vergadering van 10 januari 2008
aanwezig:
Piet Wollaert (verslag), Luc Van Dinter, Tinne Barrea, Pieter Asaert, Eli Dillen (grl), Paté Van Dooren (grl), Karl Herygers, Elise Vervaet, Melissa Vanarwegen, Dirk De Keulenaer, Johan Coene, Hans Asaert, Tom Kips, Koen Totté, Floor Mariën Synaeve (leiding), Dennis Maes (leiding).
Verontschuldigd: Jos Declercq, Marc Dhondt, Bart Herygers.
0. verslag 13 december 2007 goedgekeurd.
1. Verkiezing beheerraad.
De groepsleiding wenste via een (vrij late) mail aan de voorzitter enkele bijkomende punten bij de statutair verplichte vernieuwing van de beheerraad te agenderen. De voorzitter stelt dat gezien de statutaire aard van 2 van de 3 gevraagde punten er op deze vergadering niet ten gronde kan ingegaan worden omdat niet alle leden van de vriendenkring konden kennisnemen van deze vraag. De werking van de vzw wordt wel verduidelijkt omdat de gevoelens die aan deze vragen ten grondslag liggen geïnterpreteerd kunnen worden dat er een misverstand is over de precieze rol van de vriendenkring (vzw) en de groep. Van bij de oprichting van de vzw in 1972 werd het principe gehanteerd dat er best een scheiding is in de werking tussen de vzw en de werking van de groep, niettegenstaande beiden hetzelfde nastreven: een goede scoutswerking mogelijk maken, maar ieder op zijn terrein. De vzw dient om continuïteit te verzekeren voor bepaalde zaken zoals het beheer (huren, onderhouden en eventueel zelf verwerven) van lokalen en er een juridisch sluitende structuur aan te geven zodat bepaalde risico’s niet kunnen verhaald worden op personen die vrijwillig een engagement op zich nemen (en de administratieve beslommeringen die hieruit voortvloeien o.a. op het vlak van verzekeringen). Ook wordt hierdoor de taak van de leiding iets lichter en kunnen zij zich concentreren op de werking met de leden. De vzw komt niet tussen in de interactie tussen de leidingsploeg over pedagogische opvattingen, die daar autonoom in handelt door middel van zelf gekozen structuren (groepsleiding, district, verbond). Een flexibele samenwerking tussen groep en vzw berust op een open communicatie en is ons inziens de beste garantie voor succes van de werking. De laatste 20 jaar werd door de grote inzet van leiding en vriendenkring een continu hoog ledenaantal bereikt. Bij de wettelijk verplichte vernieuwing van de statuten van de vzw in december 2005 werd deze keuze herbevestigd. De groepsleiding is zolang ze in functie is automatisch lid van de vzw (met 1 stem onafgezien van het aantal waaruit zij bestaat).
Piet zegt (ten persoonlijke titel) dat voor hem iemand van de groepsleiding lid kan worden van de beheerraad van de vzw, maar dat dit in feite niet veel voorstelt omdat alle beslissingen op de maandelijkse vriendenkringvergadering worden genomen waar alle leden van de vzw welkom zijn en een stem hebben, alhoewel er bijna altijd bij consensus beslist wordt.
De naamswijziging van Vlaams Verbond van Katholieke Scouts- en Meisjesgidsen (VVKSM) in “Scouts en gidsen Vlaanderen” dient wel in onze statuten opgenomen te worden daar waar nodig.
Omdat de leidingsploeg snel wijzigt en de structuur binnen onze groep telkens opnieuw moet uitgelegd worden, kunnen er verschillende initiatieven genomen worden. Zo was een delegatie van de vzw (vriendenkring) aanwezig op de inschrijvings/ouderavond van begin september ’07. De groepsleiding vond dat het leidingsweekend van oktober minder geschikt om de vriendenkring haar werking te laten uitleggen (om de communicatie te verbeteren gebeurde dit enkele jaren terug al 2 keer). Om korter op de bal te spelen kan de groepsleiding altijd aan de vriendenkring vragen om bepaalde beslissingen toe te komen lichten op de groepsraad.
Hierna begint de verkiezing van de nieuwe beheerraad.
Om de twee jaar wordt een deel (vermits de beheerraad uit 9 personen bestaat, telkens een “grote” helft (5 leden) en twee jaar daarna de “kleine” helft (4 leden). Een mandaat duurt dus 4 jaar. De functies (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester, feestbestuurders, commissarissen) worden bij elke verkiezing (dus om de twee jaar) opnieuw toegewezen in onderling overleg tussen de nieuw verkozen beheerraadsleden.
De oude ploeg zag er zo uit (de cijfers 03 of 05 wijzen op het jaartal waarin de betrokkene verkozen werd, diegenen die in 2003 verkozen werden dienen hun mandaat dus neer te leggen):
Dirk De Keulenaer (voorzitter 05), Bart Herygers (ondervoorzitter 03), Koen Totté (penningmeester 03), Piet Wollaert (secretaris 05), Pieter Asaert (feestbestuurder 05), Johan Coene (feestbestuurder 05), Melissa Vanarwegen (feestbestuurder 05), Karl Herygers (commissaris 05), Hans Asaert (commissaris 03).
