Verslag algemene vergadering vzw Beschermcomité 68 Sint Maarten Scouts- en Gidsengroep

Verslag algemene vergadering vzw Beschermcomité 68 Sint Maarten Scouts- en Gidsengroep
Vriendenkringvergadering 12 november 2015

Aanwezig: Bart Herygers, Jasser Keustermans, Lodewijk Lefevre, Kobe Trappeniers, Bavo Van den Heuvel, Lotte Goossens, Luc Van Dinter, Piet Wollaert, Melissa Vanarwegen, Dirk De Keulenaer, Karl Herygers
Verontschuldigd:  Pieter Asaert, Pat Brusselairs, Tinne Barrea, Jos Declercq

0.    Goedkeuring verslag 8 oktober 2015: Geen opmerkingen.

1.    Opvolgpunten vorige verslagen:
-    Klimrek is verhuisd naar een ander lokaal maar mag tot brandhout verwerkt worden.
-    Bord nachtlawaai.  We gaan borden bij de stad aanvragen.  Is mogelijk al aangevraagd voor nouveau stereo.
-    IJzeren deur meterkast elektriciteit/gas L. Stampelaan: nog geen oplossing, er moet een andere piste gevolgd worden.  Luc J. wordt gecontacteerd
-    2e schijf infrastructuursubsidies is bij de groep aangekomen, maar moet nog overgeschreven worden naar Vriendenkring (Antoon).
-    Date Dirk / Lodewijk deur Welpenkabouterlokaal: nog niet ok
-    Giverlokaal ruiten nog te herstellen
-    Karl moet nog nieuwe sleutel krijgen.
-    Rookmelders:  Antoon (brandveiligheid)
-    Mevr. Bartelen werd bedankt voor jarenlange dienst in zaal Drakenhof. Zij was aangenaam verrast, het moest niet…
-    Verlichting in welpenlokaal is in orde gebracht door Luc, kasticket moet nog aan Karl bezorgd worden.
-    Valvenbord (Karl gaat informeren) nog te doen.
-    Gebruik Jins stamkot: afspraken werden gemaakt voor burenrust.
-    Financies: Dirk ging de interesten vergelijken. De huidige rekening bij Keytrade wordt afgesloten en het bedrag wordt overgeschreven naar NIBC flexrekening.  Karl werkt dit uit.
-    Asbestverwijdering enkel door erkende aannemer uit te laten voeren, met infrastructuursubsidies (anders onbetaalbaar).  Aannemers kunnen aangesproken worden tegen indienen van subsidieaanvraag tegen eind februari.  Er moeten 3 aannemers gevraagd worden (Jasser, Lotte en Lodewijk informeren naar aannemers).  Ondertussen moet het gat wel gedicht worden.
-    Afvoer gaskachel moet nog terug aangebracht worden in pionierlokaal en in het kapoenenlokaal zijn 2 van de 3 gaskachels defect!
-    Verdere opvolging groter giverlokaal volgende vergadering te agenderen
-    Elektriciteitsschema’s worden momenteel door Antoon uitgetekend.

2.    Gebruik lokalen
-    27 november nouveau stereo, verder niets speciaals gemeld.
-    Er is wel gigantisch veel leeggoed (Melissa verwittigt Eli en Jesse).

3.    Evaluatie mosselsouper
Mosselsouper: er is nog geen uitsluitsel over het drankverbruik. Er werd voorafgaandelijk geen telling van de voorraad gedaan.  Er is ook een spijtig voorval van een verdwenen Ipod, wat niet onder de verzekering valt.  Karl vraagt bij betrokkene na hoe dit geregeld kan worden.

4.    Infrastructuursubsidies:
De nieuwe groepsleiding heeft nu beheerrechten op de verschillende rekeningen en de infrastructuursubsidies van de trap en van de verbouwingen kunnen dus doorgestort worden naar de rekening van de vriendenkring.

