VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 14 maart 2019

Aanwezig: Melissa Vanarwegen, Jesse Dillen, Piet Wollaert, Tinne Barrea, Jasser Keustermans, Luc Van Dinter, Dirk De Keulenaer & Jef Van Dijck + Lies Rondou, Maud Van Miert, Anna Smout & Tim Hoerée (voor punt 4).

Verontschuldigd: Lodewijk Lefevre, Karl Herygers, Eli Dillen & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Reparatie aanhangwagen §  lamp aan zijkant? §  horizontale bar?	Jef	21/10/2017	Bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jef	13/09/2018	Bezig
Asbestwerken §  contact met aannemer opvolgen + offerte laten opmaken §  contact met materiaalploeg §  subsidieaanvraag indienen §  navragen bij Lodewijk naar offertes (of acties daaromtrent)	Karl Karl Jesse Jesse	14/02/2019 13/09/2018 11/04/2019 14/02/2019	Bezig OK Bezig OK
Rekening Daktro terugbetalen aan VRKR	GRL	10/01/2019	NOK
Communicatie met jeugddienst en Gekkoo ivm gebruik Waasdonk voor speelpleinwerking (impactmeting buurt)	Jesse	11/04/2019
Terugkoppeling offerte Manus	Melissa	11/04/2019
Actieplan inschrijvingsgeld transparant over de verschillende onderdelen communiceren naar ouders nagaan of extra toelage de kosten van de nutsvoorzieningen dekt extra: werking van VRKR toelichten ledenlijsten updaten (leden worden automatisch opnieuw aangesloten – geen inschrijvingsgeld = lidmaatschap stoppen, want anders kost dit ons lidgeld dat we moeten doorstorten naar Scouts en gidsen Vlaanderen) voorstel: nulpunt bepalen voor rekeningen (start nieuwe GRL-ploeg)	VRKR & GRL	13/06/2019
Lokalen jins: Er is dit jaar nog geen eigen jintak, dus er moet geen extra lokaal voorzien worden. Volgend jaar?	VRKR & GRL	13/06/2019
Update stavaza organisatie geldactiviteit VRKR	Elise & Lotte	13/06/2019
Overdracht taken en maatschappelijke zetel Piet Wollaert agenderen op statutaire vergadering	Jesse	14/11/2019

1.    Goedkeuring verslag VRKR 14/02/2019

§  Verslag wordt goedgekeurd mits kleine aanpassing: Margot Deceulaer è Anouk Deceulaer

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Groenonderhoud Manus: Melissa heeft op 28/03 een plaatsbezoek geregeld met Manus om een vrijblijvende offerte te laten opstellen voor groenonderhoud op Leon Stampelaan en Waasdonk. Wat verwachten we?

o    Leon Stampelaan: hagen aan de inkom 1X jaar goed kort maken en 1X ‘groot onderhoud’: onkruid verwijderen tussen tegels e.d. + afvoeren van materiaal. Kunnen ze ook een dode boom verwijderen op dit terrein? Planten ze ook een nieuwe boom?

o    Waasdonk: Vellen ze ook een grote boom (wilg aan de luchthaven)? Onkruid tussen tegels en tussen barsten/kieren (2X jaar: mei/juni en september), gracht proper maken qua begroeiing, begroeiing rond de poorten, boomgaard opsleunen (jonge takken verwijderen, zodat er onder kan), begroeiing rond de carport, appels e.d. verwijderen (september – voor overgang). 

§  Afvalsticker: Deze is besteld, maar moet nog op de containers gekleefd worden.

§  Rechten subsidieaanvragen: Er zijn rechten aangevraagd voor de VRKR, de gegevens moeten nog doorgegeven worden aan Jesse, zodat hij de subsidieaanvraag kan indienen.

3.  Subsidies

§  Offertes asbestwerken: Jesse zal de subsidieaanvraag indienen o.b.v. de gegevens die Lodewijk en Karl hebben verzameld via 3 aannemers. We vragen nog aanpassingen in het gebruikte materiaal i.f.v. waterdichtheid.

4.  Kaas- en wijnavond & ouderbal - 16 maart 2019

• Stavaza organisatie: Er zijn 74 inschrijvingen voor de kaas- en wijnavond. Karl zal op 15/03 nog een update doorgeven van de betalingen, zodat dit aan de kassa kan opgevolgd worden.

