VERSLAG VERGADERING VRIENDENKRING – 17 05 2018

Aanwezig: Piet Wollaert, Jules Vandenbergh, Karl Hereygers, Luc Van Dinter, Eli Dillen, Jesse Dillen

Verontschuldigd: Kobe trappeniers, Lodewijk Lefevre, Jasser Keustermans, Jos Declercq, Melissa Vanarwegen

ACTIELIJST

Wat?	Wie?	Datum	Status
Elektriciteitsschema’s digitaliseren	Luc VD	09/03/2017	Bezig
Sleutel elektriciteitskast opnemen in sleutelplan Meenemen op de Lentepoets! Piet moet sleutel elektriciteitskast meenemen!	Kobe	21/01/18	Bezig
Offertes asbestwerken opvragen -      Informeren bij Bart H.	Lodewijk Karl H.	12/04/2018
Reparatie aanhangwagen -      lamp aan zijkant -      horizontale bar -      Neuswiel	-      Materiaal-meesters/grl -      Eli & Jesse	21/10/2017	Bezig
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Hekken voor Waasdonk Verslag met afspraken school Drakenhof opzoeken	Dirk Piet => Dirk	12/04/2018 12/04/2018
Rechten VRKR op website om verslag te posten Jef vraagt aan Tim. Optie om Google Docs te gebruiken.	Jef =>Lodew/ijk Bekijken met Melissa & Tim	12/04/2018	Bezig
Bespreking financiën VRKR (doorstorten bijdrage groep)	Eline	08/02/2018	Bezig
Informeren bij brandweer naar de mogelijkheden i.v.m. veilige toegang tot de gebouwen	Grl	08/02/2018	NOK
Distributielijst mail VRKR nakijken en aanpassen.	Jasser => Jesse => Lodewijk	21/04/18	Bezig
Giverlokaal + onderdak Luifel afdak	Jesse, Lodewijk & Luc	08/03/2018	Bezig
Voorbereiding dossier infrastructuursubsidies agenderen	Jesse	12/04/2018
Balk(en) in materiaalschuur vervangen	?	17/05/2018
Grote poort recht zetten/stabiliseren	?	17/05/2018
Vastleggen datum lentepoets	VRKR Vergadering	14/09/2018
VRKR kenbaar maken op kamp infoavond	Dirk	23/06/2018

1.  Goedkeuring verslag VRKR 12/04/2018

§    Verslag wordt ‘bij verstek’ goedgekeurd.

2.  Opvolgpunten (zie actielijst)

·         Sleutels elektriciteitskas bij Kobe. Wordt gevraagd deze te bussen bij Karl..

·         Asbestwerken:

◦    Er wordt aan Bart H. gevraagd via zijn aannemer te informeren gezien de andere bedrijven hier tot nu toe negatief op reageren.

·         Reparatie aanhangwagen:

◦    Eli vraagt na bij Louben wat en nieuw neuswiel kost en wat de duurzamere mogelijkheden zijn.

◦    Jesse hoort voor braak bij aanhangwagencentrale via werk.

è  Klein wiste-j-dat-je: “Volgens het wetboek gaan de mistlichten van de remorque aan en schalen die automatisch die van de auto uit…” 8-)

·         School Drakenhof

◦    Poort voor hek lijkt geen optie omwille van te laag/lomp/zwaar… Ook in functie van vervoer

◦    Eli meet toch eens na wat de maat is:

▪    Werd nagekeken en gaat toch om een 7 a 8 meter.

◦    Ander alternatief is een hek op palen met begroeiing. Waterstroom moet wel mogelijk blijven.

◦    Poort moet ook bekeken worden om opnieuw recht te zetten

·         Rechten vrkr op website:

◦    In de kantlijn hiervan wordt de vraag gesteld of de groep in orde is omtrent d GPDR

▪    Via medische fiches wordt aan de ouders toestemming gevraagd ronde het maken en ‘publiceren’ van foto’s

▪    Voor de blogspot en verdere website is het even afwachten hoever hierin gegaan wordt.

·         Infrastructuursubsidies: Dakwerken!

◦    Beslissing is gevallen, Daktro mag ze uitvoeren!

◦    Dakisolatie de moeite? Voor die € 1000 extra en via subsidies, doen!

◦    Extra aandachtspunten bij goedkeuring offerte:

▪    Afwerking zijkant afdak (tegen slagregen)

▪    De afbrokkelende muur mee bezetten (schuin dak WC’s)

▪    Dakgoten inclusief?

▪    Welke termijn wordt er gestart?

◦    Jules kijkt tegen volgende vergadering de subsidie-procedure na.

·         Steunbalk: hiervoor moet het verdiep leeg gemaakt worden zodat er nieuwe balken kunnen gestoken worden.

