraag om vorstverantwoordelijke te worden	Jesse	15/11/2018	OK
Container aanvragen voor lentepoets	Jules	13/12/2018	OK
Leiding attent maken op veiligheid: Deuren sluiten Lichten uitdoen Brand- en CO-melders laten hangen of batterijen vervangen	GRL	13/12/2018	OK
CO-melder hangen in stamkot	Jesse	13/12/2018	OK
Regels drankkot respecteren	GRL (en leiding)	10/01/2019	OK
Bakje schakelaar op Waasdonk herstellen	Luc	10/01/2019	OK
VRKR informeren m.b.t. organisatie kaas- en wijnavond	GRL (+ Lies en Merel)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling vragen districtsraad en jeugdraad ivm subsidies dakwerken	GRL	13/12/2018	OK
Nieuwe richtlijnen subsidies	Jesse	10/01/2019	OK
Lamp met bewegingssensor nakijken en herstellen §  Drie lampen met sensor worden nagekeken door Luc. §  1 van de stralers naar luchthaven ook met sensor uitrusten	Luc	11/10/2018	OK
Groenonderhoud ’t Pleintje Stad Antwerpen	Karl Jesse	10/01/2019	OK OK
Update ledenlijsten van de groep (leden die niet betalen worden geschrapt)	GRL	10/01/2019	OK
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR: 3290 euro	Eline	10/01/2019	OK
Leeggoed verwijderen van lokaal	Kobe (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Verdwenen blusapparaat: waar staat dit?	Jesse (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling organisatie WG geldactiviteit	Jasser	14/02/2019	OK
Informeren bij Scouts en Gidsen Vlaanderen naar uitbreiding van brandverzekering voor de lokalen	Piet	14/02/2019	OK
Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: verwachtingen groep navragen	Jesse	14/02/2019	OK
Bestelling wijn	WG Geldactiviteit	08/03/2019	OK
Draaiboek kaas- en wijnavond presenteren afh. van inschrijvingen	Jesse	14/03/2019	OK
Lidkaart VRKR Luc VD bezorgen	Jasser	14/02/2019	OK
Afvalstickers bestellen	GRL	14/03/2019	OK
Lentepoets Reclame op Facebook Inschrijflink	Jasser (via Jesse) Melissa	14/03/2019	OK
Stoof aan welpenlokaal herstellen (afvoer)	Jesse	14/03/2019	OK
Groenonderhoud: Manus	Melissa	14/03/2019	OK
Account subsidieaanvraag voor VRKR aanvragen	Anouk (GRL)	14/03/2019	OK
Subsidieaanvraag asbestwerken indienen	Anouk (GRL)	14/03/2019	Bezig
Communicatie met jeugddienst en Gekkoo ivm gebruik Waasdonk voor speelpleinwerking (impactmeting buurt)	Jesse	11/04/2019	OK
Terugkoppeling offerte Manus	Melissa	11/04/2019	OK
Asbestwerken §  contact met aannemer opvolgen + offerte laten opmaken §  contact met materiaalploeg §  navragen bij Lodewijk naar offertes (of acties daaromtrent)	Karl Karl Jesse	14/02/2019 13/09/2018 14/02/2019	OK OK OK