5.    Leefbaarheid
-    Geen nieuwe ontwikkelingen.

6.    Varia:
-    Dakgoot afdak Waasdonk uitgekuist: veel brandplekken van sigaretten in de dakgoot.  Regenpijp stamkot stuk.
-    Dit weekend  wordt de Militaire baan afgesloten.
-    Vorstlijst:  1e en 5e weekend Jos , 2e weekend Groepsleiding, 3e weekend Piet, 4e weekend Melissa.  Bedoeling is dat er de vrijwilliger enkel op zondagavond hoeft te controleren of het water overal af staat en afgelaten werd door de laatste gebruiker.  Indien er een plotse hevige vorstperiode in de week aangekondigd wordt, dient men natuurlijk ook na te gaan of het water afgelaten werd indien dit ’s zondags niet gebeurde.

-    Een passend geschenk werd bezorgd aan onze kersverse voorzitter voor de geboorte van zijn dochter. Proficiat!
-    Lijstje maken voor Lentepoets op volgende vergadering.

Statutaire gedeelte:
Bestuursverkiezing
Huidige samenstelling bestuur vzw Beschermcomité 68 Sint Maarten Scouts- en Gidsengroep
Verkozen in 2009: Melissa Vanarwegen (voorzitter), Dirk De Keulenaer (ondervoorzitter), Karl Herygers (penningmeester), Pieter Asaert (Feestbestuur+verslaggever), Piet Wollaert (secretaris),
Verkozen in 2011: Tinne Barrea (feestbestuurder), Pat Brusseleirs (commissaris), Patrick Van Dooren (commissaris), Eli Dillen (feestbestuurder),

Onze statuten bepalen dat een bestuursmandaat 4 jaar duurt maar dat er om de twee jaar verkiezingen georganiseerd worden voor 4 of 5 bestuursleden wiens mandaat van 4 jaar verstreken is.  Omdat er zich in 2013 geen nieuwe kandidaten aanmeldden hebben we toen besloten dat de 5 bestuursleden die in 2009 verkozen werden een nieuw mandaat van 4 jaar opnemen.
Verder bepalen de statuten dat de functie die een bestuurslid zal uitoefenen bepaald wordt na de verkiezing van en door het nieuwe bestuur.
De vergadering neemt aan dat de 5 bestuursleden die in 2009 verkozen werden nu ontslagnemend zijn. Het betreft: Melissa Vanarwegen, Piet Wollaert, Pieter Asaert, Karl Herygers en Dirk De Keulenaer.
Het mandaat van Pat Brusselairs, Tinne Barea, Eli Dillen en Patrick Van Dooren loopt in principe verder maar Pat Brusselairs heeft laten weten dat hij niet langer een bestuursfunctie kan opnemen.
Patrick Van Dooren wordt telefonisch gevraagd of hij nog verder bestuurslid wenst te blijven, wat door hem bevestigd wordt.  Piet wenst ook te stoppen met een functie in de raad van bestuur.

Er komen dus 6 plaatsen vrij en 3 blijven.
Jasser Keustermans en Lodewijk Lefevre en Bavo Van den Heuvel zijn nieuwe kandidaten.  Melissa, Karl, Pieter, en Dirk zijn opnieuw kandidaat.  Er is dus 1 kandidaat te veel.  Er wordt besloten dat we het bestuur uitbreiden tot 10 bestuursleden.
Ieder bestuurslid moet zijn rijksregisternummer doorgeven aan de secretaris die de publicatie zal verzorgen in het Staatsblad.  Piet wil wel assisteren bij het invullen van de formulieren.
Er wordt besloten dat we het bestuur uitbreiden tot 10 bestuursleden. (Opmerking: onze statuten laten dit niet toe, het maximum aantal leden van de Raad van Bestuur bedraagt 9).
Bavo brengt zijn lidgeld van de vriendenkring in orde.
Functieverdeling: Pieter Asaert, Voorzitter; Lodewijk Lefevre ondervoorzitter; Jasser Keustermans secretaris; Karl  HerygersPenningmeester; Dirk De Keulenaer en Bavo Van den Heuvel  Commissarissen; Melissa Vanarwegen feestbestuurder  samen met Eli Dillen. Tinne Barea en Patrick Van Dooren vullen het bestuur aan.
De invulling van de commissarissen kan verder uitgebouwd worden /ingevuld worden naargelang de persoonlijke interesses.
De nieuw verkozen leden van de RvB dienen een kopie/scan van hun identiteitskaart aan de ex-secretaris te bezorgen voor de publicatie