3.  Evaluatie Lentepoets

§  Schrijnende opkomst van ouders. Te weinig reclame? Nee…

o    Mosselsouper werkt wel. Misschien zelfde principe hanteren

è  Concrete lijst met taken waarop ouders zich kunnen inschrijven

§  We vragen de ouders zich te engageren voor minstens 1 van de activiteiten: 1- Mosselsouper 2- Lentepoets

o    Vanaf de overgang moet deze lijst beschikbaar zijn.

o    Datum + lijst wordt op de eerste vergadering in september gemaakt

o    Wordt voorgesteld die ook mee te nemen op de huisbezoeken

§  Kenbaar maken van de vriendenkring op de kamp infoavond

o    Dirk wil dit gerust opnemen, volgende vergadering even concreet bekijken.

§  Voor het overige werden de opgelijste klussen goed afgewerkt.

§  Tussendeuren wordt best nog gevuld en geschilderd als extra bescherming.

§  Door het vele opruimen is de berg aan afval weer enorm gegroeid.

è  Jules checkt bij stad Antwerpen voor een container

4.  Gebruik en verhuur lokalen

§  Paintball: Succes!

o    Mooie winst voor aankoop materialen

o    Wordt overwogen om elk jaar 1 te houden

è  Terrein werd in orde verklaard!

§  Ellen Van Den Heuvel huurt op 3/06 en mag 2/06 al klaarzetten

5.  Leefbaarheid / burenrelaties

§  Antoon ging na de paintball met emmer en spons langs de buren om een verdwaalde kogel weg te poetsen…held!

6.  Varia

§  Eli: Kan eventueel camion voor het vervoeren van de poort regelen

§  Jules:

o    23/06 Kamp info avond

o    Jins gaan in de toekomst een tak binnen de groep worden en dus moeten die ook een lokaal hebben. Wat zijn hier de mogelijkheden:

§  Gezien het stamkot al in gebruik is zal de enige oplossing zijn dat het leidingslokaal mee wordt ingericht als ledenlokaal voor de Jins. Voor het bijplaatsen van lokalen/containers hebben wij niet de toestemming van de stad.

§  Karl: Ank vraagt achter de datum van de Mosselsouper. Elise en Lotte moeten héél snel Anke en vooral de zaal contacteren. Vorig jaar was dit het weekend na de takweekends.

§  Luc:

o    Aan de leiding: Nogmaals de vraag om niets aan de nutsleidingen vast te maken, ook de oude gebruikte trekbandjes mogen van de leidingen en lampen af

o    Rommel voorgevel, ijskasten,… hoe geraakt dit weg? Containerpark?

o    Patrouillekoffers mogen ook wat ordelijker gestapeld zodat er altijd vrije doorgang is in de lokalen.

§  Jesse: Communicatie naar oud-leiding, vrkr, sympathisanten over de BBQ niet alleen via Facebook. Veel mensen worden hierdoor gemist denk ik

o    Jules gaat dit veranderen naar de BBQ toe.

