Verslag vriendenkringvergadering donderdag 10 oktober 2013

Verslag vriendenkringvergadering 10 oktober 2013

Aanwezig: Pieter, Tinne, Eli, Jasser, Jesse, Ionela, Lodewijk, Piet W., Karl H., Dirk D.K.

Verontschuldigd : Jos D. , Luc VD., Pat B., Melissa V., Dirk DK (Later), Bente, Margot, Lies

0.       Verslag vorige vergadering 12 september goedgekeurd

1.       Opvolging actiepunten:

-          Eendraadsschema’s zijn OK de keuring is gebeurd, uitslag nog niet bekend maar het zag er goed uit.  Dikke merci aan onze elektricien Luc.

-          Haak om (keuken)deur vast te zetten, ook voor deur Jogiverlokaal, Eli gaat naar Crollet.

-          Overschakelen leverancier elektriciteit naar Lampiris (Dirk DK): blijft open.

-          Carport/Garage voor aanhangwagen: Eli maakt concept op tegen werkvergadering.

-          Beschadigde waterleiding in keuken Waasdonk: is voorlopig hersteld, knelkoppeling moet vervangen worden.

-          Stekker elektrische boiler stamkot werd afgeknipt om veiligheidsredenen, elektrische waterkoker werd naar de andere zijde van de toog verplaatst zodat die niet naast de afwasbak staat (gevaar voor elektrocutie!).

-          Uitwerpbare brandladder, wordt afgewacht of er eventueel  financiering via Vosog beschikbaar is, groepsleiding informeert of we op hun bijdrage kunnen rekenen.

2.       Gebruik lokalen

-          Stamkot en verhuur lokalen (Jesse en Eli zijn nu verantwoordelijk)  Hebben  een nieuwe rekening geopend (bij Argenta).  Elise wordt gevraagd om de oude rekening af te sluiten en het restbedrag over te schrijven.  Stock drank Waasdonk en Stamkot worden in principe gescheiden (dus niet zomaar drank weghalen zonder de verantwoordelijken in te lichten). 

-          Jins: OK om occasioneel stamkot (niet elke week, jins zouden pendelen tussen lokaal Bernadette op de Schotensesteenweg en het Stamkot) als lokaal te gebruiken, voorwaarden/afspraken nog opsnorren en meedelen.  Onder andere: geen avondactiviteiten, geen gemotoriseerd vervoer, geen geldactiviteiten voor buitenstaanders, niet roken (niet binnen noch buiten) als er kapoenenvergadering is, geen feestjes met buitenstaanders (incl. andere scoutsgroepen).  Sleutel moet afgehaald en teruggebracht worden bij lokaalverantwoordelijken.

-          Dries Dockx activiteit van zijn school is te groot om zonder burenhinder te laten plaatsvinden (verwachten tussen 500 en 1000 bezoekers).  O.a. omdat er geen vrachtwagens op het terrein kunnen toegestaan worden, wat waarschijnlijk het geval zou zijn voor brouwers, tent, enz. Wordt niet toegestaan (Eli  communiceert dit met Dries).  Dries zou al in contact gebracht zijn met vzw. Alles loopt op rolletjes (Fort III Borsbeek).

-          Wie de mails ontvangt van lokalen@68sintmaarten.be wordt nagekeken door Eli/Jesse.

3.       Evaluatie overgang

-          Opkomst ouders ok, veel gesjord, zag er heel mooi uit, wel wat kort uitgevallen, maar daardoor was alles tijdig opgeruimd.

-          30 leden VRKR ingeschreven, Karl kijkt na hoeveel er nog via de rekening lid werden  Eli moet nog betalen.

-          Piet doet nog oproep naar alle ouders van de leden om lid te worden.  (vraagje:  werd de bijdrage via het lidgeld van 10 euro/lid in het lokalenonderhoud aan de ouders gevraagd?)

4.       Mosselsouper. Zondag 13 oktober worden de gaten in de takenlijst opgevuld met de leiding.  Emailadres stam up to date? (Saar Weyns volgt dit op).  Vorig jaar werd de lijst nog aangepast.  Adres ouders is niet meer helemaal OK.  Tegen 15 oktober moet de lidmaatschapshernieuwing aan het verbond gemeld worden.  Wie de lijst gebruikt, stuurt foute adressen door voor aanpassing aan grl@68sintmaarten.be .
Jasser stuurt de e-mailadressen van de nieuwe ouders door aan mosselsouper@68sintmaarten.be (Anke) voor een laatste oproep voor medewerkers.
Zaterdag  19 oktober om 9 u. afspraak in zaal Drakenhof (avond voordien mosselen in ontvangst nemen, tijdstip is afhankelijk van mosselboer, Piet, Pat, Anke, …).  Nog wat vrijwilligers om de naweeën op zondag 20 oktober mee op te kuisen (tijdstip is ook afhankelijk  van de mosselboer). (Eli, Lodewijk, Piet, Jesse?, …).

