Verslag vergadering 10 december 2009

Aanwezig : Jos DC, Piet W, Lies M, Paté VD, Tine B, Patrick B,Melissa, Luc VD, Johan C, Pieter A.

Verontschuldigd: Eli D, Matthias DR, Karl H., Elise

0. Goedkeuring verslag 12/11/2009
Geen opmerkingen

1. Werkvergadering
Het weer was niet denderend, dus men heeft beslist niet te metsen, maar de schuur op te ruimen. Er zou een pomp aanwezig moeten zijn om de luchtbanden van de karren op peil te houden. De karren zijn nu afgeladen vol en zijn zonder volle banden niet te verplaatsen. Podiumvoeten zijn in de schuur gelegd, podiumplaten in het houtkot.
Er wacht nog behoorlijk wat werk.
Volgende werkvergadering:

Zaterdag 16 januari 2010
10u
Waasdonk
Allen daarheen!!!

2. Nieuwe actie belastingvrije giften
Vorige oproepen voor belastingvrije giften hebben steeds opgebracht. We kunnen dit dus best herhalen. Piet contacteert Karl met de vraag of we giften mogen vragen en of dit administratief in orde is. Nadien worden snel mails richting de ouders gestuurd.

3. Concessieovereenkomst : vervolg
Concessies voor langer dan 9 jaar dienen via notariële akte vastgelegd te worden (wij vragen 27 jaar). Dit gaat gepaard met een bodemattest. Normaal is dit voor rekening van de eigenaar (stad), maar in dit geval zouden de kosten door ons gedragen moeten worden (is dit éénzijdig door Vespa opgedrongen).
Dirk informeert bij OVAM. Piet stuurt het kadasternummer door naar Dirk. Dirk laat na een week weten wat de info is die hij bij OVAM gekregen heeft. AG Vespa wordt daarna op de hoogte gebracht (we hebben haar nu nog niet veel te melden).
We informeren ook het kabinet van Leen Verbist (Schepen Jeugd), district Deurne en de jeugdraad van de stad (Piet).

4. Mosselsouper
Datum: 27 februari
Plaats: Zaal Drakenhof, Boekenberglei Deurne
Inschrijvingen: www.68sintmaarten.be
We werken in 3 shiften.
Er is weinig leiding. Moeten we rekening mee houden. Er zijn veel jins.
Juiste menu en prijzen liggen nog niet vast en worden beslist tegen volgende vergadering.
Reclame moet snel in ‘t Fortje komen (voor januarinummer moet het ten laatste dit weekend binnen zijn). Johan belt naar Anke. Er komt een bodega in de grote zaal (toog).

5. Verhuur lokalen
De opvolging naar opruim en schade loopt niet goed. Er is een waarborg afgesproken, maar wordt die ook gevraagd? Bij het terugbrengen van de sleutel moet de staat van het lokaal geïnspecteerd worden (schade en orde). Het lokaal mag ook alleen aan rechtstreekse medewerkers of ex-medewerkers verhuurd worden.
Melissa vraagt aan Elise uitleg. Eventueel kan Elise extra ondersteuning krijgen (Lies en anderen). Misschien kan de verhuur van het lokaal een vast agendapunt op de vergadering vriendenkring worden: gewoon melden of vragen wanneer en door wie waasdonk/stamkot gehuurd is. Dan kunnen we misschien beter opvolgen of achteraf de opruim en zo goed verlopen is. We vervolgen in januari.
Sterke drank (Wodka) mag niet zomaar in een jeugdlokaal geschonken worden en brengt voor de groep minder op, mag ook niet volgens de afspraken.

6. Bezoek groepsraad
De vriendenkring heeft in hoofde van Melissa en Dirk de groepsraad bezocht (22 november) en voorgesteld de lidgelden volgend jaar te verhogen en dit voor de vaste onkosten aan de lokalen. De groepsraad heeft dit positief onthaald mits een tijdige inlichting van de ouders (juni). De ouders moeten ook goed geïnformeerd worden over voordelige maatregelen (terugbetaling ziekenfonds, fiscale aftrekbaarheid…). Dit zal al gebeuren op de ouderavond voor de kampen.

7. Varia
- Vorstlijst:
o 1e en 5e zondag: Jos (3/1, 31/1, 7/2)
o 2e zondag: groepsleiding (13/12, 10/1, 14/2)
o 3e zondag: Piet W (20/12, 17/1, 21/2)
o 4e zondag: Melissa (27/12, 24/1, 28/2)
- Het terrein ligt vol met zeilen en putten. Kunnen de zeilen weg en de putten vol? Werkvergadering!
- De waasdonk is al lang rommelig (al 20 jaar?)
- Op de werkvergadering stond de deur van het materiaalkot open. De juiste cilinder moet zo snel mogelijk teruggeplaatst worden. Jos gaat zoeken. Lies motiveert Matthias om het materiaalkot weer conform de regels te brengen.

Volgende vergadering 14/1/2010 (met feestelijk tintje)
Prettige eindejaarsfeesten!