Verslag vriendenkringvergadering 13 december 2007

aanwezig:
Piet Wollaert (verslag), Luc Van Dinter, Tinne Barrea, Pieter Asaert, Koen Totté, Eli Dillen (grl), Paté Van Dooren (grl), Karl Herygers, Elise Vervaet,
Verontschuldigd: Melissa Vanarwegen, Jos Declercq, Dirk De Keulenaer, Marc Dhondt, Bart Herygers, Tom Kips,

0. verslag 11 oktober 2007 goedgekeurd (novembervergadering vervallen wegens opbouw mosselsouper).
1. offerte kappen boom
offerte van Jo van Bouwel wordt goedgekeurd (950 euro zonder btw), zonder de in de offerte vermelde extra meerwerken. Financiering wordt aangevraagd via de infrastructuursubsidies 2008 (Piet). Van het aanbod van de brandweer is niet duidelijk of het officieel is (geen offerte) en dus in aanmerking kan komen voor subsidies. Indien het niet officieel is, is deze ook duurder.

2. brief belastingvrije giften
voorstel werd aangepast met de vooraf binnengekomen en op de vergadering aangebrachte wijzigingen en goedgekeurd.
Brief wordt naar Karl gestuurd en op 150 ex. gedrukt. Die bezorgt de kopies aan Tom K. voor adresetiketten. Brief wordt nog naar Tom gemaild voor het Fortje.

3. Evaluatie mosselsouper
Elise brengt namens het mosselteam verslag uit. Omstandigheden qua infrastructuur en weer (storm!) waren weer speciaal (niet kunnen gebruiken van jonggiverlokaal wegens verbouwingswerken materiaalschuur), dus extra kosten voor de verwarming van de tent. Er zijn ook minderuitgaven door schrappen Italiaanse mosselen (ook in werk besparing). Drank vrijwilligers is in overleg met hen beter in de hand gehouden.
Opbouw in 3 fases (vanaf zondag vooraf, donderdag en zaterdag) en afbraak is zeer goed gelopen, dikke merci aan de leiding, er mocht (bijna) alles aan gevraagd worden. Een tent is overzichtelijker werken dan in de lokalen. Bodega in hetzelfde lokaal vanaf de tweede avondshift was niet makkelijk op te starten, giverlokaal toch betere locatie?.
Tent kan nog groter gemaakt. Schatting dat er evenveel inschrijvingen waren. Winst vermoedelijk groter dan vorig jaar, ongeveer een 2500 euro winst. Drankopbrengst is groter geweest (prijzen licht verhoogd). Op een bepaald ogenblik zijn de prijzen in de bodega verlaagd naar stamkottarieven omdat het voornamelijk leiding was die er toen nog was.
De communicatie rond de inschrijvingsprocedure voor de leiding vond de leiding een beetje moeilijk (moest apart bij Anke besteld worden, los van hun familie, wat niet door iedereen even duidelijk was). Leiding vond ook de locatie van de bodega minder geschikt (beter in het giverlokaal, dat toch leeg was).
Shiftwissel ’s avonds was een hectisch moment, moet zeker in het oog gehouden worden (opruimen, opnieuw dekken, alles lag al klaar, maar niet iedereen wist waar).
1 friteuse op gas was voldoende. Opletten bij bestelling voor voldoende mosselpotten (leverancier is over en weer moeten rijden), vuurtjes voldoende duidelijk specifiëren (zijn dubbelvuurtjes). Maar net genoeg restafvalzakken, maar het afval is vlotter (in twee keer) weggeraakt dan vorig jaar (afgezien van de staking van de ophaaldienst, waardoor het 3 dagen op straat is blijven staan).
Er is goed kuisgerief gekocht. De houten vloer (gehuurd) is misschien te koop, in het oog houden, maar momenteel geen plaats om die weg te bergen.
Principe voor bedankingetje aan leidingsploeg is ok. Er wordt nog gezocht naar het juiste cadeau.