Er is rode (2) en witte wijn besteld en er is eten voorzien voor 85 personen. Qua drank is er afgestemd met de organisatie van de ouderfuif m.b.t. aanbod en prijzen. Er wordt uitleg voorzien bij de verschillende wijnen en kazen, dit zal beschikbaar zijn op de tafels en aan het buffet. De inkopen worden op 15/03 gedaan door het werkgroepje Kaas- en wijn. De leiding zal aan het buffet staan en de mensen bedienen (kaas wordt aangeboden in porties), nadien kunnen mensen wel terugkomen voor een tweede ronde. Er zijn 6 soorten kazen (200g/man), zeer beperkt aanbod vlees, brood en er zijn ook salades en sauzen voorzien. Bij aankomst krijgt men zijn tafel toegewezen, dan krijgt men ook al een mandje met brood op de tafel geserveerd. Drank kan gehaald worden aan de bar, maar het is zeker ook een optie om drank te bestellen aan de tafels (leiding kan bedienen). We opteren voor drankkaarten die ook tijdens de fuif verder gebruikt kunnen worden. Er moeten dus nog bestelbriefjes opgesteld worden. Er is beperkt materiaal voor inkleding voorzien, de leiding zal nog wat aankleding knutselen. We moeten nog wel nadenken over de overgang van kaas- en wijn naar de fuif (start volgens flyer om 21u.), zodat dit geleidelijk overgaat en er niet veel hinder is.

• Verdere aanpak: De leiding start om 16u. met de opbouw, het werkgroepje Kaas- en wijn (van leiding en VRKR) zal daar aanwezig zijn om 14u.

5.  Lentepoets 2019 – 30 maart 2019

§  Werklijst

o    Balk(en) in materiaalschuur vervangen: prioritair

o    Aansluitingen verwarmingstukken

o    Kachel boven aansluiten

o    Snoeiwerken

o    Vloer Stamkot

o    Asbest afdak achter kapoenenlokaal (hiervoor moeten golfplaten aangekocht worden)

o    Gracht uitkuisen

o    Materiaal aan voorgevel opruimen

o    Tussendeuren: gaatjes vullen, schuren, eerste laag verf

o    Kachel welpenlokaal vastzetten op de grond (systeem Luc)

o    Scheuren plakken en vullen

o    Stormschade dak schuur herstellen

o    Bomen in stukken zagen

§  Aankooplijst: Jesse zal de inschrijvingslink opvolgen en o.b.v. deze info wat spullen aankopen om een aantal van bovenstaande werkpunten te kunnen realiseren. Jules (GRL) informeert nog eens extra naar de gehuurde container.

§  Reclame: Jasser zal nog een mailing voorzien om extra reclame te maken, want momenteel zijn er nog maar 3 aanmeldingen, waarvan slechts één iemand die aanwezig kan zijn. Van de aanwezigen op de vergadering geven er nog 3 personen aan dat ze ook kunnen komen. De leidingsploeg zal ook aanwezig zijn.

.

6.  Gebruik en verhuur lokalen

§  Gekkoo: Deze organisatie (speelpleinwerking) vraagt of ze de Waasdonk kunnen gebruiken in augustus voor 2 à 3 weken om hier hun werking te organiseren voor +/- 50 kinderen van 4 tot 12 jaar. In het verleden gebruikte ze de gebouwen van school Drakenhof voor deze werking. Enkele bedenkingen bij deze vraag: We hebben de Waasdonk in gebruik via een concessieovereenkomst, hierin staan verschillende voorwaarden m.b.t. ‘onderverhuur’ en ‘verzekering’. We moeten ook rekening houden met de impact op de buurt (verkeer en volledige weken drukte van de speelpleinwerking). We vragen dus om in dialoog te treden met Gekkoo en/of de jeugddienst om de impact op de buurt na te gaan.

We gaan bij de jeugddienst en Gekkoo onze bezorgdheid uiten ivm de impact op de buurt, we willen deze vraag herbekijken als er een positief signaal komt vanuit de buurt (hier willen we bewijzen van zien!). Deze actie (overleg met de buurt) moet georganiseerd worden door de jeugddienst. Jesse zal dit, in naam van de VRKR, doorgeven.

§  School ’t Vliegerke: Men vraagt om 4 fietsen te plaatsen op de Waasdonk omdat er werken zijn gedurende 2 schooljaren. Dit lijkt ons weinig zinvol, hier gaan we niet op in.

§  Bram: Gebruik Waasdonk op 27/04 wordt goedgekeurd.

7.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen opmerkingen.

8.  Varia

§  Controle brandblusapparaten: De 8 brandblusapparaten op de Waasdonk en Leon Stampelaan zijn gecontroleerd en goedgekeurd voor een jaar.

§  Stormschade: Door de storm is het dak van de schuur losgekomen en hierbij is een rij stenen meegesleurd. Dit kunnen we aangeven aan de brandverzekering, maar de schade lijkt te beperkt hiervoor. Er zijn ook nog 2 bomen omgewaaid door de storm.

§  Waterleiding kapoenenlokaal: Luc heeft de waterleiding hersteld, waarvoor dank.

§  WC Luc: Luc heeft een aanbod voor een WC van zaal Familia. Dit aanbod nemen we graag aan.

§  Fietsenrekken op Leon Stampelaan: We plaatsen deze fietsenrekken op een andere plaats, zodat ze niet meer in de weg staan bij het afrijden van het gras. In de rand wordt er ook gevraagd aan de leiding om de tafels op de stenen te plaatsen na de vergadering.