Volgende vergadering: 14 juni 2018 in het Stamkot

GEKLASSEERDE ACTIEPUNTEN

Wat?	Wie?	Datum	Status
inschrijvingen VRKR op vergadering	Jasser Karl	8/02/2018	OK
Waterleiding Stamkot na vrieskou hersteld	Luc VD	8/03/2018	OK
Uitnodiging lentepoets ontwerpen	Jef	08/02/2018	OK
Dakpannen giverlokaal – type dakpan doorgeven (ivm afspraken mogelijke vervanging dak)	Luc VD	09/02/2017	OK
3 sleutels van het stamkot laten bijmaken voor de sleutelbeheerder 1 voor Eli Dillen 2 voor sleutelbeheerder	Jesse	08/02/2018	OK
Bestelling boxen voor opbergen chips in stamkot	Karl	09/02/2017	OK
Informeren ivm bewegwijzering aan grote poort (Frans Beirenslaan)	Lotte	09/02/2017	OK
Reparatie aanhangwagen -      voorwiel	-      Luc VD	09/03/2017	OK
Opvolging reiniging beerput met beerputactivator	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Reparatie waterleiding stamkot	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling afvalstickers	Antoon	09/02/2017	OK
Navragen bij de materiaalmeesters of de oude trapladder podium nog wordt gebruikt	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Aarding deur elektriciteitskast Leon Stampelaan	Luc VD	09/03/2017	OK
Bestelling stelling voor herstelling rookgasafvoer	Luc VD / Lodewijk / Grl	09/03/2017	OK
Leiding aanmanen om verwarming en verlichting af te zetten als ze het lokaal verlaten	Groepsleiding	09/03/2017	OK
Financiën: verantwoordelijken verschillende geledingen contacteren voor voorbereiding stavaza	Pieter	09/03/2017	OK
Gaskachel ophalen voor leidingslokaal	Dirk DK	09/03/2017	OK
Duidelijke taaktoewijzing leiding op lentepoets 13/05/2017	VRKR	13/04/2017	OK
Lentepoets 13/05/2017 -      actiepunten vanuit leidingsploeg -      aanwezigheid materiaalmeesters vragen	Groepsleiding	13/04/2017	OK
Inschrijfformulier lentepoets	Melissa	23/03/2017	OK
Flyer lentepoets maken	Pieter/Karl	13/04/2017	OK
Materiaallijst lentepoets opstellen	VRKR	13/04/2017	OK
Informeren bij Stad Antwerpen of nieuw lokaal onder subsidieregeling valt	Melissa	13/04/2017	OK
Herstelling gat in golfplatendak -      Voorlopig hersteld op lentepoets.	Leiding	09/02/2017	OK
Reparatie glas deur leidingslokaal door houten plaat	Groepsleiding	09/02/2017	OK
Promotie lentepoets op website	Grl	15/04/2017	OK
Flyers lentepoets bezorgen aan leiding om uit te delen aan de lokalen	Karl	20/04/2017	OK
Sleutelbeheerder Ionela uitnodigen op de VRKR-vergadering 08/06/2017	Pieter	01/06/2017	OK
Publicatie samenstelling RvB VRKR in Staatblad Jasser bezorgt papieren in staatsblad.	Karl	09/03/2017	OK
Informeren of het mogelijk is om (grof) afval te laten ophalen (al dan niet tegen betaling)	Pieter	13/04/2017	OK
Informeren naar kostprijzen aankoop (tweedehands) containers voor lokaal	Piet	13/04/2017	OK
Emailadressen bestuur@ aanpassen naar ‘nieuw’ bestuur	Lodewijk	30/06/2017	OK
Aanpassing huurcontract met regels vuur	Jesse	14/09/2017	OK
Kijken of beerput gereinigd moet worden	Karl	09/06/2017	OK
Doorstorten geld groep naar VRKR (nutsvoorzieningen)	Lodewijk/Eline	13/04/2017	OK
Bestelling container	Lodewijk	Levering: 20/10/2017	OK
Vriendenkring voorstellen aan leiding	Jesse, Jasser & Lodewijk	15/10/2017	OK
Datum lentepoets definitief vastleggen ð  Vastgelegd op 21 april.	VRKR	09/11/2017	OK
Verwijdering klapdeuren Waasdonk	Grl	12/10/2017	OK
Voorgevel lokaal opkuisen. -      Strobalen kunnen versneden bij groenafval. -      Rest naar containerpark.	Antoon	21/10/2017	OK
Sleutel bezorgen aan Luc VD Nog steeds niet in orde.	Pieter contacteert Kobe	ASAP	OK
Agendapunten VRKR 11/01/2018 -      Sleutelbeheer (Kobe) -      Financiën (+ verschillende vertegenwoordigers uitnodigen) -      Gebruik/verhuur lokalen	Jesse	11/01/2018	OK
Vol houten deur voor WC beschikbaar, moet nog op maat gezaagd en geplaatst.	Karl	09/03/2017	Lentepoets
U-profiel en derde scharnier op tussenwand pionierslokaal plaatsen. Totdat dit gebeurd is, graag de wanden niet te veel verplaatsen.	Karl	30/06/2017	Lentepoets
Schadedossier Eandis -      Schade in kaart brengen -      Dossier is ingediend. In behandeling door Eandis, maar of dit nog gevolg zal krijgen is niet gezegd. -      Brievenbus Waasdonk 108 in ’t oog houden. -      Kan verzekering scoutsgroep tussenkomen?	-      Jef -      Piet	ASAP 09/11/2017	OK Bezig
Controle boeken door commissarissen	Karl	08/02/2018	OK
Nakijken subsidieaanvraag infrastructuursubsidies	Kobe	08/02/2018	OK
Voorbereiding agendapunt ‘gebruik lokalen’ voor de volgende vergadering	Jesse stuurt extra uitnodiging	08/02/2018	OK
Afvalsticker voor restafval voor 2018 aankopen	Grl	31/01/2018	OK
Melding aan school Drakenhof over het sluiten van poort Leon Stampelaan	Jules	08/02/2018	OK
Offertes asbestwerken opvragen -      Luc heeft offerte van Chiro opgevraagd. Lotte contacteert dezelfde firma voor 1 van de drie offertes die nodig zijn voor een subsidieaanvraag. -      KBS is ook een firma die gecontacteerd kan worden. -      Informeren bij Bart H (Karl H?) -      Jules informeert op districtsraad of er al ervaring is bij andere groepen	Jasser & Lotte Jules	09/03/2017 08/03/2018	Bezig OK OK
Informeren bij stadsdienst (Hanne Vissers) naar aanpak leveringen op grasterreinen	Jesse	11/01/2018	OK
Aanpassing gebruiksovereenkomst lokalen + verspreiden naar bestuur VRKR en leiding	Jesse	08/03/2018	OK
Voorbereiding lentepoets agenderen	Jesse	08/03/2018	OK
Informeren naar contactpersoon school Drakenhof -      Ivm fietsenstalling L. Stampelaan	Dirk	08/03/2018	OK
Reparatie aanhangwagen -      draaisysteem voorwiel nakijken	Materiaal-meesters/grl	21/10/2017	OK