4. Varia
° Vorstlijst: aangezien er een vorstperiode aanbreekt, moeten de waterleidingen afgelaten worden om vorstschade te voorkomen. Procedure hangt in de keuken van de Waasdonk. Aan het stamkot is het gewoon het aftapkraantje leeg laten lopen (nadat de toevoerkraan afgesloten werd natuurlijk). Als je het aftappunt opent (buiten, net boven de toevoerkraan), draai je de tweede kraan open, zodat er lucht in de leiding kan om het water te laten wegstromen. Opgelet als het plots tijdens de week begint te vriezen, extra aandacht. Zout voor in de wc-potten is aangekocht.
3e week december (dit weekend): groepsleiding
4e week: 23 december: Piet W.
5e week 30 december: Jos Declercq
1e week 6 jan. ‘08: Elise en Jef
2e week 13 jan.: Pieter A.
° allerlei “terreinmededelingen”:
- Kruiwagen verdwenen van Luc Van Dinter
- Rek in keuken is losgemaakt
- houten bakken in de keuken verdwenen?
- ehbo koffer in de keuken is weggedaan, ehbo staat nu in leidingslokaal. Duidelijk communiceren aan de leiding waar EHBO te vinden is (met plakkaatjes aan de muur?).
- kot voor grasmachine komt er aan, Luc VD. kan contact opnemen met Tom om de elektriciteit hiervoor aan te sluiten.
- Jonggiverlokaal is momenteel niet bruikbaar wegens het werkmateriaal dat nodig is bij de werken. Het is noodzakelijk dat dit materiaal tijdelijk achter slot kan bewaard worden.
- 21 december komt er waarschijnlijk nog een container, inladen op 22 december. Probleem asbest melden aan de stad.
- verhuur materiaal wordt bijgehouden in een kasboek en opnieuw geïnvesteerd.

° Advies van jeugdraad voor verhuur jeugdlokalen wordt op dit moment geschreven. Tom Kips zit mee in het schrijfgroepje. Volgens Tom zou de huurprijs van 100 tot 300 euro kunnen bedragen, per locatie en naargelang de oppervlakte. In het slechtste geval kan dit in onze situatie volgens dit (onofficieel) scenario een vertwaalfvoudiging van de huurprijs tot gevolg hebben!
Volgende suggesties werden overgemaakt aan Tom:
Wat betreft het advies van de jeugddienst voor het verhuren van de lokalen:
- een betere regeling voor de brandverzekering zodat de huurder niet moet instaan voor de te hoge franchise (=risico verhuurder) op de brandverzekering (geen verhuurdersrisico meer afwentelen op de huurders).
- garantie op lange termijncontracten waarbij de opzegtermijnen ook beter (langer) zijn.
- rekening houden (gedurende een bepaalde termijn, bv. zolang de eerdere overeenkomst al liep) met de historische kosten die de verenigingen gemaakt hebben voor het in stand houden van de lokalen. De jeugdvereniging dient deze gemaakte uitgaven te bewijzen door bv. een plaatsbeschrijving van toen ze het pand in gebruik namen te vergelijken met de huidige toestand.
- voor de nieuwe contracten krijgen de bestaande huurders eerst de kans om het contract te hernieuwen.
- Een voldoende lange overgangsperiode met stapsgewijze verhoging naar de nieuwe huurprijzen.
- Vraag: Worden deze huurcontracten ook als echte (juridische en wettelijke) huurcontracten beschouwd? Dit heeft bv. implicaties naar indexering huur en registratie van de contracten.
Het is belangrijk dat iedereen die ideeën hierrond heeft deze ook meedeelt.

° 18 april 2008: de groep organiseert een “feest met grote namen” in tent. Oorspronkelijk ontstaan uit de vraag “wat met 55-jarig bestaan”. De leiding wou geen traditioneel “groepsfeest”. Er zijn contacten met een aantal “bv’s”. Opletten met burenhinder (ook verder af gelegen), risico is reëel op stilleggen wegens geluidsoverlast, bij eerdere gelegenheden kwamen de klachten zelfs van buiten de eigen politiezone, en dan moet de politie van Antwerpen er wel een gevolg aan geven. Moet dus goed gecommuniceerd worden naar de buurt en de stad/politie. Initiatief staat nog in beginfase. Vriendenkring waarschuwt dat een dergelijk initiatief jaarlijks organiseren tot problemen kan leiden.
° Dak lekt in kapoenenlokaal en welpen/kabouterlokaal.
° hout omgekapte boom op Waasdonk ligt er nog, momenteel is er geen gebrek, wachten tot er opnieuw plaats is in brandhoutkot op L. Stampelaan na de winter.
° Op het lul/lol weekend van de leiding werd er vooral door de nieuwe leiding geopperd dat de vriendenkring nog onbekend is. Groepsleiding laat weten of er op de eerstvolgende vergadering (bestuursverkiezing/nieuwsjaarsreceptie) een delegatie van de leiding langskomt (die zijn natuurlijk altijd welkom).
° Vrijdag 18 Januari 2008, Stamkot reserveren voor worstenbrood bijeenkomst oude Vriendenkring.

VOLGENDE VERGADERING 10 JANUARI OM 20 UUR (Leon Stampelaan).