Nog gewone drank voorzien in de bodega?

5.       Werkvergadering
Zaterdag 16 november om 09.30 u. op de Waasdonk (brandhout overbrengen, bekijken plan carport, herstel poort, herstel regenwaterafvoer dak Wouterlokaal, herstel waterleiding keuken,  …

6.       Concessieovereenkomst

Zal ondertekend worden,  huurprijs wordt 186 euro/jaar (wel nog te indexeren).  Met deze concessieovereenkomst zullen we een aantal werken op kosten van de stad kunnen laten uitvoeren (o.a. riolering).  Infrastructuursubsidies worden bij de eigen middelen gerekend, wat belangrijk is om aan bedrag van 5000 euro te komen om concessie te laten vernieuwen na 9 jaar.  Facturen voor onderhoudswerken mogen opgespaard worden.  Dirk laat dakwerken Waasdonk opstarten (Wijnants).

7.       Bestuursverkiezingen tijdens volgende vriendenkringvergadering

De statuten van onze vzw voorzien een gedeeltelijke vernieuwing van de bestuursploeg om de 2 jaar (zodat er nooit een volledige bestuursploeg tegelijk ontslag zou nemen).  Er zijn 9 plaatsen in het bestuur (die nu allemaal opgevuld zijn).  De mensen hieronder in het lijstje (’09) achter hun naam hebben staan, hebben er een termijn van 4 jaar opzitten en stellen hun mandaat ter beschikking.  Zij kunnen zich evenwel opnieuw kandidaat stellen en opnieuw verkozen worden.  De functies van de bestuursleden vervallen bij iedereen bij elke bestuursverkiezing.  Het is de bedoeling dat ieder bestuurslid zich voor elke functie (opnieuw) kan kandidaat stellen.  Er wordt naar gestreefd om de functies binnen het bestuur in consensus toe te wijzen.  Ieder kan zich kandidaat stellen tot op de volgende vergadering van de vriendenkring,die geldt als “algemene vergadering”.  Dit verslag geldt als uitnodiging.  Voorwaarden om zich kandidaat te stellen zijn enkel het lidmaatschap van de vzw Beschermcomité 68 St. Maarten Scouts en Gidsengroep (de ‘Vriendenkring’).  De groepsleiding (1 lid van de groepsploeg als er meer dan 1 groepsleid(st)er is) maakt statutair deel uit van de bestuursploeg van de vzw, zij het zonder speciaal mandaat.  Hun termijn is niet 4 jaar, maar is bepaald door de regels die gehanteerd worden binnen Scouts en Gidsen Vlaanderen.
Huidige bestuursploeg:
Melissa Vanarwegen (voorzitter ‘09)
Dirk De Keulenaer (ondervoorzitter ’09)
Piet Wollaert (secretaris ’09)
Karl Herygers (penningmeester ‘09)
Patrick Van Dooren (commissaris ‘11)
Pat Brusseleirs (commissaris ‘11)
Eli Dillen (feestbestuur ’11)
Tinne Barrea (feestbestuur ’11)
Pieter Asaert (feestbestuur /verslaggever ’09)

Varia

-          Schadegeval poort: eerst zelf eens proberen om die terug recht trekken (werkvergadering). Ter plaatse te bekijken.   Is wat laat om verzekering in te schakelen, bovendien reed de chauffeur gratis.  In de toekomst NOG beter toekijken als vrachtwagens op het terrein rijden (in principe af te raden), enkel onder begeleiding  de bocht laten nemen, nooit op het grasveld laten rijden.

-          Oude gsm’s  worden ingezameld via Piet Wollaert / Bier Vossen met de Meynen 69/Vanacht zal in stamkot te verkrijgen zijn, Piet regelt dit met Eli/Jesse, dit alles ten voordele van de fondsenwerving voor het wetenschappelijk onderzoek naar de ziekte van Duchenne.  Bruno Van Herck, Floris Wollaert en zijn neef (en Piet als vrijwilliger) nemen nogmaals deel aan de Duchenne Heroes in 2014, waarvoor zij in totaal 7500 euro sponsorgeld moeten bij elkaar brengen.

Volgende vergadering donderdag 14 november 2013 20 u. stamkot (Bestuursverkiezing).