Verslag VRKR-vergadering 13/01/2011

Aanwezig: Piet W, Melissa V, Eli D, Lies M, Margo L, Karl H, Matthias D, Tinne B, Elise V, Pieter A (verslag)
Verontschuldigd: Jesse D, Bente L, Jos D.

0. Goedkeuring verslag VRKR-vergadering 09/12/2010
Geen opmerkingen

1. gebruik lokalen
Tijdens het oudejaarsfeest is er een raam aan het stamkot gesneuveld. Eli en Matthias zorgen voor een nieuw raam. De veroorzaker van de schade wordt aangesproken om de kosten te vergoeden.
Aanvragen voor het gebruiken van de lokalen kunnen alleen geregeld worden via het E-mailadres lokalen@68sintmaarten.be,
Aanvragen die via een andere weg gedaan worden kunnen niet aanvaard worden en anderen kunnen er geen bevestigingen van geven.
Lokaal wordt gebruikt voor Stamreceptie op 15 januari en Hawaï op 12 februari.

2. Voorbereiding werkvergadering 15/01/2011
Voor dichten van de gaatjes in het dak van de materiaalschuur moet Tec7 gehaald worden. Dit kan zaterdag nog gehaald worden. Voor het graven van de put moet niets gehaald worden.

3. Concessieovereenkomst
Pieter is vergeten te informeren naar de stand van zaken bij het kabinet Jeugd. Dit wordt doorgeschoven naar volgende vergadering.

4. Infrastructuursubsidies
Er is geen infrastructuuraanvraag voor 2011 ingediend omdat er nog geen offertes van loodgieters zijn. Dirk heeft te weinig tijd gehad om offertes aan te vragen. Voor dit werkjaar is dit te laat, maar Dirk ziet het wel zitten om alsnog aannemers te contacteren.
De schade aan de ramen van het welpenlokaal komt door het plaatsen van kussens tegen het raam waardoor de warmte bij zonsopgang niet weg kan (hitteschok). Als het lokaal verhuurd wordt moeten de huurders er zeker voor zorgen dat de kussens ’s nachts nog verwijderd worden (schade bedraagt bijna 800 euro voor de 3 ramen!!!).

5. Varia
- de boekhouding van de vzw wordt binnenkort door penningmeester Karl en commissaris Pieter gecontroleerd.
- vorstlijst januari/februari: in orde, Melissa zou wel van haar week afwillen. Water moet afgelaten worden op het laagste punt, maar er zijn meerdere laagste punten in het leidingennet. Toiletten doortrekken na afsluiten water en handvol zout in de wc-potten strooien.
- Dag van de vrijwilliger: er was een attentie beloofd, maar bij de stad is men de weg een beetje zoek. Wordt ook vervolgd.
- sleutels: groepsleiding houdt sleutelman Pieter op de hoogte van welke sleutels nog nodig zijn.
Karl vraagt ook een sleutel.
- materiaalkot is vanaf nu toegankelijk via het welpenlokaal. De oude toegangsdeur is toegemaakt, maar er zou nog een muur in cellenbetonblokken moeten gemetst worden en er werd een nieuwe doorgang gemaakt via een dubbele deur die enkel van binnenuit is te openen. Elektriciteit (een stopcontact en een lichtschakelaar) moeten nog verplaatst worden, een klusje voor Luc? Er werd een metalen plaat op de deur gemonteerd en waardevolle gereedschappen worden in het materiaalkot in een stevige kast achter slot bewaard.
- er staan terug wielen onder de toog. Het stamkot betaalt de kosten.
- de afvalsticker voor 2011 komt in orde (Jesse).
- De 2 hooggeplaatste buitenspots die via een sensor werken mogen niet uitgezet worden (via de zekering). Deze lampen zijn geplaatst om veiligheidredenen. De grote spots (gericht op het grasveld) blijven soms lang branden omdat zij onbewust aangezet worden (schakelaar bevindt zich bij de deur in het jonggiverlokaal en werkt niet met bewegingssensor. Vraag aan Luk VD om eens te kijken of dit systeem veranderd kan worden, zodanig dat de lampen aan- en uitgeschakeld kunnen vanuit de elektriciteitskast.
- De groep heeft nieuwe tenten gekocht (twee patrouilletenten). Het stamkot sponsort voor 1750 Euro. Oude tenten worden niet weggegooid.
- Melissa laat Warre weten wat we met de gift gaan doen.
- De grasmaaier is verkocht voor de volle 60 euro!
- Lies Maes dient bij de politie een schadedossier in voor de inbraken in stamkot en Waasdonk. Alle kosten zouden dan gerecupereerd kunnen worden. Iedereen die kosten gedaan heeft gelieve de bewijzen bij Lies te bezorgen.
- Dirk doet aanbod om in te tekenen op openbare verkoop van bureaumateriaal dat beschikbaar komt door de verhuis van de firma Messner (keukengerei, bureau’s en kasten, …). Grl. ziet enkele kasten wel zitten voor leidingslokaal. Moet asap gemeld worden.

----------------------

Actiepunten (dat wil zeggen dat er actie dient ondernomen te worden tegen volgende vergadering )

20110113_01: Eli en Matthias vervangen raam stamkot en recupereren de kosten.

20110113_02: Pieter informeert via kabinet Jeugd naar stand van zaken concessieovereenkomst L. Stampelaan (Vespa moet ons nog een overeenkomst overmaken, gemeenteraadsbeslissing dat we 45 jaar kunnen blijven dateert al van december 2009).

20110113_03: in de gebruiksovereenkomst wordt toegevoegd dat er bijzonder op toegezien moet worden door de gebruiker dat er geen kussens tegen het glas blijven staan (wegens mogelijke glasbreuk door de zonnewarmte).

20110113_04: controle van de boekhouding door Pieter en Karl

20110113_05: grl specifieert aan Pieter welke sleutels er bijgemaakt moeten worden.

20110113_06: Luc VD wordt gevraagd elektriciteitsnet in materiaalkot aan te passen.

20110113_07: Stamkot doet bijdrage voor aankoop tenten (1750) door materiaalploeg en betaalt de onkosten voor de herstelling toog (wielen).

20100113_08: onderzoeken of bediening schakelaar terreinspots kan aangepast worden zodat duidelijker is als ze aanstaan.

20110113_09: Melissa laat Warre weten wat onze plannen zijn met de gift.

20110113_10: onkosten en schaderamingen tgv. van de inbraken worden doorgegeven aan Lies Maes.