In 2005 werd boven op de toen 5 te verkiezen beheerraadsleden een vervroegd opengekomen plaats verkozen, dus in totaal 6. Daaruit volgt dat er ditmaal 3 leden; Bart Herygers, Koen Totté en Hans Asaert hun mandaat ter beschikking stellen. Bart Herygers en Koen Totté lieten weten niet opnieuw kandidaat te zijn voor een nieuwe termijn.
Uit een rondvraag naar nieuwe kandidatuurstellingen blijkt dat Tinne Barrea en Elise Vervaet, naast Hans Asaert, zich (opnieuw) kandidaat stellen. Er is niemand uit de ploeg van 2005 die zich nu opnieuw voor 4 jaar verkiesbaar stelt.
De drie kandidaten worden door de aanwezige leden bij algemeenheid van stemen verkozen.
Na beraadslaging door het nieuwe bestuur ziet de taakverdeling er als volgt uit:
Melissa Vanarwegen (voorzitter 05)
Dirk De Keulenaer (ondervoorzitter 05)
Karl Herygers (penningmeester 05)
Pieter Asaert (secretaris 05)
Tinne Barrea (feestbestuurder 07)
Elise Vervaet (feestbestuurder 07)
Johan Coene (feestbestuurder 05)
Hans Asaert (commissaris 07)
Piet Wollaert (commissaris 05)
Bart Herygers en Koen Totté worden van harte bedankt voor hun jarenlange inzet als bestuurslid.
2. Opbrengst actie belastingvrije giften.
28 personen reageerden op de oproep van eind december voor een bijdrage voor de afwerking van de materiaalschuur. Er kwam 1405 euro binnen op de rekening van het verbond, waar - na afhouding van de onkosten - er 1350,86 euro aan de vriendenkring zal gestort worden. Alle gulle schenkers krijgen de komende weken een bedanking.
Nog cadeaus.
Als uitvloeisel van de mosselsouper werd er vorige vergadering beslist om de leiding te bedanken voor hun enorme inzet. Elise vond 3 sets verlichtingsnoeren en kocht ze aan. Daarnaast deed Luc Van Dinter aan de groep een schenking van 6 guirlandes met gekleurde lampjes, waarvoor hij ook bedankt wordt. De feestjes van de leiding zullen nog gezelliger worden…
Varia:
° De richtlijnen voor de vorstbeveiliging moeten ter plaatse te vinden zijn (Piet) en de bovengrondse kranen aan het stamkot dienen extra geïsoleerd worden want tijdens de voorbije vorstperiode is er water in de leiding blijven staan, waardoor 2 kranen stuk gevroren zijn, Dirk DK. koopt twee nieuwe kranen. Voortaan moet het water buiten ALTIJD NA GEBRUIK van het stamkot afgesloten worden, want de kapotte kranen lekken, waardoor onze waterrekening onnodig oploopt (deze maatregel geldt tot de herstelling).
° Op de volgende vergadering (14/2/2008) beslissing voor nieuwe werkvergadering voor de bouw van de materiaalschuur.
° Pieter A. maakt affiche voor Lentepoets op zaterdag 15 maart. Catering wordt voorzien, ouders melden zich bij de groepsleiding.
° Johan Coene: regeling prijzen van verhuur tenten en lokalen moet eens opgefrist en verduidelijkt worden naar aanleiding van een buitenactiviteit van de volleybalploeg van oud-scoutsleden, waar omwille van het plotse slechte weer bijkomende tenten opgesteld werden. Hierdoor was de huurprijs onvoorzien heel hoog.
° Sticker voor afvalcontainer moet dringend aangekocht worden (groepsleiding). Het restafval kan voorlopig niet buitengezet worden.
° Elektriciteit voor jonggiverlokaal is opnieuw in orde gebracht, maar de stroomverliesschakelaar moet nog hersteld worden.
° EHBO-kist is opnieuw in de gang bij de keuken opgehangen
° De webmaster (Kris Van Linden, webmaster@68sintmaarten.be) van de website van de groep laat weten dat er ruimte is voor de VRKR, de verslagen van de laatste vergaderingen van de vriendenkring werden er op gezet. Foto’s van activiteiten kunnen hem doorgegeven worden (via CD of ander medium gezien de omvang).
° Vorstlijst: als het opnieuw zou gaan vriezen geldt dezelfde vorstregeling als in december werd vastgesteld. (Als er een 5e weekend in de maand is, neemt Jos D. die voor zijn rekening).
2e week 13 jan.: Pieter A.
3e week 20 jan.: groepsleiding
4e week 27 jan.: Piet W.
1e week 3 feb.: Elise V. en Jef D.R.
2e week 10 feb.: Pieter A.
° Vrijdag 18 Januari 2008, is het Stamkot gereserveerd voor worstenbrood bijeenkomst oude Vriendenkring.
VOLGENDE VERGADERING 14 FEBRUARI OM 20 UUR (Leon Stampelaan).• website groep: http://www.68sintmaarten.be• website vriendenkring http://vriendenkring68.blogspot.com/Login vriendenkring@68sintmaarten.be wachtwoord a2168g
Abonneren op:
Posts (Atom)