§  Geisers: Dirk schenkt 2 geisers aan de scouts en legt deze op de Leon Stampelaan.

§  Mailadres secretaris: jasser.keustermans@hotmail.be

Volgende vergadering: 11 april 2019 in het Stamkot om 20u.15

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN – 2018-2019

Wat?	Wie?	Datum	Status
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jesse	21/04/2018	OK
Dakwerken §  subsidieaanvraag indienen	Jesse (via GRL)	ASAP	OK
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	13/09/2018	OK
Contact opnemen met organiserend comité mosselsouper	Melissa	ASAP	OK
Lokalen maxigivers/jins bespreken met GRL	Jesse	24/06/2018	OK
Grote poort recht zetten/stabiliseren	Lentepoets	17/05/2018	OK
Klink deur aan keuken repareren: Luc heeft dit gefixt!	Dries	11/10/2018	OK
Afscheid Jos §  cadeau voorzien §  Jos uitnodigen §  lidkaart maken	Jesse, Kobe & Lotte Jesse Jasser	16/09/2018	OK
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018	/
Reparatie aanhangwagen §  Neuswiel	§	21/10/2017	OK
Dakwerken §  contact met Daktro om dakwerken in te plannen	Jesse	30/06/2018	Bezig
Agenderen bespreking financiën geledingen van de groep VRKR + spaarrekening: Karl Stamkot: Jesse Groep + takkassen: GRL Materiaalkot: GRL Aantal inschrijvingen: GRL	Jesse	13/12/2018	OK
Opties voor financiële actie VRKR agenderen	Jesse	13/12/2018	OK
Sleutelplan update (vnl. VRKR)	Kobe (Jesse informeert)	11/10/2018	OK
Informeren bij de Zonnebloemen om snoeiwerk over te nemen Eventueel ook bij Tirolerhof? Eventueel de leiding?	Lotte (Jesse  informeert)	11/10/2018	OK
Antoon contacteren met de vraag om vorstverantwoordelijke te worden	Jesse	15/11/2018	OK
Container aanvragen voor lentepoets	Jules	13/12/2018	OK
Leiding attent maken op veiligheid: Deuren sluiten Lichten uitdoen Brand- en CO-melders laten hangen of batterijen vervangen	GRL	13/12/2018	OK
CO-melder hangen in stamkot	Jesse	13/12/2018	OK
Regels drankkot respecteren	GRL (en leiding)	10/01/2019	OK
Bakje schakelaar op Waasdonk herstellen	Luc	10/01/2019	OK
VRKR informeren m.b.t. organisatie kaas- en wijnavond	GRL (+ Lies en Merel)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling vragen districtsraad en jeugdraad ivm subsidies dakwerken	GRL	13/12/2018	OK
Nieuwe richtlijnen subsidies	Jesse	10/01/2019	OK
Lamp met bewegingssensor nakijken en herstellen §  Drie lampen met sensor worden nagekeken door Luc. §  1 van de stralers naar luchthaven ook met sensor uitrusten	Luc	11/10/2018	OK
Groenonderhoud ’t Pleintje Stad Antwerpen	Karl Jesse	10/01/2019	OK OK
Update ledenlijsten van de groep (leden die niet betalen worden geschrapt)	GRL	10/01/2019	OK
Deel inschrijvingen doorstorten aan VRKR: 3290 euro	Eline	10/01/2019	OK
Leeggoed verwijderen van lokaal	Kobe (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Verdwenen blusapparaat: waar staat dit?	Jesse (info bij GRL)	10/01/2019	OK
Terugkoppeling organisatie WG geldactiviteit	Jasser	14/02/2019	OK
Informeren bij Scouts en Gidsen Vlaanderen naar uitbreiding van brandverzekering voor de lokalen	Piet	14/02/2019	OK
Gebruik Waasdonk Ell Circo D’ell Fuego: verwachtingen groep navragen	Jesse	14/02/2019	OK
Bestelling wijn	WG Geldactiviteit	08/03/2019	OK
Draaiboek kaas- en wijnavond presenteren afh. van inschrijvingen	Jesse	14/03/2019	OK
Lidkaart VRKR Luc VD bezorgen	Jasser	14/02/2019	OK
Afvalstickers bestellen	GRL	14/03/2019	OK
Lentepoets Reclame op Facebook Inschrijflink	Jasser (via Jesse) Melissa	14/03/2019	OK
Stoof aan welpenlokaal herstellen (afvoer)	Jesse	14/03/2019	OK
Groenonderhoud: Manus	Melissa	14/03/2019	OK
Account subsidieaanvraag voor VRKR aanvragen	Anouk (GRL)	14/03/2019	OK
Subsidieaanvraag asbestwerken indienen	Anouk (GRL)	14/03/2019	Bezig