VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 11 januari 2018

Aanwezig: Jasser Keustermans, Lodewijk Lefevre, Tinne Barrea, Melissa Vanarwegen, Kobe Trappeniers, Stan De Vylder, Jules Vandenbergh, Eline Theunis, Antoon Schreurs, Luc Van Dinter, Yvonne Knevels & Jesse Dillen.

Verontschuldigd: Karl Herygers, Eli Dillen, Dirk De Keulenaer, Pieter Asaert & Jos Declercq.

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan	Kobe	11/01/2018	Bezig
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?)	Jasser & Lotte	09/03/2017	Bezig
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      draaisysteem voorwiel nakijken -      horizontale bar	-      Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	Bezig OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Bezig
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Bezig
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan -      Hekken voor Waasdonk	Jesse	12/10/2017	bezig
Rechten VRKR op website om verslag te posten	Jef	09/11/2017	Bezig
Bespreking financiën VRKR + inschrijvingen VRKR op vergadering	Karl / Jasser	08/02/2018
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	Bezig
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden ivm veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Grl vraagt dit aan Jef	08/02/2018
2 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018

De eerste vergadering van dit nieuwe jaar wordt gezellig ingezet met een natje en een droogje. We verwelkomen Yvonne, ouder, op haar eerste VRKR-vergadering.

0.    Goedkeuring verslag VRKR 14/12/2017

§  Verslag wordt goedgekeurd.

1.    Opvolgpunten (zie actielijst)

§  Korte toelichting/update van het sleutelplan: Er zijn verschillende sleutels verdwenen (Kobe heeft de nummers wel hergebruikt). Er is een redelijk adequate update van de sleutellijst. De waarborg is verhoogd naar 37.5 euro (= prijs van de sleutel). Er is nu 381 euro cash waarborggeld bij Kobe. Kobe en Jesse bekijken nog even de sleutels van het stamkot.

§  Financiële situatie van alle geledingen: Wegens verontschuldiging van Karl (penningmeester VRKR) verplaatsen we dit agendapunt naar februari.

§  Hernieuwing/Update 'gebruik van de lokalen': Jesse stelt voor om voor de volgende vergadering dit punt uitgebreid voor te bereiden met 1 persoon vanuit elke geleding (leiding, vrkr, stam, ouders), dit zal plaatsvinden op 08/02/2017 om 19.30, Jesse stuurt een uitnodiging.

§  Subsidieaanvraag: Kobe wou informeren bij de gouwraad, maar de vergadering ging niet door, hij informeert via mail tegen de volgende vergadering.

§  Levering op grasterreinen: Hanne informeert verder, want de stadsdiensten leveren regelmatig in parken e.d., dus dit zou mogelijk moeten zijn (eventueel met andere toestellen zoals Manitou, maar gaat hier niet over een evenement dat de stad zelf organiseert). De vraag wordt uitgebreid met de vraag of de brandweer wel een veilige toegang heeft.

2.    Gebruik en verhuur lokalen

§  Stamreceptie: 13/01/2018

§  Feestje van 2 leiding: 01/02/2018

§  Jungle Fever (ex-Hawai): 03/03/2018

§  Paintball: 12-13/05/2018

3.    Leefbaarheid / burenrelaties

§  Geen meldingen

4.    Lentepoets – 21 april 2018

Lentepoets zal doorgaan op 21 april 2018.

Puntjes en verbeteringen die verschoven zijn van vorig jaar naar de volgende lentepoets:

o    Communicatie kan beter – Jesse stelt voor om dit tegen volgende vergadering te voorzien, grl vraagt dit aan Jef:

§  Flyers werden wel gedrukt, niet uitgedeeld

§  Affiche ontwerpen

§  Banner maken

§  Website op tijd up to date

§  Leiding engageren om ouders te engageren.

o    Takenlijst nóg duidelijker

o    Alvast een lijstje:

§  Wielen onder toog bevestigen

§  Misschien ook eens poetsen met nat, maar daar is misschien meer leiding voor nodig.

§  Communicatiebord herstellen

§  Kast in keuken vast maken aan de muur

§  Poort Waasdonk

§  Kachel in het leidingslokaal installeren (oude verwijderen)

§  Lamp aan de inkompoort Waasdonk en lamp tussen de 2 gebouwen werken onvoldoende

§  Houtkot en gaskot opruimen, zodat er ruimte gecreëerd wordt voor de materiaalploeg

5.    Varia

§  School Drakenhof heeft gemeld dat ze het slot van de poort Leon Stampelaan niet meer goed dicht kregen. Dit ligt aan de koude, dit moet goed dichtgeduwd worden. Jules meldt dit aan de school.

§  Poort van Waasdonk is terug scheefgezakt, wordt mee opgenomen op de lentepoets.

§  Sleutel van het Stamkot kan best ook bij de sleutelbeheerder belanden voor het geval er sleutels verdwijnen. Jesse laat een sleutel bijmaken.

§  Grl heeft het gebruik van fietshelmen verplicht (voor fietskamp), de grl zorgt voor een groepsaankoop zodat ouders financieel voordeliger een helm kunnen aankopen. Dit kan eventueel in een volgend jaar nog eens herhaald worden.

§  Jasser is bezig met de update van het Staatsblad (melding nieuw bestuur VRKR).

§  Stickers voor de vuilnisbakken: Grl zorgt voor de aankoop van een nieuwe sticker voor restafval van 2018. Er is het aanbod voor een vuilbak voor aan het Stamkot. De vuilbak is wel welkom, maar er wordt geopperd om hiervoor geen sticker aan te kopen (kosten-baten zou dit niet renderen).

Volgende vergadering met voorvergadering rond gebruik lokalen: 8 februari 2018 in het Stamkot

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK